Alertas

Aplica a: NominaHQ Roles: Todos los roles con acceso a una empresa (Acceso total, Captura de datos, Aprobador, Solo lectura) ven las alertas de esa empresa. El resumen diario por correo llega únicamente a las cuentas activas de tipo Administrador o Usuario. Referencias regulatorias: Ley Orgánica de la CSS (SIPE); Código de Trabajo Art. 17 (proporción 90/10) y Décimo tercer mes; Ley 44 de 1995 (Fondo de Cesantía); DGI (Informe 03).

Resumen

La página Alertas y recordatorios reúne, para la empresa seleccionada, los vencimientos de ley y las tareas pendientes que NominaHQ calcula automáticamente: presentación del SIPE, pago del décimo, depósito del Fondo de Cesantía, Informe 03 de la DGI, solicitudes de Vacaciones y planillas pendientes de aprobar, la proporción 90/10 de personal extranjero y los documentos de Empleados por vencer o vencidos. Cada alerta lleva a la pantalla donde se atiende. Además, NominaHQ envía cada día un resumen por correo con estas mismas verificaciones para todas las empresas de la cuenta. La usa el personal de planilla para no dejar pasar ninguna fecha.

Navegación

Menú lateral: Alertas (elemento de primer nivel, ícono de campana; ruta /alertas). La configuración del correo saliente está en Configuración → Correo (/settings/email).

Conceptos clave

• Alerta / recordatorio: un hallazgo calculado para la empresa activa (por ejemplo, "6 planilla(s) en borrador sin aprobar"). Se recalcula cada vez que abre la página o cambia de empresa.
• Nivel: el color del borde izquierdo indica la urgencia: azul (informativo), ámbar (advertencia) o rojo (peligro).
• Resumen diario por correo: el mismo conjunto de verificaciones, calculado una vez al día para todas las empresas de la cuenta y enviado a cada cuenta activa de tipo Administrador o Usuario. Una empresa sin nada pendiente ese día no aparece en el correo.

Tarea 1 — Revisar las alertas de una empresa

1. En el menú lateral, haga clic en Alertas.

   

   La página muestra una tarjeta por cada alerta activa de la empresa seleccionada.

2. Confirme en la barra superior la empresa que quiere revisar (en el ejemplo, Acme Operaciones, S.A.). Si la cambia, la lista se actualiza sola.

   

   Las alertas son siempre de la empresa que aparece en el selector.

3. Lea las alertas. Cada tarjeta indica qué vence o qué está pendiente y, cuando aplica, la fecha y los días que faltan.

   

   En el ejemplo hay una advertencia (ámbar), una alerta informativa (azul) y una de peligro (rojo).

Resultado: usted sabe qué obligaciones y tareas tiene pendientes la empresa. Si no hay ninguna, la página muestra Sin alertas activas. Todo al día.

Tarea 2 — Atender una alerta

4. Haga clic en la alerta que quiere atender (en el ejemplo, Planillas pendientes de aprobación).

   

   Toda la tarjeta es un enlace.

5. NominaHQ abre la pantalla relacionada; complete allí la tarea (en el ejemplo, abrir en Planillas las que están en Borrador, revisarlas y aprobarlas).

   

   Cada alerta lleva a su pantalla: Planillas, Vacaciones, Fondo de Cesantía, Reportes o Empleados (vea la tabla siguiente).

Resultado: la alerta desaparece cuando se resuelve la causa: al aprobar las planillas en borrador, atender las solicitudes de Vacaciones o corregir la proporción 90/10. Las alertas de documentos se mantienen mientras algún documento del expediente tenga una fecha de vencimiento pasada o dentro de los próximos 30 días. La alerta del Fondo de Cesantía desaparece cuando el depósito del trimestre queda Depositado, y la del décimo cuando su planilla está Pagada o Contabilizada. Las alertas del SIPE y del Informe 03 dependen solo de la fecha y se muestran durante toda su ventana de aviso.

Las 9 verificaciones

Resumen diario por correo (workflow)

Prerequisitos

• El correo saliente del proveedor debe estar configurado en Configuración → Correo (servidor SMTP propio o el proveedor de correo por defecto de la plataforma). Sin esta configuración, el envío se omite ese día.
• Debe existir al menos una cuenta activa de tipo Administrador o Usuario con un correo electrónico registrado.

Cómo funciona

1. Una vez al día, el sistema recorre todas las empresas activas de la cuenta.
2. Para cada empresa, calcula las mismas 9 verificaciones descritas arriba, con la fecha del día.
3. Si una empresa no tiene ningún hallazgo ese día, se omite del correo (no genera una sección vacía).
4. Si al menos una empresa tiene hallazgos, el sistema arma un solo correo combinado con una sección por empresa (nombre de la empresa como encabezado, y debajo la lista de alertas encontradas).
5. Ese correo se envía a cada cuenta activa de tipo Administrador o Usuario que tenga un correo electrónico registrado en la cuenta — no solo a quien tenga acceso a la empresa con el hallazgo.
6. El asunto del correo es "NominaHQ — Alertas y recordatorios de nómina".

Resultado

Cada destinatario recibe, como máximo, un correo por día con el resumen combinado de todas las empresas que tuvieron algo pendiente. Una empresa sin hallazgos ese día no genera correo ni sección alguna; si ninguna empresa de la cuenta tiene hallazgos, no se envía correo ese día.

Roles y permisos

La página Alertas se filtra siempre por la empresa activa en el selector de empresas. El resumen por correo, en cambio, no depende de la empresa seleccionada: combina automáticamente los hallazgos de todas las empresas de la cuenta a las que exista algo que reportar ese día.

Funciones relacionadas

• Exportar SIPE — genera el archivo de Carga Masiva que la alerta de SIPE le recuerda presentar.
• Décimo tercer mes — cálculo y pago del décimo que la alerta de décimo le recuerda.
• Fondo de Cesantía — depósito trimestral que la alerta de cesantía le recuerda.
• Exportar Planilla 03 (DGI) — reporte anual que la alerta del Formulario 03 le recuerda.
• Vacaciones — pantalla de solicitudes de Vacaciones referenciada por la alerta de Vacaciones pendientes.
• Expediente del empleado — documentos con fecha de vencimiento que alimentan las alertas de documentos.
• Configuración de correo (Configuración → Correo) — debe estar configurada para que el resumen diario se envíe.