Liquidación

Aplica a: NominaHQ Roles: Calcular y consultar: todos los roles del personal. Crear la planilla de liquidación y terminar al empleado: Acceso total, Captura de datos. Aprobar y pagar la planilla de liquidación: Aprobador, Acceso total. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 210 (causas de terminación, incluido el mutuo acuerdo), Art. 211/212 (preaviso), Art. 225 (indemnización por despido injustificado), Art. 54 (Vacaciones); Ley 44 de 1995 (prima de antigüedad y Fondo de Cesantía, Art. 229).

Resumen

La pantalla Liquidación calcula lo que corresponde a un empleado al terminar la relación laboral: preaviso, prima de antigüedad, indemnización (o monto negociado en un mutuo acuerdo), Vacaciones proporcionales y Décimo proporcional, con el Total Liquidación. Desde el resultado puede imprimir el desglose en PDF, generar una planilla de liquidación que se aprueba, paga y contabiliza como cualquier planilla, y registrar la terminación del empleado. La usa el personal de planilla del proveedor cuando una empresa cliente termina a un trabajador.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Liquidación (ruta /payroll/liquidacion).

Conceptos clave

• Tipo de Terminación: Injustificado (despido sin causa justificada), Justificado (despido con causa) o Mutuo Acuerdo (las partes acuerdan terminar).
• Preaviso (Art. 211/212): un mes de salario cuando el despido es injustificado y no se dio el aviso de 30 días. Se suma a la indemnización.
• Prima de Antigüedad (Ley 44/1995): una semana de salario por cada año trabajado, en toda terminación.
• Indemnización (Art. 225): solo en despido injustificado: 3.4 semanas de salario por año durante los primeros 10 años y 1 semana por año después.
• Monto Negociado: en un Mutuo Acuerdo reemplaza a la indemnización; es la suma que las partes pactan.
• Vacaciones Proporcionales (Art. 54): Vacaciones ganadas y no gozadas; un mes de remuneración por cada 11 meses. Con pagos variables, la base es el mayor entre el salario fijo y el promedio mensual.
• Décimo Proporcional: salario mensual × meses del cuatrimestre en curso ÷ 12.
• Salario semanal: salario mensual × 12 ÷ 52; es la base de la prima y la indemnización.

Tarea 1 — Calcular la liquidación de un empleado

Antes de empezar: confirme en la barra superior la empresa del empleado. Calcular no guarda nada ni termina al empleado: es una vista previa.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Liquidación.

   

   El formulario de la izquierda recibe los datos de la terminación.

2. En Empleado, abra la lista, escriba parte del nombre o del código y haga clic en el empleado (en el ejemplo, E106 — Daniela Ríos).

   

   Solo aparecen los Empleados activos. Los ya terminados se consultan en la Tarea 4.

3. En Fecha de Terminación, escriba o elija el último día de la relación laboral (en el ejemplo, 10/15/2026).

   

   No puede ser anterior a la fecha de ingreso; si lo es, aparece "La fecha de terminación es anterior a la fecha de ingreso" y Calcular queda deshabilitado.

4. En Tipo de Terminación, elija Injustificado, Justificado o Mutuo Acuerdo.

   

   Justificado no paga preaviso ni indemnización. Para Mutuo Acuerdo, vea la Tarea 5.

5. En Preaviso otorgado, marque Se otorgó el preaviso de 30 días (sin pago de preaviso) solo si la empresa dio el aviso con 30 días de anticipación.

   

   En el ejemplo queda sin marcar, así que se paga un mes de preaviso.

6. Revise Vacaciones pendientes (meses) y Décimo pendiente (meses). NominaHQ los calcula solos con la fecha de ingreso, las Vacaciones registradas y el cuatrimestre del Décimo.

   

   Si las Vacaciones superan dos períodos (22 meses), aparece un aviso: suele significar que hay Vacaciones tomadas antes de usar NominaHQ que no están registradas.

7. Si el valor calculado no es correcto, marque Ajustar manualmente y escriba los meses reales (en el ejemplo, 11.0 meses de Vacaciones pendientes).

   

   Si desmarca la casilla, NominaHQ vuelve a calcular ambos valores y descarta lo escrito.

8. Haga clic en Calcular.

   

   Aparece el bloque Liquidación — (nombre del empleado).

9. Revise el desglose y el Total Liquidación.

   

   En el ejemplo: 2.93 años trabajados, salario semanal 300.00 y total 6,679.03.

Resultado: tiene el cálculo completo de la liquidación. Nada se guarda hasta que use las acciones de las Tareas 2 y 3.

Tarea 2 — Imprimir la liquidación y crear su planilla

10. Para entregar el desglose, haga clic en Imprimir PDF.

    

    El comprobante se abre como PDF en una pestaña nueva.

11. Para pagar la liquidación por planilla, haga clic en Crear planilla de liquidación.

    

    NominaHQ crea una planilla de liquidación en Borrador y abre su detalle. Se aprueba, se marca pagada y se contabiliza igual que una planilla normal.

Resultado: la liquidación queda como planilla en Borrador, lista para el proceso normal de aprobación y pago.

Tarea 3 — Registrar la terminación del empleado

Antes de empezar: esta acción cambia el estado del empleado a terminado y lo retira de las próximas planillas. Revise bien la fecha.

12. En el bloque de la liquidación, haga clic en Procesar y Terminar Empleado.

    

    Aparece una confirmación con el nombre y la fecha de terminación.

13. Revise el mensaje y haga clic en Sí, terminar. Si se equivocó, haga clic en Cancelar.

    

    Al confirmar, NominaHQ muestra un mensaje con el nombre y la fecha, y el empleado pasa a Empleados terminados.

Resultado: el empleado queda con estado terminado y su fecha de terminación, y ya no aparece en la lista de Empleados activos.

Tarea 4 — Consultar la liquidación de un empleado ya terminado

14. En la tarjeta Empleados terminados, haga clic en Ver detalle en la fila del empleado.

    

    La tarjeta aparece cuando la empresa tiene Empleados terminados.

15. Revise el cálculo, recalculado desde el ingreso hasta la fecha de terminación registrada.

    

    En esta vista la fecha no se puede cambiar. Puede volver a imprimir el PDF.

Resultado: consulta o reimprime la liquidación de un empleado que ya salió.

Tarea 5 — Liquidación por mutuo acuerdo

16. Complete Empleado y Fecha de Terminación (pasos 2 y 3), elija Mutuo Acuerdo en Tipo de Terminación y escriba el Monto Negociado (en el ejemplo, 2,500.00).

    

    Con Mutuo Acuerdo desaparece Preaviso otorgado: no hay preaviso.

17. Haga clic en Calcular y revise el resultado. Para el documento firmado por las partes, haga clic en Generar Contrato de Mutuo Acuerdo.

    

    El contrato se abre como PDF y queda registrado en la tarjeta Convenios de Mutuo Acuerdo, donde puede reimprimirlo.

Resultado: la liquidación incluye prima de antigüedad, Vacaciones y Décimo (que se deben por ley) más el monto negociado, sin preaviso ni indemnización por fórmula.

Referencia de campos

Cómo se calculan los meses pendientes

• Vacaciones pendientes: meses desde la fecha de ingreso hasta la terminación, menos las Vacaciones registradas (aprobadas y pendientes), convertidas a meses con la proporción de 30 días por 11 meses. Nunca baja de 0.
• Décimo pendiente: meses del cuatrimestre en curso (16 dic–15 abr, 16 abr–15 ago, 16 ago–15 dic) hasta la terminación, con tope de 4; si el empleado ingresó dentro del cuatrimestre, desde la fecha de ingreso.
• Ambos se redondean a un decimal.

Resultado del cálculo

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Un usuario sin permiso de escritura que intente crear la planilla o terminar al empleado recibe un mensaje de acceso de solo lectura.

Notas de cumplimiento

• Preaviso (Art. 211/212): un mes de salario, solo en despido injustificado sin aviso de 30 días; se suma a la indemnización.
• Prima de antigüedad (Ley 44/1995): se debe en toda terminación de contrato por tiempo indefinido, también en despido justificado y en mutuo acuerdo.
• Indemnización (Art. 225): solo en despido injustificado.
• Mutuo acuerdo (Art. 210): no hay preaviso ni indemnización por fórmula; prima, Vacaciones y Décimo se deben por ley.
• Fondo de Cesantía (Art. 229): la prima y parte de la indemnización suelen estar prefinanciadas en el Fondo de Cesantía. El monto mostrado es el derecho bruto; confirme con el administrador del fondo lo ya aportado antes de pagar.
• Los importes se redondean a dos decimales.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (/payroll/runs): aprobación y pago de la planilla de liquidación.
• Vacaciones (/payroll/Vacaciones): solicitudes que se descuentan de las Vacaciones pendientes.
• Décimo tercer mes: partidas del Décimo.
• Fondo de Cesantía (/payroll/cesantia).
• Empleados: fecha de ingreso y salario usados en el cálculo.