Conceptos de nómina

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total y Captura de datos (ver, crear, editar, eliminar); Aprobador y Solo lectura (solo ver); Administrador (acceso completo). Referencias regulatorias: Seguro Social/CSS (Ley 51 de 2005; Ley 462 de 2025), Seguro Educativo, ISR (Código Fiscal — personas naturales), Código de Trabajo (Art. 140 — salario en especie).

Resumen

Un concepto (concepto de nómina) es cada línea que puede aparecer en el Recibo de pago: un ingreso, una deducción del empleado o un aporte patronal. El catálogo de conceptos define cómo se nombra cada línea, cómo se calcula su monto y si su valor entra en la base de Seguro Social/CSS, Seguro Educativo e ISR. Lo utiliza el personal de nómina (proveedor) para mantener, por empresa, los ingresos y descuentos que se aplicarán al procesar la Planilla. Los conceptos legales (CSS, Seguro Educativo, ISR y los aportes patronales) se crean de forma automática al dar de alta una empresa.

Navegación

Maestra > Conceptos (ruta /master/concepts).

El catálogo es por empresa: los conceptos que se muestran corresponden a la empresa activa seleccionada en la cabecera.

Conceptos clave

• Tipo de concepto: clasifica la línea.
  • Ingreso: suma a lo devengado del empleado.
  • Deducción: descuenta del pago del empleado.
  • Aporte Patronal: costo a cargo del empleador; no se descuenta al empleado.
• Método de Cálculo: cómo se obtiene el monto de la línea. El diálogo muestra únicamente el campo que corresponde al método elegido.
  • Fijo: monto fijo por período (campo Monto Predeterminado).
  • Porcentaje: el monto de cada empleado es su salario del período × el valor del campo Porcentaje, expresado como fracción (por ejemplo, 0.05 = 5 %).
  • Fórmula: expresión que usted escribe en el campo Fórmula y que NominaHQ evalúa para cada empleado al Procesar la planilla. Vea Escribir una fórmula.
  • Automático: regla legal incorporada que resuelve el motor (CSS, Seguro Educativo, ISR y aportes patronales), identificada por la Clave del motor.
• Clave del motor: identificador interno de la regla legal de un concepto Automático (por ejemplo, CSS_EMPLOYEE, SEGURO_EDU_EMPLOYEE, ISR, CSS_EMPLOYER, SEGURO_EDU_EMPLOYER, RIESGOS).
• Indicadores de afectación (CSS / Seguro Educativo / ISR): determinan si el monto del concepto entra en la base sobre la que se calcula cada cuota o impuesto.
• Concepto de sistema: concepto legal creado automáticamente, identificado con el indicador Sistema en la tabla. Es requerido por el cálculo legal y por las declaraciones SIPE y Planilla 03.

Paso a paso

Crear un concepto

1. Vaya a Maestra > Conceptos.
2. Presione Nuevo.
3. Código: escriba el código corto del concepto (por ejemplo, BON). Obligatorio. No se podrá cambiar después de guardar.
4. Nombre: escriba el nombre del concepto. Obligatorio.
5. Español: nombre que se muestra en el Recibo de pago. Opcional.
6. Tipo: elija en la lista desplegable Ingreso, Deducción o Aporte Patronal.
7. Método de Cálculo: elija Fijo, Porcentaje, Fórmula o Automático.
8. Complete el campo que aparece debajo; el diálogo muestra solo el que corresponde al método elegido:
   • Fijo → Monto Predeterminado: monto fijo por período. Opcional.
   • Porcentaje → Porcentaje: tasa como fracción (por ejemplo, 0.05 para 5 %). El monto será el salario del período de cada empleado multiplicado por esta tasa.
   • Fórmula → Fórmula: la expresión a evaluar. Obligatoria con este método; vea Escribir una fórmula.
   • Automático → Clave del motor: clave de la regla legal.
9. Sujeto a CSS / Sujeto a Seguro Educativo / Sujeto a ISR: marque cada casilla si el monto del concepto debe incluirse en la base de Seguro Social/CSS, Seguro Educativo o ISR, respectivamente.
10. Orden: número que determina la posición del concepto en las listas. Opcional.
11. Activo: déjelo marcado para que el concepto esté disponible en la nómina.
12. Presione Guardar.

Escribir una fórmula

El campo Fórmula solo aparece cuando el Método de Cálculo es Fórmula. Mientras escribe, NominaHQ valida la expresión en vivo: si es inválida muestra el error debajo del campo, y si es válida muestra una vista previa rotulada Ejemplo con un empleado de muestra con el monto que resultaría. El botón Guardar permanece deshabilitado mientras la fórmula esté vacía o contenga un error.

Sintaxis

• Operadores +, -, *, / y paréntesis ( ).
• Los decimales se escriben con punto: 0.02, no 0,02.
• Los argumentos de una función se separan con punto y coma (;).
• Los nombres de variables y funciones no distinguen mayúsculas de minúsculas.
• Una división entre cero es un error, salvo dentro de la rama de un SI que no resulta seleccionada: SI(HORAS_RELOJ > 0; SALARIO / HORAS_RELOJ; 0) es válida aunque el empleado no tenga horas registradas.

Funciones disponibles

Variables disponibles

Ejemplos

Los conceptos con método Fórmula o Porcentaje se evalúan automáticamente para todos los Empleados incluidos en la planilla; no hay que asignarlos empleado por empleado. Si el monto calculado es cero, la línea no aparece en el recibo. Cuando el concepto es una Deducción, el monto se recorta automáticamente para que el pago neto nunca quede por debajo del Salario mínimo del período ni en negativo (Arts. 161/162 del Código de Trabajo). Horas extras (HE) es la excepción: figura con método Fórmula pero sin expresión, porque su monto proviene de la pantalla Planilla > Horas extras y no del evaluador.

Editar un concepto

1. En Maestra > Conceptos, haga clic en el Código del concepto (es un enlace) o use el menú contextual (clic derecho) y elija Editar.
2. Modifique los campos. El Código aparece deshabilitado y no puede cambiarse.
3. Presione Guardar.

Eliminar un concepto

• Para uno solo: clic derecho sobre la fila > Eliminar y confirme.
• Para varios: marque las filas y presione Eliminar en la barra de acciones; confirme en el aviso.

Buscar

Use el buscador de la lista; filtra por Código, Nombre y Español.

Referencia de campos

Nota: el diálogo muestra un solo campo de monto a la vez, el que corresponde al Método de Cálculo elegido. Al cambiar de método, el campo anterior desaparece y aparece el nuevo.

Columnas de la tabla de conceptos

La lista muestra: Código, Nombre, Español, Tipo, Método de Cálculo, CSS (marca de afectación), ISR (marca de afectación), Sistema y Activo.

Conceptos predeterminados

Al crear una empresa se carga este catálogo. Los marcados como Sistema usan el método Automático.

Ingresos

Deducciones del empleado

Aportes patronales

Roles y permisos

Crear, editar y eliminar requieren el permiso de escritura. Los conceptos no tienen flujo de aprobación, por lo que la columna Aprobar no aplica.

Notas de cumplimiento

• Los indicadores de afectación (CSS, Seguro Educativo, ISR) determinan la base sobre la que se calculan las cuotas y el impuesto, y por lo tanto inciden en lo que se declara en SIPE y en la Planilla 03. Configúrelos según el tratamiento legal de cada concepto.
• Tasas vigentes que aplica el motor sobre las bases afectas: Seguro Social/CSS 9.75 % empleado y 13.25 % empleador (rampa Ley 462: 14.25 % en 2027 y 15.25 % en 2029); Seguro Educativo 1.25 % empleado y 1.50 % empleador; ISR anualizado por tramos (0 % hasta 11,000; 15 % de 11,000 a 50,000; 25 % sobre el excedente). Riesgos Profesionales es patronal, según la actividad (CIIU) de la empresa.
• Los conceptos Automático (Sistema) resuelven su tasa con la Clave del motor y los Parámetros legales vigentes por fecha; la tasa legal no se define en esta pantalla.
• En esta versión, los ingresos calculados por Fórmula o Porcentaje no alimentan las bases de CSS, Seguro Educativo ni ISR de la misma planilla —el mismo tratamiento que ya tienen los Conceptos recurrentes del empleado—, aunque marque sus casillas de afectación. Si el ingreso debe cotizar, verifique el resultado antes de aprobar la corrida.
• Salario en Especie (ESP) es cotizable sobre su valor declarado, hasta el 20 % del salario (Art. 140 del Código de Trabajo).
• Asignaciones no cotizables como Combustible, Viáticos y Dieta se cargan sin afectación a CSS, Seguro Educativo ni ISR; deben sustentarse con documentación.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Empresas (Maestra > Empresas) — al crear una empresa se carga el catálogo de conceptos predeterminado.
• Conceptos recurrentes del empleado — asignación de ingresos y deducciones fijas por empleado.
• Horas extras (Planilla > Horas extras) — origen del concepto HE (Vacaciones y Horas extras).
• Mapa de Cuentas GL (Maestra > Mapa de Cuentas GL) — contabilización de los conceptos en CifraHQ.
• Exportación SIPE y Planilla 03 — uso de los conceptos y sus afectaciones en las declaraciones.