Ausencias

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (FullAccess, DataEntry, Approver, ViewOnly). Crear, editar y eliminar: roles con permiso de escritura (FullAccess, DataEntry). Los administradores tienen acceso completo. [TO VERIFY: confirmar la matriz exacta de permisos de esta página contra la política de autorización configurada] Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 32/152 (ausencia injustificada: el empleador puede descontar el o los días correspondientes de salario).

Resumen

La función Ausencias registra las ausencias injustificadas o sin goce de sueldo de un empleado asalariado, para que la planilla descuente el salario correspondiente (Código de Trabajo Art. 32/152). Un registro puede ser una ausencia de día completo (un rango de fechas) o una ausencia parcial (una llegada tarde o salida temprana de unos minutos u horas, en un solo día). En ambos casos, el descuento aparece de forma explícita en la planilla y en el Recibo de pago como su propio renglón — Descuento por Ausencia — junto al salario base completo, de modo que quede justificado por qué el pago neto es menor. La usan las personas que preparan la planilla (proveedor de servicios de planilla y su personal de captura).

Navegación

Nómina → Ausencias (ruta /payroll/ausencias).

Conceptos clave

• Ausencia de día completo: un rango de fechas (Desde/Hasta) en que el empleado no laboró sin justificación. La planilla prorratea el salario del período según los días de ausencia que se traslapen con el período (Art. 32/152).
• Ausencia parcial: una llegada tarde o salida temprana de una fracción de hora (por ejemplo, 15 o 5 minutos) en una sola fecha. Se descuenta a la misma tarifa por hora que se usa para las Horas extras (salario mensual ÷ 30 días ÷ horas de la jornada contratada del empleado — 8 horas diurna, 7 nocturna, 7.5 mixta).
• Descuento por Ausencia: el renglón de deducción que muestra la planilla y el Recibo de pago con el monto exacto retenido por la ausencia (de día completo, parcial, o la suma de ambas si el empleado tuvo las dos en el mismo período). El salario base se muestra siempre completo (sin descontar); el Descuento por Ausencia es lo que explica la diferencia hacia el salario neto. El Seguro Social, el Seguro Educativo y el ISR del empleado siguen calculándose sobre el salario realmente devengado (ya descontada la ausencia), no sobre el salario base completo que se muestra.

Paso a paso

Registrar una ausencia de día completo

1. Vaya a Nómina → Ausencias.
2. Presione Registrar ausencia.
3. Empleado: selecciónelo en la lista desplegable. Puede escribir para filtrar. Obligatorio.
4. Tipo: deje Día completo (opción predeterminada).
5. Desde: seleccione la fecha de inicio. Obligatorio.
6. Hasta: seleccione la fecha de fin. Debe ser igual o posterior a Desde. Obligatorio.
7. Motivo: texto de referencia, por ejemplo "Ausencia injustificada" (valor predeterminado). Opcional.
8. Notas: observaciones adicionales. Opcional.
9. Presione Guardar. El sistema confirma con Ausencia registrada.

Registrar una ausencia parcial (minutos u horas)

1. Vaya a Nómina → Ausencias y presione Registrar ausencia.
2. Empleado: selecciónelo en la lista desplegable. Obligatorio.
3. Tipo: seleccione Ausencia parcial. El formulario cambia: el campo Hasta desaparece y aparecen Horas y Minutos.
4. Fecha: seleccione la fecha única de la ausencia. Obligatorio.
5. Horas: ingrese las horas completas de ausencia. Opcional (predeterminado 0).
6. Minutos: ingrese los minutos adicionales (0 a 59). Opcional (predeterminado 0).
7. Motivo y Notas: igual que en la ausencia de día completo.
8. Presione Guardar. El botón permanece deshabilitado mientras Horas y Minutos sean ambos 0, con el aviso "Ingrese al menos algunos minutos de ausencia." El sistema confirma con Ausencia registrada.

Editar o eliminar una ausencia

1. En la tabla, haga clic en el nombre del empleado o en el icono de editar de la fila para modificarla; presione Guardar para confirmar (Ausencia actualizada).
2. Para eliminar, presione el icono de eliminar de la fila y confirme en el cuadro de diálogo. El sistema confirma con Ausencia eliminada.

Referencia de campos

Columna calculada que muestra la tabla (no se captura):

Roles y permisos

[TO VERIFY: esta tabla sigue el patrón de otras funciones de captura de novedades de nómina (por ejemplo Incapacidades); confirmar contra la política de autorización real de esta página.]

Notas de cumplimiento

• El Código de Trabajo (Art. 32/152) permite al empleador descontar el salario correspondiente a los días de ausencia injustificada. NominaHQ prorratea automáticamente el salario del período según los días que se traslapen con la ausencia.
• El salario base que se muestra en la planilla y en el Recibo de pago es siempre el salario completo, sin descontar; el Descuento por Ausencia es el renglón que muestra el monto retenido y por qué. El salario neto a pagar es el mismo, ya sea que la ausencia se muestre restada del salario base o como un renglón separado — lo que cambia es cómo se explica, no cuánto se paga.
• El Seguro Social, el Seguro Educativo y el ISR del empleado se calculan sobre el salario realmente devengado en el período (ya neto de cualquier ausencia, de día completo o parcial), no sobre el salario base completo que aparece en la planilla.
• Una ausencia parcial se descuenta a la misma tarifa por hora que las Horas extras: salario mensual ÷ 30 días ÷ horas de la jornada contratada del empleado (8 horas diurna, 7 nocturna, 7.5 mixta — según el contrato del empleado).

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (/payroll/runs): procesa la planilla donde se reflejan los descuentos por ausencia.
• Recibo de pago: muestra el renglón Descuento por Ausencia junto al salario base completo.
• Horas extras (/payroll/overtime): usa la misma tarifa por hora (salario ÷ 30 ÷ horas de jornada) que la ausencia parcial.
• Incapacidades (/payroll/Incapacidades): registro de ausencias certificadas por la CSS (enfermedad, maternidad, riesgo profesional, paternidad), con tratamiento distinto al de la ausencia injustificada.