Incapacidades

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (FullAccess, DataEntry, Approver, ViewOnly). Crear, editar y eliminar: roles con permiso de escritura (FullAccess, DataEntry). Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 107 (prorrateo del salario y de la base de cotización durante días subsidiados por la CSS); Ley 27 de 2017 (licencia de paternidad, 3 días). Seguro Social/CSS: subsidio por incapacidad.

Resumen

La función Incapacidades CSS registra los períodos de incapacidad certificados por el Seguro Social/CSS de cada empleado (enfermedad, maternidad, riesgo profesional o paternidad). Durante los días subsidiados por la CSS, el empleado recibe el subsidio de la CSS y ese salario no lo paga el empleador, por lo que no cotiza CSS/Seguro Educativo ni causa ISR. El registro permite separar los días pagados por el empleador de los días que cubre el subsidio, de modo que la planilla refleje correctamente el salario y la base de cotización. La usan las personas que preparan la planilla (proveedor de servicios de planilla y su personal de captura).

Navegación

Nómina > Incapacidades (ruta /payroll/incapacidades).

Conceptos clave

• Incapacidad: período en que el empleado no labora por enfermedad, maternidad, riesgo profesional o paternidad, certificado por la CSS.
• Subsidio CSS: pago que realiza el Seguro Social/CSS al empleado durante los días de incapacidad cubiertos. El salario de esos días no lo paga el empleador.
• Días pagados por el empleador: días iniciales que cubre el empleador antes de que comience el subsidio de la CSS (habitual en enfermedad común; normalmente 0 en maternidad y riesgo profesional).
• Días CSS: días del período que cubre el subsidio de la CSS. Se calculan como el total de días del período menos los días pagados por el empleador.
• Tipos de incapacidad: Enfermedad, Maternidad, Riesgo Profesional y Paternidad.

Paso a paso

Registrar una incapacidad

1. Vaya a Nómina > Incapacidades.
2. Presione Registrar incapacidad.
3. Empleado: seleccione el empleado en la lista desplegable. Puede escribir para filtrar por código o nombre. Obligatorio.
4. Tipo: seleccione el tipo de incapacidad (Enfermedad, Maternidad, Riesgo Profesional o Paternidad). El valor predeterminado es Enfermedad. Opcional.
5. Desde: indique la fecha de inicio en el campo de fecha. Obligatorio.
6. Hasta: indique la fecha de fin en el campo de fecha. No puede ser anterior a la fecha de inicio. Obligatorio.
7. Días pagados por el empleador (antes del subsidio CSS): ingrese el número de días iniciales a cargo del empleador. El valor predeterminado es 0. Opcional.
8. Número de caso CSS: ingrese el número del caso asignado por la CSS, si lo tiene. Opcional.
9. Notas: agregue cualquier observación. Opcional.
10. Presione Guardar.

El botón Guardar permanece deshabilitado mientras no se haya seleccionado un empleado o mientras la fecha Hasta sea anterior a la fecha Desde. En ese caso se muestra el aviso: "La fecha de fin debe ser igual o posterior a la de inicio." Al guardar, el sistema confirma con el mensaje "Incapacidad registrada".

Editar una incapacidad

1. En la tabla, haga clic en el nombre del empleado o en el icono de editar de la fila.
2. Modifique los campos necesarios.
3. Presione Guardar. El sistema confirma con "Incapacidad actualizada".

Eliminar una incapacidad

1. En la fila correspondiente, presione el icono de eliminar.
2. Confirme en el cuadro de diálogo "¿Eliminar esta incapacidad?".
3. El sistema confirma con "Incapacidad eliminada".

Referencia de campos

Campos calculados que muestra la tabla (no se capturan):

Roles y permisos

Esta función no incluye un flujo de aprobación: el efecto del registro se aplica en la planilla cuando esta se procesa.

Notas de cumplimiento

• Durante los días subsidiados por la CSS, el empleado recibe el subsidio de la CSS; ese salario no lo paga el empleador y no cotiza CSS/Seguro Educativo ni causa ISR. El registro separa los Días empleador de los Días CSS para que la planilla prorratee correctamente el salario y la base de cotización (Código de Trabajo Art. 107).
• En enfermedad común, el empleador suele cubrir los primeros días antes de que comience el subsidio de la CSS; esos días se capturan en Días pagados por el empleador. En maternidad y riesgo profesional este valor suele ser 0.
• La licencia de paternidad es de 3 días (Ley 27 de 2017).
• Al correr la planilla, NominaHQ prorratea automáticamente el salario pagado por el empleador para excluir los días subsidiados por la CSS, junto con su base de CSS, Seguro Educativo e ISR (Art. 107). La licencia de paternidad (3 días, Ley 27/2017) la paga el empleador.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (/payroll/runs): procesa la planilla donde se reflejan los ajustes por incapacidad.
• Vacaciones (/payroll/Vacaciones): registro y solicitud de Vacaciones.
• Liquidación (/payroll/liquidacion): cálculo de prestaciones al terminar la relación laboral.