Incapacidades

Aplica a: NominaHQ Roles: Registrar, editar y eliminar: Acceso total, Captura de datos. Ver: todos los roles del personal. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 107 (salario y base de cotización durante los días subsidiados por la CSS); Ley 27 de 2017 (licencia de paternidad de 3 días). Seguro Social/CSS: subsidio por incapacidad.

Resumen

La pantalla Incapacidades CSS registra los períodos de incapacidad certificados por la Caja de Seguro Social de cada empleado: enfermedad, maternidad, riesgo profesional o paternidad. Durante los días subsidiados, el empleado recibe el subsidio de la CSS y el empleador no paga ese salario, por lo que tampoco cotiza CSS ni Seguro Educativo ni causa ISR sobre él. Al registrar la incapacidad, la planilla separa automáticamente los días que paga el empleador de los que cubre la CSS. La usan las personas que preparan la planilla de cada empresa cliente.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Incapacidades (ruta /payroll/incapacidades).

Conceptos clave

• Incapacidad: período en que el empleado no labora por enfermedad, maternidad, riesgo profesional o paternidad, certificado por la CSS.
• Subsidio CSS: pago que la CSS hace al empleado por los días de incapacidad cubiertos.
• Días pagados por el empleador: primeros días de la incapacidad que cubre el empleador antes de que empiece el subsidio (habitual en enfermedad común; normalmente 0 en maternidad y riesgo profesional).
• Días CSS: días cubiertos por el subsidio = total de días − días pagados por el empleador.
• Tipos: Enfermedad, Maternidad, Riesgo Profesional y Paternidad. La Paternidad (3 días, Ley 27/2017) la paga siempre el empleador y no reduce el salario de la planilla.

Tarea 1 — Registrar una incapacidad de la CSS

Antes de empezar: tenga a mano el certificado de incapacidad de la CSS. El empleado debe estar activo en la empresa seleccionada. Necesita el rol Acceso total o Captura de datos.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Incapacidades.

   

   La lista muestra las incapacidades de la empresa activa: Empleado, Tipo, Período, Días (total · empleador · CSS) y Caso CSS.

2. Haga clic en Registrar incapacidad.

   

   Se abre el cuadro Registrar incapacidad.

3. En Empleado, abra la lista, escriba parte del nombre o del código y haga clic en el empleado (en el ejemplo, E110 — Isabel Montero).

   

   Solo aparecen los Empleados activos de la empresa seleccionada.

4. En Tipo, elija el tipo que indica el certificado: Enfermedad, Maternidad, Riesgo Profesional o Paternidad.

   

   El valor predeterminado es Enfermedad.

5. En Desde, escriba o elija el primer día de la incapacidad (en el ejemplo, 09/24/2026).

   

   Las fechas del cuadro usan el formato mes/día/año.

6. En Hasta, indique el último día (09/30/2026).

   

   Si es anterior a Desde, aparece "La fecha de fin debe ser igual o posterior a la de inicio." y no podrá guardar.

7. En Días pagados por el empleador (antes del subsidio CSS), escriba cuántos días iniciales cubre la empresa (en el ejemplo, 3).

   

   Deje 0 si la CSS cubre la incapacidad desde el primer día.

8. En Número de caso CSS, escriba el número del certificado (en el ejemplo, 8-2026-045183). Es opcional.

   

   El número aparece en la columna Caso CSS y sirve para ubicar el certificado en una auditoría.

9. Si lo desea, escriba una observación en Notas y haga clic en Guardar.

   

   NominaHQ confirma con Incapacidad registrada.

10. Revise la lista. La nueva fila muestra el Período y, en Días, el total seguido de los días a cargo del empleador y de la CSS.

    

    En el ejemplo, 7 · empleador 3 · CSS 4: 7 días en total; la empresa paga 3 y la CSS subsidia 4. El período usa el formato día/mes/año corto.

Resultado: la planilla cuyo período incluya los días subsidiados reduce el salario pagado por el empleador en esos días, junto con su base de CSS, Seguro Educativo e ISR.

Tarea 2 — Extender o corregir una incapacidad

11. En la lista, haga clic en el nombre del empleado de la fila (o en el icono de lápiz Editar).

    

    Se abre el cuadro Editar incapacidad con los datos guardados.

12. Corrija el dato (en el ejemplo, la CSS extendió la incapacidad y Hasta pasa a 10/02/2026) y haga clic en Guardar.

    

    NominaHQ confirma con Incapacidad actualizada.

13. Revise la columna Días de la fila actualizada.

    

    Los días de la CSS se recalculan solos: ahora 9 en total y 6 subsidiados.

Resultado: las planillas que se calculen o recalculen desde ahora usan las fechas corregidas. Una planilla ya aprobada no cambia.

Tarea 3 — Eliminar una incapacidad registrada por error

14. En la fila de la incapacidad, haga clic en el icono de papelera (Eliminar).

    

    Se abre el cuadro de confirmación.

15. En el cuadro Eliminar, haga clic en Confirmar. Si se equivocó de fila, haga clic en Cancelar.

    

    Al confirmar, NominaHQ muestra Incapacidad eliminada y la fila desaparece.

Resultado: la incapacidad deja de afectar las planillas que se calculen o recalculen después.

Referencia de campos

Columnas de la lista:

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Esta pantalla no tiene flujo de aprobación: el registro se aplica cuando se calcula la planilla.

Notas de cumplimiento

• Durante los días subsidiados, el salario no lo paga el empleador y no cotiza CSS ni Seguro Educativo ni causa ISR (Art. 107). NominaHQ prorratea el salario del período restando los días subsidiados que caen dentro del período.
• Los Días pagados por el empleador se cuentan desde Desde; el subsidio empieza al día siguiente del último día a cargo del empleador.
• La Paternidad (3 días, Ley 27/2017) la paga el empleador: se registra para control, pero no reduce el salario de la planilla.
• El prorrateo aplica a Empleados asalariados. A los Empleados por hora se les paga solo lo registrado en el Reloj de Tiempo, así que los días de incapacidad ya no aparecen como horas trabajadas.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (/payroll/runs): aplica el ajuste por incapacidad.
• Ausencias (/payroll/Ausencias): Ausencias injustificadas, con descuento de salario.
• Vacaciones (/payroll/Vacaciones).
• Liquidación (/payroll/liquidacion).