Portal del colaborador
Aplica a: NominaHQ
Roles: Colaborador (cuenta de portal del empleado). La habilitación del acceso y la aprobación de solicitudes se realizan en la aplicación del operador (administradores / roles con permiso de escritura y aprobación).
Referencias regulatorias: Código de Trabajo art. 54 (Vacaciones); Décimo tercer mes; ISR y Seguro Social/CSS (recibos y constancia de ingresos).
Resumen
El Portal del Empleado es el espacio de autoservicio donde cada colaborador consulta su propia información de nómina sin pedírsela al empleador: recibos de pago, saldo de Vacaciones y solicitudes, saldos consolidados, Préstamos y anticipos, documentos laborales (carta de trabajo y constancia de ingresos) y sus datos personales. Cada colaborador solo ve y modifica sus propios datos. El acceso se hace por navegador web y también desde una aplicación móvil nativa que usa la API del portal.
Navegación
- Acceso web: página de inicio de sesión (/login) con el código (Ficha) o el correo del colaborador y su Contraseña del portal del empleado. Al ingresar, el sistema lleva al colaborador a /portal/inicio.
- Menú del portal (barra superior de pestañas): Inicio, Mis Recibos, Mis Vacaciones, Mis Saldos, Mis Préstamos, Mis Documentos, Mi Perfil.
- Cerrar sesión: botón Cerrar sesión en la esquina superior derecha.
- Idioma: selector ES / EN en la barra superior. El portal abre siempre en español (Panamá); el cambio a inglés es por sesión.
Conceptos clave
- Ficha / Código: identificador del empleado; sirve como nombre de usuario para entrar al portal.
- Contraseña del portal del empleado: clave independiente de las cuentas del operador, definida en el registro del empleado (Empleados → Contraseña del portal del empleado). Sin ella, el colaborador no puede entrar.
- Recibo de pago: comprobante en PDF de cada período pagado, con Bruto, Deducciones y Salario Neto.
- Vacaciones acumuladas: días devengados según la antigüedad (Art. 54). El portal muestra días disponibles, acumulados, tomados/aprobados y en solicitudes pendientes.
- Décimo (estimado): estimación de lo acumulado para la próxima partida del Décimo tercer mes (abril, agosto, diciembre).
- Préstamo / Anticipo: adelantos o préstamos al colaborador, con su saldo, capital, cuota y pagaré.
- Carta de Trabajo: carta de trabajo y salario en PDF.
- Constancia de Ingresos: documento anual o del año en curso con bruto, ISR y CSS.
Paso a paso
Ingresar al portal (web)
- Abra /login en el navegador.
- Nombre de Usuario: escriba su código (Ficha) o su correo. Obligatorio.
- Contraseña: escriba su Contraseña del portal del empleado. Obligatorio.
- Presione el botón de iniciar sesión. El portal abre en Inicio.
Si aún no tiene contraseña de portal, solicítela a su empleador. La define el operador en el registro del empleado.
Consultar y descargar un recibo
- Vaya a Mis Recibos.
- Ubique el período deseado en la lista (muestra Bruto, Deducciones y Salario Neto).
- Presione Descargar para abrir el recibo en PDF.
- Vaya a Mis Vacaciones.
- Presione Solicitar Vacaciones.
- Desde: seleccione la fecha de inicio. Obligatorio. No admite fechas anteriores a hoy.
- Hasta: seleccione la fecha de fin. Obligatorio. No admite fechas anteriores a hoy.
- Revise Días solicitados (se calcula solo según el rango).
- Notas: agregue un comentario si lo desea. Opcional.
- Presione Enviar solicitud. La solicitud queda en estado Pendiente hasta que su empleador la apruebe.
Si los días solicitados superan su saldo acumulado, el portal muestra el aviso: «esto excede su saldo acumulado; la aprobación queda a discreción de su empleador». Igual puede enviarla.
Actualizar datos de contacto
- Vaya a Mi Perfil.
- En la tarjeta Contacto, edite Correo, Teléfono o Dirección.
- Presione Guardar cambios. Aparece la confirmación «Datos de contacto actualizados».
Los datos personales (Nombre, Código, Cédula, No. CSS, Fecha de ingreso, Puesto, Departamento) y la Cuenta bancaria son de solo lectura. Para cambiar la cuenta bancaria, contacte a su empleador.
Generar documentos
- Vaya a Mis Documentos.
- Presione la tarjeta del documento deseado:
- Carta de Trabajo — carta de trabajo y salario.
- Constancia de Ingresos del año anterior — bruto, ISR y CSS del año completo.
- Constancia de Ingresos del año en curso — acumulado del año a la fecha.
- El documento se genera y abre en PDF.
Consultar préstamos
- Vaya a Mis Préstamos.
- Revise cada tarjeta: tipo (Préstamo o Anticipo), estado (Activo, Pagado o Anulada), Saldo, Capital y Cuota.
- Presione Pagaré para abrir el documento del préstamo en PDF.
Referencia de campos
Inicio
| Campo |
Tipo |
Obligatorio |
Descripción |
Validación |
| Último neto pagado |
Monto (solo lectura) |
— |
Salario neto del recibo más reciente y su período |
— |
| Días de Vacaciones disponibles |
Número (solo lectura) |
— |
Días acumulados menos tomados y solicitudes pendientes |
— |
| Préstamos pendientes |
Monto (solo lectura) |
— |
Saldo de Préstamos y anticipos activos |
— |
| Puesto / Departamento |
Texto (solo lectura) |
— |
Puesto y departamento del colaborador |
— |
| Campo |
Tipo |
Obligatorio |
Descripción |
Validación |
| Desde |
Fecha |
Sí |
Fecha de inicio de la solicitud |
No admite fechas anteriores a hoy |
| Hasta |
Fecha |
Sí |
Fecha de fin de la solicitud |
No admite fechas anteriores a hoy |
| Días solicitados |
Número (calculado) |
— |
Total de días según el rango |
Debe ser mayor que 0 para enviar |
| Notas |
Texto |
No |
Comentario para el empleador |
— |
Mi Perfil — Contacto (editable)
| Campo |
Tipo |
Obligatorio |
Descripción |
Validación |
| Correo |
Texto |
No |
Correo de contacto del colaborador |
— |
| Teléfono |
Texto |
No |
Teléfono de contacto |
— |
| Dirección |
Texto |
No |
Dirección de residencia |
— |
Mi Perfil — Personal y Cuenta bancaria (solo lectura)
| Campo |
Tipo |
Descripción |
| Nombre |
Texto |
Nombre y apellido |
| Código |
Texto |
Ficha del empleado |
| Cédula |
Texto |
Documento de identidad |
| No. CSS |
Texto |
Número de Seguro Social/CSS |
| Fecha de ingreso |
Fecha |
Fecha de contratación |
| Puesto |
Texto |
Puesto del colaborador |
| Departamento |
Texto |
Departamento |
| Banco |
Texto |
Banco de la cuenta de pago |
| Cuenta |
Texto |
Número de cuenta |
| Tipo |
Texto |
Corriente o Ahorro |
Roles y permisos
El portal opera bajo el principio de autoservicio: cada cuenta de colaborador accede únicamente a sus propios datos.
| Rol |
Ver |
Crear |
Editar |
Eliminar |
Aprobar |
| Colaborador (cuenta de portal) |
Sí (solo datos propios) |
Sí (solicitudes de Vacaciones) |
Sí (solo datos de contacto propios) |
No |
No |
Acciones que se realizan en la aplicación del operador, no en el portal:
- Habilitar el acceso (definir la Contraseña del portal del empleado): administradores / roles con permiso de escritura sobre Empleados.
- Aprobar o rechazar las solicitudes de Vacaciones enviadas desde el portal: roles con permiso de aprobación (Approver / Acceso total).
Notas de cumplimiento
- Vacaciones: los días disponibles y el valor acumulado se calculan según la antigüedad conforme al Código de Trabajo (Art. 54). El envío de una solicitud no la aprueba: queda Pendiente hasta la aprobación del empleador.
- Décimo tercer mes: la tarjeta Décimo (estimado) muestra una estimación de lo acumulado para la próxima partida; el Décimo se paga en abril, agosto y diciembre. Es un estimado informativo, no el cálculo final de la partida.
- Constancia de Ingresos: refleja bruto, ISR y CSS del año seleccionado; sirve como soporte de ingresos del colaborador.
- Alcance de datos: cada colaborador solo puede consultar sus propios recibos, saldos y documentos; no tiene acceso a la planilla completa ni a datos de otros Empleados.
Solución de problemas
| Síntoma |
Causa probable |
Solución |
| No puede iniciar sesión en el portal |
El empleado no tiene Contraseña del portal definida, o el usuario/correo no coincide |
Solicite a su empleador que defina la contraseña del portal en su registro; verifique que usa su Ficha (Código) o correo correcto |
| Inicia sesión pero no ve el portal |
La cuenta no es de empleado, o el registro está inactivo |
El acceso al portal requiere un empleado activo con contraseña de portal; contacte a su empleador |
| «Aún no tiene recibos.» |
No hay recibos de nómina regular asociados al colaborador |
Aparecerán cuando el empleador procese y registre una planilla regular |
| «No tiene préstamos ni anticipos activos.» |
El colaborador no tiene préstamos/anticipos vigentes |
No requiere acción |
| El cambio de cuenta bancaria no aparece en el perfil |
La cuenta bancaria es de solo lectura en el portal |
Solicite el cambio a su empleador |
| La solicitud de Vacaciones sigue en Pendiente |
Aún no ha sido revisada por el empleador |
Espere la aprobación; el estado cambia a Aprobada o Rechazada |
Acceso desde la aplicación móvil
Existe una aplicación móvil nativa (.NET MAUI) que consume la API del Portal del Empleado:
- Autenticación: la app inicia sesión una vez (código/Ficha o correo + contraseña del portal) y recibe un token JWT de tipo Bearer; lo envía en cada llamada a los endpoints
/api/v1/portal/*.
- Vigencia del token: 12 horas; la app vuelve a iniciar sesión al expirar.
- Alcance: cada endpoint está limitado al colaborador autenticado (solo sus propios datos).
- Host: la app apunta siempre al host del tenant (su empleador); el host identifica al tenant.
- Documentación interactiva de la API: disponible en /developers (sección Employee Portal).
Funciones relacionadas
- Empleados (registro del empleado y Contraseña del portal del empleado).
- Vacaciones (aprobación de solicitudes).
- Recibos de pago y planillas.
- Préstamos y anticipos.
- Documentos: Carta de Trabajo y Constancia de Ingresos.