Numeración de empleados

Aplica a: NominaHQ Roles: Solo administradores Referencias regulatorias: ninguna

Resumen

La numeración de empleados define el formato del número de empleado (ficha) que se usa al registrar al personal de una empresa. Permite establecer una máscara para el código, ver cuál será el próximo código que se asignará y decidir si el sistema lo asigna de forma automática. La configuración pertenece a la empresa activa y solo puede ser vista o modificada por administradores.

Navegación

Maestra → Numeración de Empleados (ruta /master/employee-numbering).

Si la persona que ingresa no es administrador, la página muestra el mensaje "Solo los administradores pueden ver o cambiar la numeración de empleados." y no presenta ningún campo.

Conceptos clave

Ficha (número de empleado): código que identifica a cada empleado dentro de la empresa.
Máscara: patrón que describe la forma del código. Una secuencia de ceros (por ejemplo 0000) representa el consecutivo automático; el resto de los caracteres son texto literal que se repite en cada código. Ejemplo: E-0000 genera E-0001, E-0002, etc.
Próximo código: valor que el sistema asignaría al siguiente empleado, calculado a partir de la máscara y de los códigos ya existentes en la empresa.
Numeración automática: modo en que el código se asigna solo y el usuario no puede escribirlo al agregar un empleado.

Paso a paso

Vaya a Maestra → Numeración de Empleados.
Máscara de Numeración: escriba el patrón del código (por ejemplo E-0000). Opcional.
- Use una secuencia de ceros para indicar el consecutivo automático; el resto del texto se mantiene literal.
- Si deja el campo en blanco, el sistema infiere el prefijo y la cantidad de dígitos a partir de los códigos ya existentes.
Revise Próximo Código. El recuadro muestra, en tiempo real, el código que se asignaría al siguiente empleado según la máscara ingresada.
Forzar Numeración Automática: marque la casilla si desea que el código se asigne automáticamente y que el usuario no pueda escribirlo al agregar un empleado. Opcional.
Presione Guardar. Mientras se procesa, el botón muestra Guardando.... Al finalizar aparece el mensaje "Numeración de empleados guardada".

Referencia de campos

Campo	Tipo	Obligatorio	Descripción	Validación
Máscara de Numeración	Campo de texto	Opcional	Patrón del código de empleado. Una secuencia de ceros es el consecutivo automático; el resto es texto literal. Ejemplo: `E-0000` → `E-0001`, `E-0002`.	Si se deja en blanco, el sistema infiere el formato a partir de los códigos existentes. Una máscara sin ceros no tiene consecutivo automático y se usa tal cual.
Próximo Código	Valor calculado (solo lectura)	No aplica	Muestra el siguiente código que se asignaría según la máscara y los códigos ya registrados en la empresa.	Se recalcula automáticamente al editar la máscara.
Forzar Numeración Automática	Casilla de verificación	Opcional	Si está marcada, el código se asigna automáticamente y los usuarios no pueden escribirlo al agregar un empleado.	—

Cómo se calcula el próximo código

Máscara con ceros (por ejemplo E-0000): el sistema toma el texto antes y después de los ceros como prefijo y sufijo, busca el valor numérico más alto entre los códigos existentes que coincidan con ese patrón, le suma uno y lo rellena con ceros hasta el ancho indicado. Ejemplo: con E-0000 y los códigos E-0001, E-0002, el próximo es E-0003.
Máscara sin ceros: no hay consecutivo automático; el valor se usa literalmente.
Máscara en blanco: el sistema infiere el prefijo y el ancho del código de mayor valor existente y le suma uno (por ejemplo E003 → E004, 0025 → 0026). Si no hay ningún empleado todavía, propone 001.

Roles y permisos

Rol	Ver	Crear	Editar	Eliminar	Aprobar
Administrador	Sí	Sí	Sí	No aplica	No aplica
Otros roles (FullAccess, DataEntry, Approver, ViewOnly)	No	No	No	No aplica	No aplica

La numeración de empleados es una opción de configuración reservada a administradores. Los demás roles del personal no pueden ver ni modificar esta página.

Solución de problemas

Síntoma	Causa probable	Solución
Aparece "Solo los administradores pueden ver o cambiar la numeración de empleados."	La cuenta no tiene rol de administrador.	Solicite a un administrador que realice el cambio o que le asigne el rol correspondiente.
El Próximo Código no toma el formato esperado	La máscara no contiene una secuencia de ceros, o los códigos existentes no coinciden con el prefijo/sufijo de la máscara.	Incluya una secuencia de ceros (por ejemplo `E-0000`) y verifique que el prefijo y el sufijo coincidan con los códigos ya registrados.
El consecutivo no avanza	La máscara no incluye ceros, por lo que se usa el valor literal sin auto-incremento.	Agregue una secuencia de ceros a la máscara para habilitar el consecutivo automático.
El usuario aún puede escribir el código al agregar un empleado	La casilla Forzar Numeración Automática no está marcada.	Marque la casilla y presione Guardar.

Funciones relacionadas

Empleados (registro del personal, donde se aplica la ficha).
Importar Empleados (Maestra → Importar Empleados).
Empresas (Maestra → Empresas), ya que la numeración pertenece a la empresa activa.

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