Conceptos de nómina

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total y Captura de datos (ver, crear, editar, eliminar); Aprobador y Solo lectura (solo ver); Administrador (acceso completo). Referencias regulatorias: Seguro Social/CSS (Ley 51 de 2005; Ley 462 de 2025), Seguro Educativo, ISR (Código Fiscal — personas naturales), Código de Trabajo (Art. 140 — salario en especie).

Resumen

Un concepto (concepto de nómina) es cada línea que puede aparecer en el Recibo de pago: un ingreso, una deducción del empleado o un aporte patronal. El catálogo de conceptos define cómo se nombra cada línea, cómo se calcula su monto y si su valor entra en la base de Seguro Social/CSS, Seguro Educativo e ISR. Lo utiliza el personal de nómina (proveedor) para mantener, por empresa, los ingresos y descuentos que se aplicarán al procesar la Planilla. Los conceptos legales (CSS, Seguro Educativo, ISR y los aportes patronales) se crean de forma automática al dar de alta una empresa.

Navegación

Maestra > Conceptos (ruta /master/concepts).

El catálogo es por empresa: los conceptos que se muestran corresponden a la empresa activa seleccionada en la cabecera.

Conceptos clave

• Tipo de concepto: clasifica la línea.
  • Ingreso: suma a lo devengado del empleado.
  • Deducción: descuenta del pago del empleado.
  • Aporte Patronal: costo a cargo del empleador; no se descuenta al empleado.
• Método de Cálculo: cómo se obtiene el monto de la línea. El diálogo muestra únicamente el campo que corresponde al método elegido.
  • Fijo: monto fijo por período (campo Monto Predeterminado).
  • Porcentaje: el monto de cada empleado es su salario del período × el valor del campo Porcentaje, expresado como fracción (por ejemplo, 0.05 = 5 %).
  • Fórmula: expresión que usted escribe en el campo Fórmula y que NominaHQ evalúa para cada empleado al Procesar la planilla. Vea Escribir una fórmula.
  • Automático: regla legal incorporada que resuelve el motor (CSS, Seguro Educativo, ISR y aportes patronales), identificada por la Clave del motor.
• Clave del motor: identificador interno de la regla legal de un concepto Automático (por ejemplo, CSS_EMPLOYEE, SEGURO_EDU_EMPLOYEE, ISR, CSS_EMPLOYER, SEGURO_EDU_EMPLOYER, RIESGOS).
• Indicadores de afectación (CSS / Seguro Educativo / ISR): determinan si el monto del concepto entra en la base sobre la que se calcula cada cuota o impuesto.
• Pensión alimenticia (casilla): marca una deducción como pensión alimenticia para que se descuente con prioridad legal y fuera del tope del 50% (Arts. 161 y 162 del Código de Trabajo).
• Concepto de sistema: concepto legal creado automáticamente, identificado con el indicador Sistema en la tabla. Es requerido por el cálculo legal y por las declaraciones SIPE y Planilla 03.

Tarea 1 — Crear un concepto de monto fijo

Antes de empezar: necesita el rol Acceso total o Captura de datos. Confirme en la barra superior que está seleccionada la empresa correcta: el catálogo es por empresa. En el ejemplo se crea el ingreso Bono de Asistencia (código BASI) para Acme Operaciones, S.A.

1. En el menú lateral, abra Maestra y haga clic en Conceptos.

   

   La lista muestra el código, nombre, tipo, método de cálculo y afectaciones de cada concepto.

2. Haga clic en Nuevo.

   

   Se abre el cuadro Nuevo Concepto.

3. Escriba el Código (en el ejemplo, BASI), el Nombre y, si desea otro texto en el recibo, el nombre en Español.

   

   Código y Nombre son obligatorios. El Código no se puede cambiar después de guardar.

4. En Tipo, deje Ingreso o elija Deducción o Aporte Patronal.

   

   Un ingreso suma a lo devengado; una deducción descuenta del pago; un aporte patronal es costo del empleador.

5. En Método de Cálculo, deje Fijo para un monto por período.

   

   Las otras opciones son Porcentaje, Fórmula y Automático (reglas legales del sistema).

6. En Monto Predeterminado, escriba el monto por período (en el ejemplo, 25.00).

   

   Este monto se propone al asignar el concepto a un empleado en su ficha; allí se puede ajustar.

7. Marque Sujeto a CSS, Sujeto a Seguro Educativo y Sujeto a ISR según el tratamiento legal del concepto. Un bono de asistencia es salario, así que se marcan los tres.

   

   Estas casillas deciden si el monto entra en la base de cada cuota o impuesto.

8. Deje Orden en 0 o indique la posición en las listas, y deje marcada la casilla Activo.

   

   Un concepto inactivo no está disponible para la nómina.

9. Haga clic en Guardar.

   

   NominaHQ confirma con el aviso "Concepto BASI creado".

10. Busque el concepto nuevo escribiendo parte del nombre en Buscar.

    

    El buscador filtra por Código, Nombre y Español.

Resultado: el concepto queda en el catálogo de la empresa. Un concepto Fijo no se aplica solo: asígnelo a cada empleado en su ficha. Vea Conceptos recurrentes.

Tarea 2 — Crear un concepto con fórmula

Antes de empezar: un concepto activo con método Fórmula o Porcentaje se evalúa para todos los Empleados de la planilla, sin asignarlo uno por uno. Revise la vista previa antes de guardar. En el ejemplo, una prima del 2% del salario solo para quien supere 5 años de antigüedad.

11. En Nuevo Concepto, complete Código y Nombre y elija Fórmula en Método de Cálculo. Aparece el campo Fórmula con la lista de variables y funciones disponibles.

    

    El cuadro muestra solo el campo que corresponde al método elegido.

12. Escriba la expresión en Fórmula (en el ejemplo, SI(ANTIGUEDAD_ANOS > 5; SALARIO * 0.02; 0)). Revise la vista previa Ejemplo con un empleado de muestra.

    

    La vista previa confirma que la fórmula es válida y muestra el monto que resultaría.

13. Si la expresión tiene un error, NominaHQ lo explica debajo y deshabilita Guardar. En el ejemplo, el decimal se escribió con coma.

    

    Los decimales se escriben con punto (0.02) y los argumentos se separan con punto y coma.

Resultado: al corregir la fórmula y hacer clic en Guardar, el concepto se calcula automáticamente en cada planilla. Vea Escribir una fórmula más abajo para la sintaxis completa.

Tarea 3 — Editar un concepto

14. En el catálogo, haga clic en el Código del concepto (en el ejemplo, BASI). También puede usar clic derecho → Editar.

    

    Se abre el cuadro Editar Concepto.

15. Modifique los campos (en el ejemplo, el Monto Predeterminado pasa a 30.00) y haga clic en Guardar. El Código aparece bloqueado.

    

    Cambiar el monto predeterminado no modifica los montos ya asignados a los Empleados.

16. Confirme el aviso "Concepto BASI actualizado" y revise la fila en el catálogo.

    

    Las columnas CSS e ISR muestran la afectación del concepto.

Resultado: el cambio se aplica en las planillas que se calculen después.

Tarea 4 — Eliminar un concepto

17. Haga clic derecho sobre la fila del concepto y elija Eliminar; confirme en el aviso. Para varios a la vez, marque las filas y use Eliminar en la barra de acciones.

    

    No elimine los conceptos marcados Sistema: el cálculo legal y las declaraciones los necesitan. Si un concepto ya no se usa, es más seguro desmarcar Activo.

Resultado: el concepto se retira del catálogo de la empresa.

Tarea 5 — Marcar un concepto como pensión alimenticia

La pensión alimenticia tiene preferencia legal: se descuenta completa, antes que las demás deducciones, y fuera del tope del 50% (Art. 161) y del salario inembargable (Art. 162). NominaHQ aplica esa prioridad a todo concepto de deducción que tenga marcada la casilla Pensión alimenticia, sin importar su código. El concepto PENA que se crea con la empresa ya la trae marcada; si usted crea otro concepto para pensiones, márquela.

18. En el catálogo, busque el concepto y haga clic en su Código (en el ejemplo, PENA).

    

    Se abre el cuadro Editar Concepto.

19. Verifique que la casilla Pensión alimenticia esté marcada y haga clic en Guardar. La casilla aparece en los conceptos de tipo Deducción.

    

    Debajo de la casilla se lee "Prioridad legal: se aplica completa, fuera del tope del 50% de descuentos."

Resultado: en cada planilla, las asignaciones de ese concepto se descuentan con prioridad y sin tope. Revise que ningún otro concepto de pensión del catálogo quede sin marcar.

Escribir una fórmula

El campo Fórmula solo aparece cuando el Método de Cálculo es Fórmula. Mientras escribe, NominaHQ valida la expresión en vivo: si es inválida muestra el error debajo del campo, y si es válida muestra una vista previa rotulada Ejemplo con un empleado de muestra con el monto que resultaría. El botón Guardar permanece deshabilitado mientras la fórmula esté vacía o contenga un error.

Sintaxis

• Operadores +, -, *, / y paréntesis ( ).
• Los decimales se escriben con punto: 0.02, no 0,02.
• Los argumentos de una función se separan con punto y coma (;).
• Los nombres de variables y funciones no distinguen mayúsculas de minúsculas.
• Una división entre cero es un error, salvo dentro de la rama de un SI que no resulta seleccionada: SI(HORAS_RELOJ > 0; SALARIO / HORAS_RELOJ; 0) es válida aunque el empleado no tenga horas registradas.

Funciones disponibles

Variables disponibles

Ejemplos

Los conceptos con método Fórmula o Porcentaje se evalúan automáticamente para todos los Empleados incluidos en la planilla; no hay que asignarlos empleado por empleado. Si el monto calculado es cero, la línea no aparece en el recibo. Cuando el concepto es una Deducción, el monto se recorta automáticamente para que el pago neto nunca quede por debajo del Salario mínimo del período ni en negativo (Arts. 161/162 del Código de Trabajo). Horas extras (HE) es la excepción: figura con método Fórmula pero sin expresión, porque su monto proviene de la pantalla Planilla > Horas extras y no del evaluador.

Referencia de campos

Nota: el diálogo muestra un solo campo de monto a la vez, el que corresponde al Método de Cálculo elegido. Al cambiar de método, el campo anterior desaparece y aparece el nuevo.

Columnas de la tabla de conceptos

La lista muestra: Código, Nombre, Español, Tipo, Método de Cálculo, CSS (marca de afectación), ISR (marca de afectación), Sistema y Activo.

Conceptos predeterminados

Al crear una empresa se carga este catálogo. Los marcados como Sistema usan el método Automático.

Ingresos

Deducciones del empleado

Aportes patronales

Roles y permisos

Crear, editar y eliminar requieren el permiso de escritura. Los conceptos no tienen flujo de aprobación, por lo que la columna Aprobar no aplica.

Notas de cumplimiento

• Los indicadores de afectación (CSS, Seguro Educativo, ISR) determinan la base sobre la que se calculan las cuotas y el impuesto, y por lo tanto inciden en lo que se declara en SIPE y en la Planilla 03. Configúrelos según el tratamiento legal de cada concepto.
• Tasas vigentes que aplica el motor sobre las bases afectas: Seguro Social/CSS 9.75 % empleado y 13.25 % empleador (rampa Ley 462: 14.25 % en 2027 y 15.25 % en 2029); Seguro Educativo 1.25 % empleado y 1.50 % empleador; ISR anualizado por tramos (0 % hasta 11,000; 15 % de 11,000 a 50,000; 25 % sobre el excedente). Riesgos Profesionales es patronal, según la actividad (CIIU) de la empresa.
• Los conceptos Automático (Sistema) resuelven su tasa con la Clave del motor y los Parámetros legales vigentes por fecha; la tasa legal no se define en esta pantalla.
• En esta versión, los ingresos calculados por Fórmula o Porcentaje no alimentan las bases de CSS, Seguro Educativo ni ISR de la misma planilla —el mismo tratamiento que ya tienen los Conceptos recurrentes del empleado—, aunque marque sus casillas de afectación. Si el ingreso debe cotizar, verifique el resultado antes de aprobar la corrida.
• Salario en Especie (ESP) es cotizable sobre su valor declarado, hasta el 20 % del salario (Art. 140 del Código de Trabajo).
• Asignaciones no cotizables como Combustible, Viáticos y Dieta se cargan sin afectación a CSS, Seguro Educativo ni ISR; deben sustentarse con documentación.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Empresas (Maestra > Empresas) — al crear una empresa se carga el catálogo de conceptos predeterminado.
• Conceptos recurrentes del empleado — asignación de ingresos y deducciones fijas por empleado.
• Horas extras (Planilla > Horas extras) — origen del concepto HE (Vacaciones y Horas extras).
• Mapa de Cuentas GL (Maestra > Mapa de Cuentas GL) — contabilización de los conceptos en CifraHQ.
• Exportación SIPE y Planilla 03 — uso de los conceptos y sus afectaciones en las declaraciones.