Empleados

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso Total y Captura de Datos (crear/editar/eliminar); Aprobador y Solo Lectura (solo consulta). Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Salario mínimo — Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 (Gaceta 30438, vigente 16-ene-2026). Registro de personal para Planilla/SIPE y Carta de Trabajo (Código de Trabajo). Proporción 90/10 (Art. 17 del Código de Trabajo).

Resumen

Empleados es el registro maestro del personal de cada empresa cliente. Aquí se crea y mantiene la ficha de cada trabajador (datos personales, Cédula, Número de Seguro Social, salario, puesto y cuenta bancaria), que luego alimenta la Planilla, el Décimo, las Vacaciones, la Liquidación y el reporte SIPE. Lo usan los proveedores de servicios de nómina para dar de alta y mantener al personal de las empresas que administran.

Navegación

• Menú lateral: Empleados (ruta /master/employees). Al abrir un empleado se muestra su ficha en /master/employees/{id}.
• Menú lateral: Maestra → Importar Empleados (ruta /master/employees/import) para la carga masiva.
• Relacionado: Maestra → Numeración de empleados define cómo se asigna la ficha (código).

Conceptos clave

• Ficha / Código: identificador del empleado dentro de la empresa. Si la numeración manual está deshabilitada, el sistema lo asigna y el campo aparece bloqueado con el aviso "Asignado automáticamente (la numeración manual está deshabilitada)".
• Cédula: documento de identidad nacional (formatos como 8-123-456, E-8-12, N-20-1).
• Número de Seguro Social: número de afiliación a la CSS, requerido para la Planilla y el reporte SIPE.
• Tipo de Salario: Asalariado (salario mensual) o Por hora (tarifa por hora).
• Salario Mensual: salario base mensual. Se captura al crear al empleado; después no se edita en la ficha, sino con Cambiar salario. Si queda por debajo del Salario mínimo configurado, el sistema muestra una advertencia (no impide guardar).
• Historial salarial: tarjeta de la ficha donde queda cada cambio de salario: valor anterior, valor nuevo, variación porcentual, motivo, quién lo hizo y cuándo.
• Frecuencia de Pago: Quincenal (24 pagos al año, la predeterminada), Mensual (12), Semanal (52) o Bisemanal (cada 14 días, 26).
• Estado: Activo, Suspendido o Terminado. Es lo único que define si el empleado está activo (no hay una casilla aparte).
• Nacionalidad: país de origen del colaborador. Alimenta el reporte de Proporción 90/10. Solo se captura en la ficha.
• Cambios sin guardar: la ficha avisa antes de que usted salga con modificaciones pendientes del formulario principal.
• Conceptos recurrentes: ingresos o deducciones fijas que se aplican automáticamente en cada planilla (asignaciones, pensión alimenticia, cuotas sindicales). Vea Conceptos recurrentes.

Tarea 1 — Crear un empleado

Antes de empezar: necesita el rol Acceso Total o Captura de Datos. Tenga a mano la Cédula, el Número de Seguro Social, el salario y los datos bancarios del colaborador. Los catálogos de Departamentos, Puestos, Centros de costo y Bancos deben estar configurados.

1. En el menú lateral, haga clic en Empleados.

   

   La lista muestra el personal de la empresa activa, ordenado por Código.

2. Haga clic en Nuevo, en la esquina superior derecha de la lista.

   

   Se abre el cuadro de diálogo Nuevo Empleado.

3. Deje Tipo de Salario en Asalariado (elija Por hora solo si el colaborador cobra por hora). El Código se propone automáticamente.

   

   Con la numeración automática activa, el Código aparece bloqueado. El número que se muestra es el siguiente disponible al abrir el cuadro; el definitivo se asigna al guardar.

4. Escriba la Cédula, el Nombre y el Apellido (en el ejemplo, 8-912-3456, María Fernanda, Castillo Rodríguez).

   

   Nombre y Apellido son obligatorios: sin ellos, Guardar queda deshabilitado.

5. Complete Número de Seguro Social, Correo y Teléfono.

   

   El Número de Seguro Social se usa en la Planilla y en el archivo SIPE.

6. En Fecha de Ingreso y Fecha de Nacimiento, escriba o elija las fechas (en el ejemplo, 09/16/2026 y 03/14/1992).

   

   La Fecha de Ingreso trae la fecha de hoy por defecto. Las fechas usan el formato mes/día/año.

7. En Salario Mensual, escriba el salario base (en el ejemplo, 1,250.00).

   

   Si el valor es inferior al Salario mínimo configurado aparece una advertencia, que no impide guardar.

8. Revise Frecuencia de Pago y Estado. Por defecto son Quincenal y Activo.

   

   La frecuencia define cómo se prorratea el salario en cada planilla.

9. En Puesto, elija el cargo (en el ejemplo, Supervisor de Operaciones). El Departamento se completa solo.

   

   Al elegir el Puesto, NominaHQ toma el Departamento al que pertenece.

10. En Centro de Costo, elija el centro para la distribución contable (en el ejemplo, CC-OPE).

    

    El centro de costo se usa al contabilizar la planilla.

11. Registre los datos de pago: Banco, Cuenta Bancaria y Tipo de Cuenta (Ahorro o Corriente).

    

    El Banco se elige de la lista de la empresa; también puede escribir uno que no esté en la lista.

12. Si el colaborador usará el portal del empleado, escriba una Contraseña del portal del empleado. Es opcional.

    

    El empleado inicia sesión en la dirección de su empresa con su Ficha (código) y esta contraseña. No hay una casilla "Activo": el empleado queda activo mientras su Estado sea Activo.

13. Haga clic en Guardar.

    

    NominaHQ confirma con el aviso "Empleado <Código> creado" (en el ejemplo, E126) y vuelve a la lista.

14. Busque al nuevo empleado: escriba su apellido en Buscar, sobre la lista.

    

    La búsqueda opera sobre Código, Nombre, Apellido y Cédula.

Resultado: el empleado queda registrado y activo en la empresa, y se incluirá en la próxima planilla de su frecuencia. Si el plan de la cuenta ya alcanzó su límite de empleados, el sistema muestra un aviso, lo lleva a la pantalla de suscripción y no crea el registro.

Tarea 2 — Completar la ficha (Nacionalidad)

La Nacionalidad no está en el cuadro Nuevo Empleado ni en la importación masiva: se registra en la ficha. Es importante para el personal extranjero, porque alimenta el control de la Proporción 90/10.

15. En la lista de Empleados, haga clic en el Código del empleado (en el ejemplo, E126).

    

    El Código es un enlace que abre la ficha completa.

16. Revise la ficha. Arriba verá el nombre, el puesto y los indicadores (salario mensual, antigüedad, días de Vacaciones disponibles, préstamos pendientes y último neto pagado); debajo, las secciones Foto del empleado, Personal, Contacto, Empleo y Compensación y Cuenta bancaria.

    

    Más abajo están las tarjetas Historial salarial, Conceptos recurrentes, Notas y adjuntos, Contratos de trabajo, Documentos, Bitácora y Evaluaciones de desempeño.

17. En la sección Personal, escriba parte del nombre del país en Nacionalidad (en el ejemplo, panama) y elija Panamá en la lista.

    

    El filtro busca en cualquier parte del nombre y no distingue acentos: panama encuentra Panamá y mexico encuentra México. La lista incluye todos los países, con Panamá primero; si necesita un valor que no está en la lista, puede escribirlo.

18. Haga clic en Guardar, en la parte superior de la ficha.

    

    El botón guarda todos los campos del formulario principal de la ficha.

19. Confirme el aviso Empleado E126 actualizado.

    

    Los mismos pasos sirven para corregir cualquier otro dato de la ficha, salvo el Código y el salario.

Resultado: la ficha queda guardada con la Nacionalidad. Una ficha con la Nacionalidad en blanco se cuenta como panameña en el reporte de Proporción 90/10.

Tarea 3 — Cambiar el salario de un empleado

Antes de empezar: necesita un rol con permiso de escritura (Acceso Total o Captura de Datos); para los demás roles el enlace Cambiar salario no aparece.

20. Abra la ficha del empleado y, en Empleo y Compensación, haga clic en Cambiar salario, debajo del Salario Mensual.

    

    El Salario Mensual (o la Tarifa por Hora) es de solo lectura en la ficha: todo cambio pasa por este cuadro.

21. En Nuevo salario mensual, escriba el valor que regirá (en el ejemplo, 1,400.00). Deje Tipo de Salario como está, salvo que el empleado pase de asalariado a por hora o viceversa.

    

    El valor debe ser mayor que cero; si no, Guardar queda deshabilitado.

22. En Fecha efectiva, indique desde cuándo rige el nuevo salario (en el ejemplo, 10/01/2026).

    

    Toma la fecha de hoy por defecto.

23. En Motivo, elija una opción: Promoción, Ajuste anual, Ajuste por Salario mínimo, Cambio de puesto, Mérito / desempeño, Corrección u Otro.

    

    El motivo es obligatorio y queda en el historial.

24. En Notas, agregue una aclaración si lo desea (en el ejemplo, "Evaluación de desempeño del período de prueba").

    

    Las notas son opcionales (máximo 512 caracteres).

25. Haga clic en Guardar.

    

    NominaHQ confirma con el aviso Salario actualizado.

26. Revise la tarjeta Historial salarial de la ficha: muestra la nueva fila con la fecha efectiva, el salario anterior y el nuevo, la variación (+12.0%), el motivo, el usuario y la fecha de registro.

    

    El nuevo valor y su fila de historial se graban juntos: si algo falla, no queda ni lo uno ni lo otro.

Resultado: el salario queda actualizado con su trazabilidad. Las filas del historial no se editan ni se borran: si se equivocó, registre un nuevo cambio con el valor correcto y el motivo Corrección.

Tarea 4 — Salir de la ficha con cambios sin guardar

27. Si modificó algún dato de la ficha (en el ejemplo, el Teléfono) y hace clic en ← Empleados sin guardar, NominaHQ no sale de inmediato.

    

    Lo mismo ocurre al usar el menú lateral o el botón Atrás del navegador.

28. Elija una opción en el cuadro Cambios sin guardar: Seguir editando (vuelve a la ficha con sus cambios), Descartar cambios (sale sin guardar) o Guardar y salir (guarda y continúa; si el guardado falla, permanece en la ficha).

    

    Cerrar el cuadro con la X o con Esc equivale a Seguir editando.

Resultado: no pierde cambios por accidente. Si cierra la pestaña o recarga la página, el navegador muestra su propia confirmación genérica. Cambiar de empresa en el selector superior recarga la ficha directamente, así que guarde antes. El aviso vigila el formulario principal (datos personales, contacto, empleo, cuenta bancaria, foto y contraseña del portal); no vigila el salario (que se guarda con Cambiar salario) ni las tarjetas inferiores, que guardan sus datos al momento.

Tarea 5 — Importar empleados (carga masiva)

Antes de empezar: necesita el rol Acceso Total o Captura de Datos. Para archivos Excel, conviene partir de la plantilla oficial.

29. En el menú lateral, abra Maestra y haga clic en Importar Empleados.

    

    La pantalla tiene dos modos: Archivo Excel y Pegar CSV.

30. Para cargar un Excel, haga clic en Descargar plantilla Excel, llénela y súbala con Elegir archivo Excel (.xlsx).

    

    Con la plantilla, todas las columnas se asignan solas en Mapeo de columnas; con un archivo propio, revise la asignación de cada columna.

31. Para pocas filas, use la pestaña Pegar CSV y pegue una fila por empleado con las columnas Ficha,Nombre,Apellido,Cédula,CSS,FechaIngreso(dd/MM/yyyy),SalarioMensual,Email.

    

    En este modo la Fecha de Ingreso va como día/mes/año.

32. Marque Actualizar empleados existentes encontrados por coincidencia de Código solo si quiere que las filas con un Código existente actualicen a ese empleado. Por defecto está desmarcada.

    

    Desmarcada, una fila con un Código existente se rechaza como "Ficha duplicada".

33. Haga clic en Validar.

    

    Validar no guarda nada: solo genera la vista previa.

34. Revise la vista previa y haga clic en Importar (N), donde N es la cantidad de filas válidas.

    

    Cada fila muestra un ícono de válida o con error, la etiqueta Nuevo o Actualización y, si aplica, el motivo en Problema. Las filas con error no se importan.

Resultado: NominaHQ importa las filas válidas, muestra un aviso con la cantidad de empleados creados y actualizados (más los contratos y Conceptos recurrentes cargados, si los hubo) y vuelve a la lista de Empleados. Volver a empleados sale sin importar.

Reglas de la actualización por Código

• Una celda en blanco en una fila de actualización nunca borra ni sobrescribe el valor ya guardado.
• El Estado solo cambia si la columna Estado trae un valor; en blanco se conserva el actual, así que una fila sin Estado nunca reactiva a un empleado dado de baja.
• El límite de empleados del plan solo cuenta las filas nuevas.
• Si una fila de actualización trae un Salario Mensual distinto, el cambio queda en el Historial salarial con el motivo Importación masiva y la fecha de hoy como fecha efectiva. Lo mismo ocurre con un cambio de Tarifa por Hora o de Tipo de Pago.

Plantilla Excel de importación

La plantilla (Plantilla_Importacion_Empleados.xlsx) se genera en el momento para la empresa activa y contiene:

• Empleados: la hoja principal, con una columna por cada campo de la ficha. Las obligatorias tienen el encabezado en azul oscuro y las del contrato de trabajo en ámbar; cada encabezado tiene una nota con formato, descripción y ejemplo.
• Conceptos recurrentes: hoja opcional con una fila por concepto fijo del empleado (Ficha, Concepto, Monto).
• Instrucciones: la tabla de todos los campos y filas de ejemplo.
• Departamentos, Puestos, Centros de costo, Turnos, Bancos, Países y Conceptos: los catálogos actuales de la empresa.

Se importan la primera hoja y, si existe, la hoja Conceptos recurrentes; las demás son de referencia. No cambie los encabezados ni el nombre de la hoja Conceptos recurrentes. No se cargan por plantilla la foto, la contraseña del portal, las notas y adjuntos, los documentos ni las evaluaciones.

Un valor no reconocido en Fecha de Nacimiento, Tipo de Pago, Tarifa por Hora, Frecuencia de Pago, Estado o Tipo de Cuenta rechaza la fila con el motivo en Problema. Un Departamento, Puesto, Centro de Costo o Turno que no coincide se deja sin asignar.

Contrato de trabajo (columnas en ámbar): bloque opcional al final de la hoja Empleados. Si todas quedan vacías, la fila no crea contrato; si llena cualquiera, crea el contrato con las mismas reglas que el cuadro Nuevo contrato de la ficha, con el Salario Mensual del empleado. Si el empleado ya tiene un contrato vigente con la misma fecha de inicio, se actualiza en lugar de crear otro. La vista previa marca con un ícono de documento en Contrato las filas que cargarán contrato.

Hoja Conceptos recurrentes: cada fila asigna un concepto de monto fijo a un empleado. Ficha / Código debe ser un empleado de la hoja Empleados o uno ya existente (esto último requiere marcar la casilla de actualización); Concepto es el código o nombre de un concepto de monto fijo activo; Monto mayor que 0. Si el empleado ya tiene ese concepto, se actualiza el monto. Estas filas aparecen en una segunda tabla de la vista previa.

Otras tarjetas de la ficha

• Foto del empleado: haga clic en Subir foto y elija una imagen PNG o JPG de menos de 3 MB; Quitar foto la elimina.
• Carta de Trabajo: el botón del encabezado abre la carta laboral en PDF en una pestaña nueva.
• Conceptos recurrentes: elija un concepto, escriba el monto y haga clic en Agregar. Vea Conceptos recurrentes.
• Notas y adjuntos: escriba una nota, adjunte un archivo opcional (menos de 10 MB) y haga clic en Agregar nota.
• Contratos de trabajo: vea Contratos de trabajo.
• Documentos, Bitácora de permisos e Incapacidades y Evaluaciones de desempeño: vea Expediente digital y evaluaciones.

Referencia de campos

Cuadro Nuevo Empleado y ficha

Cuadro Cambiar salario

Tarjeta Historial salarial

Columnas de la lista

Foto o iniciales, Código (enlace a la ficha), Nombre, Apellido, Cédula, Número de Seguro Social, Departamento, Puesto, Salario, Fecha de Ingreso y Activo. Columnas muestra u oculta columnas y Excel exporta la lista.

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Empleados no tiene flujo de aprobación. La Numeración de empleados está reservada a administradores.

Notas de cumplimiento

• Salario mínimo: al capturar el salario (al crear o con Cambiar salario), el sistema compara contra el Salario mínimo configurado (Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025) y advierte si es inferior. Es informativo y no bloquea.
• Trazabilidad de la remuneración: ningún cambio de salario ocurre sin rastro; el Historial salarial es la evidencia ante una revisión laboral o una auditoría.
• Datos para CSS/SIPE: la Cédula y el Número de Seguro Social se usan en la Planilla y en el archivo de Carga Masiva del SIPE; manténgalos correctos para evitar rechazos.
• Proporción 90/10 (Art. 17): registre la Nacionalidad de todo el personal extranjero; una ficha en blanco se cuenta como panameña y subestima la proporción real.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Numeración de Empleados — máscara y asignación automática de la ficha.
• Contratos de trabajo y Expediente digital y evaluaciones — tarjetas de la ficha.
• Conceptos y Conceptos recurrentes — ingresos y deducciones fijos.
• Departamentos y puestos, Centros de costo, Bancos — catálogos de la ficha.
• Crear y calcular una planilla, Vacaciones, Liquidación — procesos que usan los datos del empleado.
• Reportes en PDF — Proporción 90/10, Planilla de personal y Movimiento de personal.