NominaHQ — Guía del usuario

Aplica a: NominaHQ Roles: Todos los usuarios del personal (Acceso total, Captura de datos, Aprobador, Solo lectura) y administradores. Las opciones del menú que cada persona puede abrir dependen de su rol. Referencias regulatorias: ninguna (página de orientación).

Resumen

NominaHQ es la plataforma de nómina de Panamá para proveedores de servicios de planilla, BPO y contadurías. Desde una sola cuenta usted procesa la nómina de varias empresas cliente, con el cálculo de ley (CSS, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales, ISR), el Décimo tercer mes, las Vacaciones, la Liquidación y las exportaciones para la CSS (SIPE) y la DGI (Planilla 03). Esta página es un recorrido guiado por las pantallas y controles que usará todos los días: el Panel de inicio, el menú lateral, el selector de empresa, la búsqueda con Ctrl+K, las notificaciones, la ayuda, el idioma y su perfil.

Conceptos clave

• Inquilino (proveedor): su empresa de servicios de planilla, con su propia base de datos y su propio subdominio (por ejemplo, acme.nominahq.cloud).
• Empresa cliente: cada cliente cuyo personal usted procesa. Casi todas las pantallas muestran solo los datos de la empresa activa.
• Empresa activa: la empresa elegida en el selector de la barra superior. Aplica a toda la plataforma hasta que usted la cambie.
• Panel: la pantalla de Inicio, con un resumen de todas sus empresas cliente a la vez.
• Barra superior: la franja fija con el logo, el selector de empresa, las notificaciones, la ayuda, el modo oscuro, el idioma y su cuenta.
• Menú lateral: la lista de funciones a la izquierda, agrupada en Nómina, Maestra y Configuración.

Tarea 1 — Revisar el Panel de inicio

1. Al iniciar sesión, NominaHQ abre Inicio, que muestra el Panel con el resumen de todas sus empresas cliente.

   

   El Panel resume toda su cuenta, no solo la empresa activa.

2. Revise los indicadores de la parte superior: Empresas cliente, Empleados activos, Planillas procesadas, Neto pagado, Solicitudes de Vacaciones pendientes y Empleados terminados. Haga clic en Empresas cliente, Empleados activos, Planillas procesadas o Solicitudes de Vacaciones pendientes para ir a Empresas, Empleados, Planillas o Vacaciones.

   

   Los indicadores suman todas las empresas cliente de su cuenta; Neto pagado corresponde al año en curso.

3. Baje a Por empresa para ver una tarjeta por cada empresa cliente, con sus Empleados, Planillas, Neto pagado, Vac. pendientes, la fecha de la Última planilla y la cantidad de Empleados terminados.

   

   La fecha de la última planilla es el fin del período de la planilla más reciente de esa empresa.

4. Para empezar a trabajar, use los botones de acceso rápido: Nueva Planilla abre Planillas y Empleados abre la lista de Empleados.

   

   Los dos botones trabajan sobre la empresa activa.

Resultado: usted conoce en un vistazo el estado de todas sus empresas cliente y sabe desde dónde empezar.

Tarea 2 — Encontrar una función en el menú lateral

Antes de empezar: en la parte superior del menú están siempre Inicio, Empleados y Alertas. El resto de las funciones está en tres secciones que se abren con un clic; al abrir una, las otras se cierran.

5. Haga clic en Nómina para ver las funciones del proceso de pago: Planillas, Liquidación, Vacaciones, Horas extras, Reloj de Tiempo, Ausencias, Préstamos y anticipos, Incapacidades, Fondo de Cesantía, Reportes, Períodos y Lotes de Asientos.

   

   Aquí está todo lo que usa en cada ciclo de planilla.

6. Haga clic en Maestra para ver los catálogos de la empresa: Empresas, Departamentos, Puestos, Evaluaciones, Turnos, Centros de costo, Bancos, Conceptos, Numeración de empleados, Importar Empleados y Mapeo de Cuenta Contable.

   

   Los Datos maestros se configuran una vez y se usan en cada planilla.

7. Haga clic en Configuración para ver los ajustes de la cuenta: Clientes, Parámetros legales, Salario mínimo, Suscripción, Usuarios, Auditoría, Correo, Diseñador de reportes, Marca, Archivo bancario (ACH), Integración, Webhooks, Claves de API y API para desarrolladores.

   

   La mayoría de estas opciones solo están disponibles para el rol Acceso total y los administradores.

Resultado: usted sabe en qué sección está cada función. Si no la encuentra, use la búsqueda (Tarea 4).

Tarea 3 — Cambiar de empresa cliente

8. En la barra superior, abra el selector de empresa (junto al icono de edificio) y elija la empresa con la que va a trabajar. Cada opción muestra el código y el nombre de la empresa, por ejemplo OPS - Acme Operaciones, S.A.; puede escribir en el cuadro superior para filtrar la lista.

   

   Empleados, Planillas, Reportes y Alertas cambian de inmediato a los datos de la empresa elegida.

Resultado: la empresa elegida queda como empresa activa en toda la plataforma hasta que usted la cambie.

Tarea 4 — Buscar una función con Ctrl+K

9. Presione Ctrl+K (o Cmd+K en Mac) para colocar el cursor en Buscar menú... y escriba parte del nombre de la función, por ejemplo vaca. El menú muestra solo las coincidencias, con la cantidad de resultados y el texto encontrado resaltado. Haga clic en la función para abrirla.

   

   La búsqueda también reconoce palabras relacionadas: Reportes aparece porque incluye el reporte de Vacaciones.

Resultado: llega a cualquier función sin recorrer las secciones del menú. Para limpiar la búsqueda, haga clic en la × del campo. Si no hay coincidencias, el menú muestra No se encontraron resultados.

Tarea 5 — Revisar sus notificaciones

10. En la barra superior, haga clic en la campana. Se abre el panel Notificaciones; si no hay avisos, muestra Sin notificaciones.

Para los vencimientos de ley, como el próximo pago del Décimo, revise también Alertas en el menú lateral.

Resultado: usted ve los avisos de la cuenta. Haga clic fuera del panel para cerrarlo.

Tarea 6 — Abrir la ayuda

11. En la barra superior, haga clic en el botón ⓘ (Documentación). Esta guía se abre en una pestaña nueva del navegador.

Su trabajo en NominaHQ sigue abierto en la pestaña original.

Resultado: tiene la guía del usuario a mano sin salir de la plataforma.

Tarea 7 — Cambiar el idioma o el modo de pantalla

12. En la barra superior, haga clic en el botón de idioma, que muestra el idioma actual (ES o EN), para alternar entre español e inglés. El botón de la luna, a su izquierda, cambia a modo oscuro (y de nuevo a modo claro).

El cambio se aplica de inmediato a toda la interfaz.

Resultado: la plataforma se muestra en el idioma y el modo que usted prefiere.

Tarea 8 — Abrir su perfil o cerrar sesión

13. En la barra superior, haga clic en su nombre (con sus iniciales). En el menú, elija Perfil para ver sus datos de usuario, o Cerrar Sesión para salir; el sistema le pide confirmar antes de cerrar la sesión.

La página Mi Perfil muestra su nombre, usuario, rol, inquilino y su clave de API para desarrolladores.

Resultado: usted consulta sus datos o cierra la sesión de forma segura.

Cómo está organizada esta guía

• Primeros pasos — la Configuración inicial de una cuenta nueva.
• Configuración inicial — los datos de cada empresa que fijan las tasas legales.
• Datos maestros — Empleados, contratos, conceptos y catálogos.
• Procesar la planilla — crear, aprobar y contabilizar; Horas extras, préstamos, Incapacidades y deducciones.
• Décimo, vacaciones y liquidación — los beneficios de ley y el Fondo de Cesantía.
• Reportes — los Reportes en PDF y el diseñador.
• Cumplimiento y exportaciones — SIPE, Planilla 03 y la Contabilización en CifraHQ.
• Portal del colaborador y API y Webhooks.

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo.

Solución de problemas

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