Aprobar, pagar y contabilizar

Aplica a: NominaHQ Roles: Aprobar, Marcar Pagada y Contabilizar — Aprobador y Acceso total (los administradores tienen acceso sin restricción). Ver — todos los roles. Exportar documentos — Acceso total, Entrada de datos y Aprobador. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 161 (aplicación de anticipos y préstamos), Art. 162 (Salario mínimo inembargable); Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 / MITRADEL (validación de Salario mínimo).

Resumen

Esta función gobierna el ciclo de vida de una Planilla una vez calculada: aprobarla, marcarla como pagada y contabilizarla en CifraHQ. Cada cambio de estado es una acción separada con su propio control de permisos, de modo que quien calcula la Planilla no es necesariamente quien la aprueba (segregación de funciones). La usa el personal de nómina del proveedor (Aprobador o Acceso total) para cerrar el período de pago de una empresa cliente.

Navegación

Menú Nómina → Planillas. En la tabla de planillas, abra la planilla deseada para entrar a su página de detalle (/payroll/runs/...). Los botones de acción aparecen en la parte superior derecha de la página de detalle y cambian según el estado de la Planilla.

Conceptos clave

• Planilla: corrida de pago de un período para una empresa. Puede ser una corrida regular o una corrida de Décimo.
• Estado: etapa del ciclo de vida de la Planilla. Se muestra como una etiqueta junto al título. Los estados son Borrador, Aprobada, Pagada, Contabilizada y Anulada.
• Aprobar: confirma los cálculos. Al aprobar, las cuotas de Préstamos y anticipos descontadas en la corrida se aplican a los saldos correspondientes (una sola vez) y los préstamos saldados quedan marcados como pagados (Art. 161).
• Marcar Pagada: registra que los salarios netos fueron desembolsados. Es un paso opcional entre Aprobada y Contabilizada.
• Contabilizar (Post to GL): genera el lote de asiento contable de la Planilla para CifraHQ, usando el mapa de cuentas contables configurado para la empresa.
• Anulación de supervisor — Salario mínimo: cuando uno o más Empleados quedan por debajo del Salario mínimo legal, la aprobación exige registrar una justificación, que queda en la bitácora de auditoría con su nombre.
• Atribución (preparó / aprobó / pagó): franja informativa que muestra quién preparó, quién aprobó y quién marcó como pagada la Planilla, con su nombre y fecha.
• Regresar a Borrador: desde el estado Aprobada, revierte la Planilla a Borrador y deshace las cuotas de préstamos/anticipos que la aprobación había aplicado a los saldos. Deja de estar disponible una vez que la Planilla está Pagada.

Flujo de estados

La Planilla avanza en un solo sentido. Pagada es un paso opcional: desde Aprobada puede marcarla pagada y luego contabilizar, o contabilizar directamente.

La tabla de renglones de la planilla

El detalle de la Planilla muestra una tabla con un renglón por concepto (Concepto, Tipo, Base, Tasa, Monto, Notas), con una etiqueta de color según el tipo (Devengado, Deducción o Aporte Patronal). Dos botones sobre la tabla alternan la vista:

• Por Empleado (vista predeterminada): agrupa los renglones bajo el nombre de cada empleado, con un encabezado de grupo que muestra el código, nombre, Devengado, Deducciones y Neto, además de un icono para imprimir su recibo.
• Líneas: muestra todos los renglones de todos los Empleados en una sola lista plana, con una columna Empleado, útil para buscar o exportar todos los conceptos de la planilla a la vez.

La tabla incluye un cuadro de búsqueda, un botón de Excel (exporta los renglones visibles a una hoja de cálculo) y un selector de Columnas para mostrar u ocultar columnas.

Atribución de responsables (quién preparó, aprobó y pagó)

Debajo de los indicadores del encabezado (Empleados, Bruto, Deducciones, Salario Neto, CSS Empleador, SE Empleador y Costo Patronal), la página de detalle muestra una franja con quién intervino en cada etapa de la Planilla. Cada dato aparece solo una vez que ocurrió esa etapa:

• Preparado por ·
• Aprobado por · — aparece después de presionar Aprobar.
• Pagado por — aparece después de presionar Marcar Pagada.

Esta atribución es informativa (control tipo "maker-checker"), no restrictiva: el sistema no impide que la misma persona prepare y apruebe una misma Planilla. No obstante, si usted preparó la Planilla, esta se encuentra en Borrador y usted tiene permiso para aprobarla, aparece un aviso ámbar (no bloqueante) bajo la franja de atribución: "Usted preparó esta planilla. Considere que otro usuario la apruebe para mantener la segregación de funciones." Puede continuar y aprobarla usted mismo si así lo decide; el aviso es solo una sugerencia.

Paso a paso

Aprobar una Planilla

1. Vaya a Nómina → Planillas y abra la Planilla en estado Borrador.
2. Revise los totales del encabezado: Empleados, Bruto, Deducciones, Salario Neto, CSS Empleador, SE Empleador y Costo Patronal, y verifique los renglones en la tabla (vista Por Empleado o Líneas). Puede abrir el Recibo de pago de un empleado al presionar su código o el icono de imprimir en su encabezado de grupo.
3. Si aparece el aviso rojo de Salario mínimo, revise la lista de Empleados afectados antes de continuar.
4. Presione Aprobar.
5. Si no hay Empleados por debajo del mínimo, la Planilla se aprueba y verá el mensaje Planilla aprobada.
6. Si hay Empleados por debajo del mínimo, se abre la ventana Anulación de supervisor — Salario mínimo. En Justificación (obligatoria) escriba el motivo. Obligatorio. Presione Anular y aprobar. La Planilla se aprueba con el mensaje Planilla aprobada con anulación de supervisor (registrada) y la justificación queda en la bitácora de auditoría.

Regresar una Planilla aprobada a Borrador

Requisitos previos: la Planilla debe estar en estado Aprobada y no debe estar aún marcada como Pagada; su usuario debe contar con el mismo permiso de aprobación que habilita el botón Aprobar (rol Aprobador o Acceso total).

1. Abra una Planilla en estado Aprobada.
2. Presione Regresar a Borrador, junto a Marcar Pagada y Post to GL.
3. En la ventana de confirmación aparece el mensaje "¿Regresar esta planilla a Borrador? Cualquier cuota de préstamo/anticipo ya aplicada al aprobarla será revertida." Presione Regresar a Borrador para confirmar, o cierre la ventana para cancelar sin hacer cambios.
4. Mientras se procesa, el botón muestra Regresando….
5. La Planilla vuelve al estado Borrador con el mensaje Planilla regresada a borrador. Las cuotas de Préstamos y anticipos que la aprobación había aplicado a los saldos quedan revertidas (un préstamo que esa aprobación había marcado como saldado vuelve a quedar activo si su saldo deja de ser cero), y el dato Aprobado por desaparece de la franja de atribución.

Resultado: la Planilla queda otra vez en Borrador, disponible para corregirla y volver a aprobarla; la corrida no se elimina ni se recrea. Esta opción deja de estar disponible en cuanto la Planilla se marca como Pagada (queda bloqueada).

Marcar como pagada

1. Abra una Planilla en estado Aprobada.
2. Presione Marcar Pagada.
3. La Planilla pasa a Pagada con el mensaje Planilla marcada como pagada.

Contabilizar en CifraHQ

1. Abra una Planilla en estado Aprobada o Pagada.
2. Presione Post to GL.
3. Se crea el lote de asiento contable para CifraHQ y la Planilla pasa a Contabilizada.

Referencia de campos

Roles y permisos

Los administradores omiten la matriz de permisos. Si un usuario sin permiso presiona una acción, no se ejecuta y aparece un aviso indicando que no tiene permiso.

Notas de cumplimiento

• Salario mínimo (Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 / MITRADEL): la validación de Salario mínimo solo se evalúa mientras la Planilla está en Borrador. Si un empleado queda por debajo del mínimo aplicable por actividad/región, la aprobación requiere una anulación de supervisor con justificación, que se registra en la bitácora de auditoría junto con su nombre.
• Préstamos y anticipos (Art. 161): las cuotas de Préstamos y anticipos descontadas en la corrida se aplican a los saldos en el momento de aprobar, una sola vez. Los préstamos cuyo saldo llega a cero quedan marcados como pagados.
• Contabilización: al contabilizar se genera el lote de asiento para CifraHQ con las cuentas del mapa contable de la empresa. Las corridas de Décimo siguen el mismo flujo de aprobar, pagar y contabilizar.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Calcular y previsualizar la Planilla (creación de la corrida en Borrador).
• Décimo tercer mes (mismo flujo de aprobar, pagar y contabilizar).
• Exportar SIPE (Carga Masiva), Planilla 03 (DGI), Excel y archivo ACH; documentos Resumen PDF, Cuadre CSS, Aportes CSS, Recibos (ZIP) y Recibos (PDF).
• Enviar recibos de pago por correo.
• Préstamos y anticipos (saldos afectados al aprobar).
• Integración con CifraHQ (mapa de cuentas contables).