Aplica a: NominaHQ Roles: Todos los roles del personal (FullAccess, DataEntry, Approver, ViewOnly) y administradores. Cada respuesta indica el permiso necesario cuando aplica. Referencias regulatorias: CSS (Seguro Social / Seguro Educativo), DGI (ISR / Planilla 03), Código de Trabajo, Ley 44/1995, Ley 27/2017, Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025.
Esta página reúne las dudas más comunes de los operadores de nómina (proveedores de servicios de nómina de Panamá) que gestionan varias empresas cliente en NominaHQ. Cubre fechas del Décimo, Salario mínimo, exportación a la CSS (SIPE) y a la DGI (Planilla 03), cálculo del ISR, Liquidación y trabajo con varias empresas. Está dirigida a quienes corren planillas y atienden el cumplimiento de sus clientes.
Las funciones citadas en estas respuestas se encuentran en:
El Décimo tercer mes se paga en tres partidas: el 15 de abril, el 15 de agosto y el 15 de diciembre. La base de cada partida es lo devengado del cuatrimestre (incluye Horas extras, comisiones y bonificaciones cotizables). Sobre el Décimo se aplica CSS del empleado (7.25 %) y patronal (10.75 %); no lleva Seguro Educativo ni ISR por separado.
Para generarlo:
NominaHQ también muestra un aviso en Alertas ("Pago de décimo próximo") cuando faltan 20 días o menos para la fecha de pago.
NominaHQ produce el archivo oficial de Carga Masiva de Planilla de la CSS en formato .xlsx de 25 columnas (A–Y), que declara los rubros de ingreso de cada empleado. El SIPE empareja a los Empleados por número de documento / Seguro Social. Necesita el permiso de exportación (roles FullAccess, DataEntry o Approver).
El resultado es el informe oficial Planilla 03 / Informe 03 V5 de la DGI (e-Tax 2.0), en .xlsx de 33 columnas, con la retención de ISR del mes. Las columnas de deducciones personales (gastos del declarante) se emiten en cero, ya que corresponden al cierre de diciembre del empleado.
La base es la renta neta gravable: el salario menos la cuota de CSS del empleado (9.75 %) y el Seguro Educativo (1.25 %). Esa base se anualiza (× 13, lo que incluye el Décimo) y se aplican los tramos vigentes:
Puede revisar la proyección por empleado en Nómina → Reportes → Proyección de ISR, que muestra el ingreso anualizado, el tramo y la retención mensual.
NominaHQ compara cada salario contra el mínimo legal de MITRADEL. Si una planilla paga a uno o más Empleados por debajo del mínimo, la aprobación queda bloqueada hasta registrar una anulación de supervisor con una justificación obligatoria. Esa anulación queda registrada en la bitácora de Auditoría con su nombre; no elimina el permiso de aprobar, solo agrega un control registrado.
El Salario mínimo se resuelve por distrito, actividad económica y categoría; la región se deriva del distrito y nunca se elige a mano. Configúrelo en Configuración → Salario mínimo.
NominaHQ es multi-empresa: su cuenta (el proveedor de nómina) administra varias empresas cliente. Use el selector de empresa de la barra superior para elegir la empresa con la que va a trabajar. Casi todas las pantallas (Empleados, Planillas, Reportes, Alertas) muestran solo los datos de la empresa activa, y cambian de inmediato al seleccionar otra. Para ver un resumen de todas sus empresas a la vez, use el Panel de inicio.
Las empresas cliente se crean y editan en Maestra → Empresas (también accesibles desde Configuración → Clientes).
Vaya a Nómina → Liquidación, seleccione el empleado y calcule. NominaHQ liquida desde la fecha de ingreso hasta la fecha de terminación e incluye, según corresponda:
Solo los administradores (rol FullAccess) pueden cambiar esta configuración. Las tasas y los tramos son sensibles a la fecha: se aplican según el período de cada planilla.
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción | Validación |
|---|---|---|---|---|
| ID Planilla (recibo SIPE) | Campo de texto | Opcional | Recibo asignado por la CSS al presentar el SIPE; se usa en la columna 1 de la Planilla 03 | Si se omite, se usa el número de registro patronal |
| Justificación (anulación de Salario mínimo) | Campo de texto | Obligatorio al anular | Motivo del pago por debajo del mínimo (p. ej. tiempo parcial, por comisión, exención legal) | Requerida para aprobar; se registra en la bitácora |
| Selector de empresa | Lista desplegable | Sí | Selecciona la empresa cliente activa | — |
| Rol | Ver | Crear | Editar | Eliminar | Aprobar |
|---|---|---|---|---|---|
| FullAccess | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| DataEntry | Sí | Sí | Sí | Sí | No |
| Approver | Sí | No | No | No | Sí |
| ViewOnly | Sí | No | No | No | No |
| Administrador | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
Notas: la exportación (SIPE, Planilla 03, ACH, recibos) está disponible para FullAccess, DataEntry y Approver, no para ViewOnly. La contabilización (registrar en GL, marcar pagada) corresponde a FullAccess y Approver. La configuración (Parámetros legales, Salario mínimo) y la gestión de usuarios son exclusivas de FullAccess / administradores. El diseño aplica segregación de funciones: quien captura (DataEntry) no aprueba ni contabiliza.
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No aparece el botón Exportar ni las opciones SIPE / Planilla 03 | Su rol no tiene permiso de exportación (ViewOnly) | Solicite a un administrador un rol con permiso de exportación |
| No puede aprobar la planilla | Hay Empleados por debajo del Salario mínimo, o su rol no aprueba | Registre la anulación de supervisor con justificación, o pida a un Approver/FullAccess que apruebe |
| La validación de Salario mínimo aparece inactiva | La empresa no tiene distrito/actividad configurados | Configure la empresa en Configuración → Salario mínimo |
| Los datos no son los de la empresa que esperaba | Hay otra empresa seleccionada como activa | Cambie de empresa en el selector de la barra superior |
| El SIPE no empareja a un empleado | Falta el número de Cédula o de Seguro Social | Complete Cédula y No. CSS en la ficha del empleado |
| No puede cambiar las tasas o el Salario mínimo | La configuración es exclusiva de FullAccess / administradores | Solicite el cambio a un administrador |
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