Ausencias

Aplica a: NominaHQ Roles: Registrar, editar y eliminar: Acceso total, Captura de datos. Ver: todos los roles del personal. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 32/152 (ausencia injustificada: el empleador puede descontar el o los días de salario correspondientes).

Resumen

La pantalla Ausencias Injustificadas registra las ausencias sin justificación o sin goce de sueldo de los Empleados asalariados, para que la planilla descuente el salario correspondiente (Código de Trabajo Art. 32/152). Puede registrar una ausencia de Día completo (un rango de fechas) o una Ausencia parcial (una llegada tarde o salida temprana de minutos u horas en un solo día). El descuento aparece en la planilla y en el recibo como su propio renglón, Descuento por Ausencia, junto al salario base completo. La usan las personas que preparan la planilla de cada empresa cliente.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Ausencias (ruta /payroll/ausencias).

Conceptos clave

• Ausencia de día completo: rango de fechas (Desde/Hasta) en que el empleado no laboró sin justificación. La planilla prorratea el salario del período según los días de ausencia que se traslapen con el período.
• Ausencia parcial: llegada tarde o salida temprana de una fracción de la jornada en una sola fecha. Se descuenta a la misma tarifa por hora que las Horas extras: salario mensual ÷ 30 días ÷ horas de la jornada contratada (8 diurna, 7 nocturna, 7.5 mixta).
• Descuento por Ausencia: renglón de deducción de la planilla y del recibo con el monto retenido por las ausencias del período (de día completo, parciales o ambas). El salario base se muestra completo; el descuento explica la diferencia hacia el salario neto.
• Tardanzas del Reloj de Tiempo: para Empleados asalariados con turno asignado, las marcaciones del Reloj de Tiempo generan automáticamente ausencias parciales con motivo Tardanza o Salida anticipada.

Tarea 1 — Registrar una ausencia de día completo

Antes de empezar: el empleado debe estar activo en la empresa seleccionada en la barra superior. Necesita el rol Acceso total o Captura de datos.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Ausencias.

   

   La lista muestra las ausencias registradas en la empresa activa, de la más reciente a la más antigua.

2. Haga clic en Registrar ausencia.

   

   Se abre el cuadro de diálogo Registrar ausencia.

3. En Empleado, abra la lista y escriba parte del nombre o del código para filtrarla; luego haga clic en el empleado (en el ejemplo, E111 — Javier Acosta).

   

   Solo aparecen los Empleados activos de la empresa seleccionada.

4. En Tipo, deje Día completo.

   

   Día completo es la opción predeterminada.

5. En Desde, escriba o elija el primer día de la ausencia (en el ejemplo, 09/21/2026).

   

   Las fechas del cuadro usan el formato mes/día/año.

6. En Hasta, indique el último día de la ausencia (09/22/2026).

   

   Debe ser igual o posterior a Desde; si no lo es, aparece el aviso "La fecha de fin debe ser igual o posterior a la de inicio." y no podrá guardar.

7. Revise Motivo. Viene con Ausencia injustificada; cámbielo si necesita otra referencia.

   

   El motivo aparece en la columna Motivo de la lista.

8. En Notas, escriba cualquier detalle adicional (opcional), por ejemplo No se presentó ni avisó; sin certificado médico.

   

   Las notas solo se ven al abrir el registro.

9. Haga clic en Guardar.

   

   NominaHQ confirma con el mensaje Ausencia registrada.

10. Revise la lista. La ausencia aparece con sus fechas y, en Días / Horas, el total de días.

    

    En el ejemplo: 2 días. La lista muestra las fechas en formato día/mes/año.

Resultado: la próxima planilla cuyo período incluya esos días prorratea el salario del empleado y muestra el renglón Descuento por Ausencia.

Tarea 2 — Registrar una llegada tarde o salida temprana (ausencia parcial)

11. Haga clic en Registrar ausencia y elija el empleado (pasos 2 y 3). Luego, en Tipo, elija Ausencia parcial.

    

    El cuadro cambia: Desde pasa a llamarse Fecha, desaparece Hasta y aparecen los campos de horas y minutos.

12. En Fecha, indique el día de la tardanza (en el ejemplo, 09/23/2026).

    

    Mientras horas y minutos estén en 0, el cuadro muestra "Ingrese al menos algunos minutos de ausencia." y Guardar queda deshabilitado.

13. Escriba el tiempo no laborado en Horas de ausencia y Minutos de ausencia (en el ejemplo, 0 horas y 30 minutos).

    

    Los minutos van de 0 a 59; para más de una hora use también Horas de ausencia.

14. Cambie Motivo (por ejemplo, Llegada tardía), agregue Notas si lo desea y haga clic en Guardar.

    

    NominaHQ confirma con Ausencia registrada.

15. Revise la lista. Una ausencia parcial muestra en Días / Horas las horas en decimal seguidas de "h".

    

    30 minutos = 0.5h; 15 minutos = 0.25h.

Resultado: la planilla del período descuenta ese tiempo a la tarifa por hora del empleado, dentro del mismo renglón Descuento por Ausencia.

Tarea 3 — Corregir o eliminar una ausencia

16. En la fila de la ausencia, haga clic en el icono de lápiz (Editar). También puede hacer clic en el nombre del empleado.

    

    Se abre el cuadro Editar ausencia con los datos guardados.

17. Corrija lo necesario (en el ejemplo, Minutos de ausencia pasa de 30 a 45) y haga clic en Guardar.

    

    NominaHQ confirma con Ausencia actualizada.

18. Para eliminar una ausencia registrada por error, haga clic en el icono de papelera (Eliminar) de su fila.

    

    La fila ya refleja la corrección: 0.75h.

19. En el cuadro Eliminar, haga clic en Confirmar. Si se equivocó de fila, haga clic en Cancelar.

    

    NominaHQ confirma con Ausencia eliminada y la fila desaparece de la lista.

Resultado: los cambios se aplican a las planillas que se calculen o recalculen después. Una planilla ya aprobada no cambia.

Referencia de campos

La columna Días / Horas se calcula: en día completo, Hasta − Desde + 1; en ausencia parcial, las horas en decimal seguidas de "h".

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Si un usuario sin permiso de escritura intenta guardar, NominaHQ muestra "Acceso de solo lectura: no tiene permiso para modificar datos."

Notas de cumplimiento

• El Código de Trabajo (Art. 32/152) permite descontar el salario de los días de ausencia injustificada. NominaHQ prorratea el salario del período según los días que se traslapan con la ausencia.
• El salario base se muestra completo en la planilla y en el recibo; el Descuento por Ausencia muestra el monto retenido. El neto a pagar es el mismo; lo que cambia es cómo se explica.
• El Seguro Social, el Seguro Educativo y el ISR del empleado se calculan sobre el salario realmente devengado (ya descontadas las ausencias), no sobre el salario base completo.
• Las ausencias certificadas por la CSS (enfermedad, maternidad, riesgo profesional) no se registran aquí sino en Incapacidades.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (/payroll/runs): donde se aplica el Descuento por Ausencia.
• Reloj de Tiempo: genera ausencias parciales por tardanza y salida anticipada.
• Horas extras (/payroll/overtime): usa la misma tarifa por hora que la ausencia parcial.
• Incapacidades (/payroll/Incapacidades): ausencias certificadas por la CSS, con otro tratamiento.