Conceptos recurrentes por empleado

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (Acceso total, Captura de datos, Aprobador, Solo lectura). Asignar, editar el monto y eliminar: roles con permiso de escritura (Acceso total, Captura de datos). Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 161 (tope del 50% de las deducciones) y Art. 162 (salario inembargable). La pensión alimenticia tiene preferencia legal y está exenta del tope y del salario inembargable.

Resumen

Un concepto recurrente es un ingreso o una deducción de monto fijo que se asigna a un empleado específico y se aplica automáticamente en cada planilla regular, sin tener que capturarlo período por período. Sirve para descuentos judiciales como la Pensión Alimenticia y el Embargo Judicial, para cuotas (por ejemplo, cuotas sindicales) y para asignaciones fijas. Lo usan las personas que mantienen la ficha del empleado (Acceso total o Captura de datos).

Navegación

Menú Empleados (/master/employees) → clic en el Código del empleado para abrir su ficha → tarjeta Conceptos recurrentes.

Conceptos clave

• Concepto recurrente: ingreso o deducción de monto fijo asignado a un empleado, aplicado automáticamente en cada planilla.
• Ingreso: concepto que suma al salario bruto del período.
• Deducción: concepto que resta del pago neto del período.
• Pensión Alimenticia: descuento judicial con preferencia legal; se aplica completo y está exento del tope del 50% y del salario inembargable. NominaHQ le da esta prioridad a todo concepto que tenga marcada la casilla Pensión alimenticia en el catálogo (vea Conceptos de nómina).
• Embargo Judicial: descuento judicial ordinario; comparte el presupuesto sujeto al tope del 50%.
• Catálogo de conceptos: lista de conceptos de la empresa (menú Maestra → Conceptos). Solo se pueden asignar aquí los conceptos del catálogo que sean de monto fijo (ingresos o deducciones).
• Tope del 50% (Art. 161): el total de deducciones autorizadas, salvo la pensión alimenticia, no puede exceder el 50% del salario en dinero.
• Salario inembargable (Art. 162): las deducciones, salvo la pensión alimenticia, no pueden reducir el neto por debajo del Salario mínimo del período.

Tarea 1 — Asignar un concepto recurrente a un empleado

Antes de empezar: el concepto debe existir en el catálogo (Maestra → Conceptos) como ingreso o deducción de monto fijo y estar activo. Necesita el rol Acceso total o Captura de datos. En el ejemplo se asigna la Cuota Sindical a María Fernanda Castillo Rodríguez (E126).

1. Abra la ficha del empleado (Empleados → clic en el Código) y desplácese hasta la tarjeta Conceptos recurrentes. Haga clic en la lista Elija un concepto.

   

   Si el empleado no tiene conceptos, la tarjeta muestra "No hay conceptos recurrentes asignados.".

2. Elija el concepto en la lista (en el ejemplo, Cuota Sindical (SIND)). También puede escribir parte del nombre para filtrar.

   

   Cada concepto muestra su código entre paréntesis. Solo aparecen conceptos activos de monto fijo; los que calcula la propia planilla (salario, Vacaciones, Ausencias, Horas extras, décimo, preaviso, indemnización y prima de antigüedad) no se ofrecen.

3. Escriba el monto que se aplicará en cada planilla (en el ejemplo, 15.00).

   

   Al elegir el concepto, el monto se completa con el monto predeterminado del catálogo; puede cambiarlo.

4. Haga clic en Agregar.

   

   Agregar queda deshabilitado mientras no haya un concepto elegido.

5. Revise la tabla: NominaHQ confirma con el aviso Concepto asignado y muestra el concepto con su Tipo (Ingreso o Deducción) y su Monto.

   

   Si el concepto ya estaba asignado, aparece "Ese concepto ya está asignado a este empleado." y no se duplica.

Resultado: el concepto se aplicará automáticamente en cada planilla regular del empleado a partir de la próxima que se calcule.

Tarea 2 — Cambiar el monto de un concepto asignado

6. En la fila del concepto, haga clic en el ícono de lápiz.

   

   El monto de la fila pasa a ser editable.

7. Escriba el nuevo monto (en el ejemplo, 18.50) y haga clic en el ícono de visto para guardarlo. La equis descarta el cambio.

   

   Solo cambia el monto: para cambiar el concepto, elimínelo y asigne el otro.

8. Confirme el aviso Monto actualizado y el nuevo valor en la tabla.

   

   Las planillas ya calculadas conservan el monto anterior.

Resultado: las próximas planillas aplican el nuevo monto.

Tarea 3 — Quitar un concepto recurrente

9. Haga clic en el ícono de papelera de la fila.

   

   Se abre el cuadro Quitar concepto recurrente.

10. Confirme con Eliminar, o haga clic en Cancelar para conservar el concepto.

    

    Al confirmar aparece el aviso Concepto eliminado.

Resultado: el concepto deja de aplicarse en las planillas que se calculen después. Las planillas ya generadas no cambian.

Referencia de campos

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Asignar conceptos recurrentes es una operación de captura de datos; el catálogo de conceptos en sí (menú Maestra → Conceptos) se administra por separado.

Notas de cumplimiento

Al generar la planilla regular, el sistema aplica los conceptos recurrentes en un orden de prioridad legal:

1. Ingresos recurrentes y contribuciones patronales: se aplican de forma directa, sin tope.
2. Pensión Alimenticia (conceptos con la casilla Pensión alimenticia marcada en el catálogo): se descuenta en su totalidad, con preferencia, exenta del tope del 50% (Art. 161) y del salario inembargable (Art. 162).
3. Deducciones sujetas a tope (por ejemplo, Embargo Judicial y deducciones voluntarias): se aplican dentro de un presupuesto igual al menor entre el 50% del salario en dinero (Art. 161) y el margen que mantiene el neto por encima del Salario mínimo del período (Art. 162). Si el presupuesto se agota, las deducciones siguientes se aplican de forma parcial o no se aplican en ese período.
4. Cuotas de Préstamos y anticipos: tienen la prioridad más baja y se descuentan dentro del presupuesto restante (se gestionan en otra sección, no aquí).

Por esta razón, una deducción recurrente puede aparecer en la planilla por un monto menor al asignado cuando el tope legal no permite descontarla completa.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Conceptos (menú Conceptos, /master/concepts): catálogo donde se definen los conceptos disponibles para asignar.
• Empleados (/master/employees): ficha del empleado donde se asignan los conceptos recurrentes.
• Préstamos y anticipos del empleado: descuentos por cuotas que se aplican después de los conceptos recurrentes, dentro del mismo tope legal.