Reportes en PDF

Aplica a: NominaHQ Roles: Personal de planilla — Acceso Total (FullAccess), Captura de Datos (DataEntry), Aprobador (Approver) y Solo Lectura (ViewOnly). Los Reportes Aportes CSS, Recibos (PDF) y Recibos (ZIP) requieren además permiso de Exportar (Acceso Total, Captura de Datos, Aprobador). Los administradores tienen acceso completo. Los Empleados (portal) solo generan sus propios documentos. Referencias regulatorias: Seguro Social/CSS (Ley 51 de 2005 y Ley 462 de 2025), Seguro Educativo, ISR (DGI), Código de Trabajo (Art. 17 proporción 90/10; Art. 54 Vacaciones; Art. 145 décimo; Art. 211/212/225 Liquidación), Ley 44 de 1995 (Fondo de Cesantía).

Resumen

NominaHQ genera los documentos imprimibles de la nómina en PDF, con los datos ya calculados y el logo de cada empresa: el centro de Reportes con catorce Reportes de gestión y cumplimiento, los documentos de cada planilla (resumen, cuadre y aportes a la CSS, recibos), la Carta de Trabajo del colaborador y el Pagaré de los préstamos. Lo usa el personal de planilla del proveedor para entregar comprobantes y soportes a las empresas cliente y a sus colaboradores. Cada PDF se genera al momento con los datos de la empresa activa y se abre en una pestaña nueva del navegador, desde donde puede descargarlo o imprimirlo.

Navegación

• Centro de Reportes: menú Nómina → Reportes (ruta /reports).
• Documentos de una planilla: Nómina → Planillas, abra la planilla, botón Documentos.
• Recibo de un colaborador: en el detalle de la planilla, ícono de impresora en la fila del colaborador.
• Carta de Trabajo: Empleados, abra la ficha del colaborador, botón Carta de Trabajo.
• Pagaré: Nómina → Préstamos y anticipos, abra el préstamo o anticipo, botón Pagaré.
• Liquidación: Nómina → Liquidación, botón Imprimir PDF (vea la página de Liquidación).
• Portal del colaborador: Mis Recibos, Mis Documentos y Mis Préstamos (vea Portal del colaborador).

Conceptos clave

• Recibo de pago: comprobante individual del colaborador para un período de la planilla (ingresos, deducciones y neto a pagar).
• Resumen de Planilla: listado de toda la planilla, una fila por colaborador, con bruto, deducciones, aporte patronal y neto.
• Cuadre Planilla vs CSS: validación previa al SIPE que compara, por concepto, lo esperado (base × tasa) contra lo real de la planilla, con estado OK o REVISAR.
• Aportes a la CSS: detalle por colaborador de CSS y Seguro Educativo (cuota obrera y patronal) y Riesgos Profesionales.
• Libro de Salarios: una fila por colaborador y por planilla, con bruto, deducciones y neto del período consultado.
• Cargas patronales: aportes que paga la empresa sobre el salario (CSS patronal, Seguro Educativo y Riesgos Profesionales). Sumadas al bruto dan el costo laboral total.
• Provisión laboral: reserva mensual para prestaciones futuras (décimo, Vacaciones, prima de antigüedad e indemnización). No es un pago ni una deducción.
• Cuatrimestre del Décimo: períodos de acumulación del Décimo tercer mes (16-dic a 15-abr, 16-abr a 15-ago y 16-ago a 15-dic).
• Fondo de Cesantía: aporte trimestral del empleador (Ley 44 de 1995): prima de antigüedad 1.92 % e indemnización 0.327 % del salario.
• Tasa de ausentismo: días de ausencia más días de incapacidad, entre los días laborables del período por la cantidad de colaboradores activos.
• Tasa de rotación: bajas del período entre la planilla promedio (planilla inicial más final, entre dos).
• Dispersión bancaria: neto a pagar agrupado por banco con subtotales, para cuadrar contra el archivo ACH.
• Proporción 90/10: relación entre colaboradores panameños y extranjeros (Art. 17 del Código de Trabajo: máximo 10 % de personal extranjero).
• Pagaré / Autorización de descuento: soporte legal de un préstamo o anticipo y de su descuento por planilla.
• Plantilla personalizada (.mrt): algunos Reportes pueden usar un diseño propio de la empresa creado en el Diseñador de reportes; si existe, el PDF sale con ese diseño.

Tarea 1 — Generar un reporte del centro de Reportes

Antes de empezar: cualquier rol del personal de planilla puede generar estos Reportes, incluido Solo Lectura. Si su navegador bloquea ventanas emergentes, permítalas para el sitio de NominaHQ.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Reportes.

   

   El centro de Reportes muestra catorce tarjetas, una por reporte.

2. Confirme en la barra superior que está seleccionada la empresa correcta (en el ejemplo, Acme Operaciones, S.A.).

   

   Todas las tarjetas trabajan con la empresa que aparece en el selector.

3. Haga clic en la tarjeta del reporte que necesita, por ejemplo Libro de Salarios.

   

   Cada tarjeta indica qué muestra el reporte y, si aplica, el período que cubre.

4. Revise el PDF, que se abre en una pestaña nueva del navegador. Use los botones de descarga o impresión del visor para guardarlo o imprimirlo.

   

   El visor muestra el nombre del reporte; el encabezado indica la empresa, el reporte y el período (en el ejemplo, los últimos 6 meses).

Resultado: el reporte queda abierto en una pestaña del navegador. Si vuelve a Reportes y pulsa otra tarjeta, el nuevo PDF reemplaza al anterior en esa misma pestaña; guarde o imprima el primero si necesita conservarlo.

Tarea 2 — Cambiar el período de un reporte

Los Reportes de período abren con un rango predeterminado (3, 6 o 12 meses según el reporte). Para consultar otro rango se agregan los parámetros from y to a la dirección de la pestaña del PDF.

5. Con el reporte abierto (Tarea 1), haga clic en la barra de direcciones de esa pestaña, agregue al final ?from=AAAA-MM-DD&to=AAAA-MM-DD y presione Entrar. Por ejemplo, para el primer trimestre: /reports/libro-salarios/{empresa}?from=2026-01-01&to=2026-03-31.

   

   El PDF se regenera y el encabezado muestra el nuevo rango.

Resultado: el reporte muestra solo el período indicado. Si omite uno de los dos parámetros, ese extremo toma su valor predeterminado. Comparativo de planillas y Dispersión bancaria no usan fechas sino identificadores de planilla (runId, prevId); los Reportes sin período no aceptan parámetros (vea Parámetros de los Reportes del centro de Reportes).

Tarea 3 — Generar los Reportes de una planilla

Antes de empezar: la planilla debe estar calculada (el botón Documentos aparece cuando la planilla tiene líneas). Aportes CSS, Recibos (PDF) y Recibos (ZIP) requieren permiso de Exportar.

6. Vaya a Nómina → Planillas, abra la planilla (en el ejemplo, Quincena 1 - Julio 2026) y haga clic en Documentos.

   

   El botón está en la barra superior del detalle, junto a Exportar y Enviar recibos.

7. Elija el documento. Para el listado completo de la planilla, haga clic en Resumen PDF.

   

   Resumen PDF: toda la planilla con totales. Cuadre CSS: validación previa al SIPE. Aportes CSS: cuotas de CSS, Seguro Educativo y Riesgos Profesionales. Recibos (PDF) y Recibos (ZIP): el recibo de cada colaborador (una página por colaborador en el PDF, un archivo por colaborador en el ZIP), que se descargan.

8. Revise el resumen, que se abre en una pestaña nueva.

   

   Una fila por colaborador con bruto, deducciones, aporte patronal y neto.

9. Antes de preparar el SIPE, vuelva a Documentos y elija Cuadre CSS. Revise la columna Estado de cada concepto.

   

   Una diferencia de hasta $0.05 es redondeo (OK); una diferencia mayor aparece como REVISAR.

Resultado: cada documento se abre en la pestaña de Reportes. Recibos (PDF) y Recibos (ZIP) no se abren en pantalla: mientras se generan aparece un aviso de que se están generando los recibos, y luego el archivo llega a la carpeta de descargas del navegador.

Tarea 4 — Imprimir el recibo de un colaborador

10. En el detalle de la planilla, ubique la fila del colaborador (en el ejemplo, E102 Gabriela Solís) y haga clic en el ícono de impresora al final de la fila.

    

    La fila muestra los ingresos, las deducciones y el neto del colaborador.

11. Revise el Recibo de pago, que se abre en una pestaña nueva, y descárguelo o imprímalo.

    

    El recibo lleva el logo de la empresa, la cédula y el cargo del colaborador, el período y el detalle de ingresos y deducciones. Si la empresa tiene un diseño personalizado del recibo, se usa ese diseño.

Resultado: el recibo individual queda listo para entregar. Para enviar los recibos por correo a todos los colaboradores se usa Enviar recibos en el detalle de la planilla.

Tarea 5 — Generar una Carta de Trabajo

12. Vaya a Empleados, abra la ficha del colaborador y haga clic en Carta de Trabajo.

    

    El botón está en el encabezado de la ficha, junto al estado del colaborador.

13. Revise la carta, que se abre en una pestaña nueva.

    

    La carta certifica nombre, cédula, fecha de ingreso, cargo y salario mensual actual.

Resultado: la Carta de Trabajo queda lista para imprimir o enviar. El colaborador también puede generarla desde el portal (Mis Documentos).

Tarea 6 — Generar el Pagaré de un préstamo

14. Vaya a Nómina → Préstamos y anticipos, abra el préstamo o anticipo y haga clic en Pagaré.

    

    El detalle muestra saldo, capital, cuota, cuotas restantes y, si aplica, la tasa de interés anual.

15. Revise el documento Pagaré y autorización de descuento, que se abre en una pestaña nueva.

    

    Refleja el monto recibido, la cuota por período, el número de cuotas y, en préstamos con interés, la tasa anual.

Resultado: el pagaré queda listo para que el colaborador lo firme. Una vez firmado, súbalo con Subir firmado; a partir de entonces se consulta con Ver firmado.

Catálogo de Reportes

Centro de Reportes (Nómina → Reportes)

Las catorce tarjetas trabajan siempre con los datos de la empresa activa y están disponibles para todo el personal de planilla; no exigen permiso de Exportar. Los Reportes con período tienen un rango predeterminado que puede ajustarse con parámetros en la dirección de la pestaña que se abre (vea Referencia de campos).

Reportes de planilla, colaborador y portal

Referencia de campos

La mayoría de los Reportes no piden datos: se generan con la información ya registrada. Los que requieren parámetros son:

Parámetros de los Reportes del centro de Reportes

Estos parámetros no tienen campos en pantalla: se escriben en la dirección de la pestaña donde se abrió el PDF, como se explica en Cambiar el período de un reporte del centro de Reportes.

Alcance de los datos por reporte

Roles y permisos

Notas:

• Todos los Reportes para personal requieren una sesión de personal de planilla; el acceso se limita a las empresas asignadas al usuario.
• Las catorce tarjetas del centro de Reportes están disponibles para todos los roles de personal de planilla, incluido Solo Lectura: son Reportes de consulta y no exigen permiso de Exportar.
• Aportes CSS, Recibos (PDF) y Recibos (ZIP) exigen el permiso de Exportar, por lo que el rol Solo Lectura no puede generarlos.
• Guardar una plantilla personalizada requiere permiso de Configuración (rol Acceso Total / administrador).
• Los Empleados solo acceden a documentos propios; el sistema verifica la titularidad antes de entregar el PDF.

Notas de cumplimiento

• Aportes a la CSS y Cuadre: las tasas se resuelven por fecha efectiva (la misma fuente que usa el motor de cálculo), de modo que la rampa patronal de la Ley 462 (CSS empleador 14.25 % en 2027 y 15.25 % en 2029) no produce Alertas REVISAR falsas. El cuadre marca diferencias mayores a $0.05.
• Proyección de ISR Anual: se calcula con el mismo método que el motor de planilla, de modo que la proyección concuerda con la retención que el colaborador ve en su recibo. Parte de la renta neta gravable —salario mensual menos la cuota obrera de la CSS y el Seguro Educativo—, la multiplica por doce y le suma el décimo neto de su CSS reducida; sobre ese total (el método "× 13" de la DGI) aplica los tramos del impuesto. Tanto las tasas de CSS y Seguro Educativo como los tramos del ISR y la tasa de CSS del décimo se toman de los Parámetros legales vigentes a la fecha, no de valores fijos en el programa, por lo que la proyección sigue cualquier cambio de tarifa que se registre. Pueden persistir diferencias de centavos por el redondeo de cada período.
• Vacaciones Acumuladas: acumulación y valor conforme al Art. 54 del Código de Trabajo; el valor utiliza el promedio cuando aplica.
• Liquidación: incluye preaviso (Art. 211/212), prima de antigüedad (Ley 44 de 1995), indemnización por despido injustificado (Art. 225) y Vacaciones y Décimo proporcionales.
• Fondo de Cesantía: aporte trimestral del empleador = prima de antigüedad 1.92 % + indemnización 0.327 % del salario (Ley 44 de 1995).
• Constancia de Ingresos: los montos provienen de las planillas efectivamente registradas del año (ingresos brutos, ISR retenido y aportes obreros a la CSS).
• Décimo tercer mes: el reporte muestra la partida acumulada hasta la fecha del cuatrimestre en curso, según las planillas ya procesadas; no es la Liquidación definitiva de la partida. El décimo bruto es una doceava parte de los ingresos del cuatrimestre y se le descuenta la CSS reducida (7.25 % de forma predeterminada, o la tasa que tenga configurada la empresa), conforme al Art. 145 del Código de Trabajo. Si aún faltan planillas del cuatrimestre por procesar, el monto crecerá al procesarlas.
• Provisiones laborales mensuales: son reservas contables, no pagos ni deducciones. Se calculan sobre el salario mensual vigente: décimo una doceava parte, Vacaciones una onceava parte, prima de antigüedad 1.92 % e indemnización 0.327 % (Ley 44 de 1995).
• Proporción 90/10: el Art. 17 del Código de Trabajo limita el personal extranjero al 10 % de la planilla. El reporte clasifica como panameño a quien tenga la Nacionalidad en blanco o con cualquier variante de Panamá (Panamá, Panameña, Panameño), y marca NO CUMPLE indicando cuántos colaboradores extranjeros habría que reducir. Mantenga la Nacionalidad al día en la ficha del colaborador para que el conteo sea correcto.
• Ausentismo e Incapacidades: la tasa del período se calcula sobre los días laborables del rango multiplicados por la cantidad de colaboradores activos. El reporte separa los días de incapacidad a cargo del empleador de los cubiertos por el subsidio de la CSS; las Ausencias registradas como horas parciales se informan en horas y no suman días.
• Movimiento de personal: la tasa de rotación se calcula como las bajas del período divididas entre la planilla promedio (planilla inicial más planilla final, entre dos). Las altas y bajas provienen de la Fecha de Ingreso y la fecha de terminación de la ficha del colaborador.
• Dispersión bancaria: los subtotales por banco y el total general deben coincidir con el archivo ACH generado para esa misma planilla. Úselo como cuadre antes de enviar el archivo al banco.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Exportaciones de la planilla (no PDF): desde Documentos/Exportar de la planilla se generan SIPE (Carga Masiva) (.xlsx), Planilla 03 (DGI) (.xlsx), Excel del resumen y archivo ACH del banco. Requieren permiso de Exportar.
• Enviar recibos: envío por correo de los recibos de la planilla a los colaboradores.
• Diseñador de reportes: permite crear plantillas personalizadas (.mrt) para recibo, planilla, aportes, cuadre, ISR, Vacaciones, Liquidación, carta, constancia y pagaré; cuando existe una plantilla, el PDF se genera con ese diseño. Los diez Reportes de gestión incorporados al centro de Reportes (Libro de Salarios, Costo laboral, Comparativo, Provisiones, Décimo, Horas extras, Ausentismo, Movimiento de personal, Dispersión bancaria y Planilla de personal) se emiten siempre con el diseño estándar y no admiten plantilla propia.
• Empleados: la Nacionalidad, el Departamento, el Banco y la Fecha de Ingreso de la ficha alimentan, respectivamente, la Proporción 90/10, el Costo laboral por departamento, la Dispersión bancaria y el Movimiento de personal.
• Portal del colaborador: Mis Recibos, Mis Documentos, Mis Préstamos.