Portal del colaborador

Aplica a: NominaHQ Roles: Colaborador (cuenta de portal del empleado). La habilitación del acceso y la aprobación de solicitudes se realizan en la aplicación del operador (administradores / roles con permiso de escritura y aprobación). Referencias regulatorias: Código de Trabajo art. 54 (Vacaciones); Décimo tercer mes; ISR y Seguro Social/CSS (recibos y certificación de salarios y retenciones, Res. DGI 201-4362 de 2003).

Resumen

El Portal del Empleado es el espacio de autoservicio donde cada colaborador consulta su propia información de nómina sin pedírsela al empleador: recibos de pago, saldo de Vacaciones y solicitudes, saldos consolidados, Préstamos y anticipos, documentos laborales (carta de trabajo y certificación de salarios y retenciones) y sus datos personales. Cada colaborador solo ve y modifica sus propios datos. El personal de planilla habilita el acceso de cada colaborador desde su ficha; el colaborador entra por el navegador o desde la aplicación móvil.

Navegación

• Habilitar el acceso (operador): Empleados, abra la ficha del colaborador, campo Contraseña del portal del empleado.
• Acceso web (colaborador): página Iniciar Sesión (/login) con el código (Ficha) o el correo del colaborador y su contraseña del portal. Al ingresar, el sistema lo lleva a Inicio (/portal/inicio).
• Menú del portal (barra superior de pestañas): Inicio, Mis Recibos, Mis Vacaciones, Mis Saldos, Mis Préstamos, Mis Documentos, Mi Perfil. En el teléfono, las pestañas se desplazan de lado.
• Cerrar sesión: botón Cerrar sesión en la esquina superior derecha.
• Idioma: selector ES / EN en la barra superior. El portal abre en español (Panamá); el cambio a inglés es por sesión.

Conceptos clave

• Ficha / Código: identificador del empleado; sirve como nombre de usuario para entrar al portal.
• Contraseña del portal del empleado: clave independiente de las cuentas del personal, definida en la ficha del empleado. Sin ella, el colaborador no puede entrar.
• Recibo de pago: comprobante en PDF de cada período pagado, con Bruto, Deducciones y Salario Neto.
• Vacaciones acumuladas: días devengados según la antigüedad (Art. 54). El portal muestra días disponibles, acumulados, tomados/aprobados y en solicitudes pendientes.
• Décimo (estimado): estimación de lo acumulado para la próxima partida del Décimo tercer mes (abril, agosto, diciembre).
• Préstamo / Anticipo: adelantos o préstamos al colaborador, con su saldo, capital, cuota y pagaré.
• Carta de Trabajo: carta de trabajo y salario en PDF.
• Certificación de Salarios y Retenciones: el documento que el colaborador usa para su declaración de renta (lo que suele llamarse «Formulario 03»): salario e ISR retenido de cada mes de enero a diciembre, renta bruta anual y cuotas de CSS y seguro educativo.

Tarea 1 — Habilitar el portal para un colaborador (personal de planilla)

Antes de empezar: necesita permiso de escritura sobre Empleados (Acceso total o Captura de datos) o ser administrador. Acuerde con el colaborador cómo le entregará la contraseña.

1. En el menú lateral, haga clic en Empleados y abra la ficha del colaborador haciendo clic en su Código (en el ejemplo, E102).

   

   Se abre la ficha del colaborador.

2. En la tarjeta Cuenta bancaria, escriba una contraseña en Contraseña del portal del empleado.

   

   Si el colaborador ya tiene acceso, el campo indica Dejar en blanco para mantener el actual; escriba una nueva solo para cambiarla. Si no tiene acceso, indica Defina una contraseña para habilitar el acceso al portal.

3. Haga clic en Guardar.

   

   La contraseña se guarda cifrada; nadie puede consultarla después, solo reemplazarla.

Resultado: el colaborador ya puede entrar al portal con su código (Ficha) o su correo y la contraseña que usted definió. Entréguele la contraseña por un medio seguro.

Tarea 2 — Ingresar al portal (colaborador)

4. Abra la dirección de NominaHQ de su empleador en el navegador. En Iniciar Sesión, escriba en Nombre de Usuario su código (Ficha) o su correo, en Contraseña la contraseña del portal, y haga clic en Iniciar Sesión.

   

   Es la misma página de inicio de sesión que usa el personal; NominaHQ reconoce que la cuenta es de un colaborador y lo lleva al portal. Las cuentas del personal no pueden abrir el portal: se les dirige a la aplicación del operador.

5. Revise Inicio. Muestra el último neto pagado, los días de Vacaciones disponibles, el saldo de sus préstamos, su puesto y departamento, y accesos rápidos a las tareas más comunes.

   

   Las pestañas de la parte superior llevan a cada sección del portal.

Resultado: el colaborador está dentro de su portal. El portal también se adapta al teléfono: las tarjetas se apilan y las pestañas se desplazan de lado.

Vista del portal en un teléfono.

Si aún no tiene contraseña de portal, solicítela a su empleador.

Tarea 3 — Consultar y descargar un recibo

6. Haga clic en la pestaña Mis Recibos.

   

   Cada recibo muestra el período, el Bruto, las Deducciones y el Salario Neto; el más reciente aparece primero.

7. En el período que necesita, haga clic en Descargar.

   

   Solo aparecen recibos de planillas aprobadas, pagadas o contabilizadas.

8. Revise el recibo, que se abre en PDF en una pestaña nueva, y descárguelo o imprímalo desde el visor.

   

   Es el mismo recibo que emite la empresa, con el logo, el cargo y el detalle de ingresos y deducciones.

Resultado: el colaborador tiene su recibo en PDF.

Tarea 4 — Solicitar Vacaciones

9. Haga clic en la pestaña Mis Vacaciones y luego en Solicitar Vacaciones.

   

   La pantalla muestra el saldo de Vacaciones y, en Mis solicitudes, las solicitudes enviadas con su estado.

10. En Desde y Hasta, indique las fechas de inicio y fin (formato mes/día/año; no se admiten fechas anteriores a hoy). Si lo desea, agregue un comentario en Notas.

    

    NominaHQ calcula Días solicitados a partir de las fechas.

11. Haga clic en Enviar solicitud.

    

    Con Cancelar se cierra el cuadro sin enviar nada.

Resultado: la solicitud aparece en Mis solicitudes en estado Pendiente hasta que el empleador la apruebe o la rechace. Si los días superan el saldo acumulado, el cuadro muestra el aviso «Nota: esto excede su saldo acumulado; la aprobación queda a discreción de su empleador.», y aun así puede enviarse.

Tarea 5 — Consultar sus saldos

12. Haga clic en la pestaña Mis Saldos.

    

    Reúne en una sola pantalla las Vacaciones, el décimo estimado con su próxima fecha de pago, los préstamos y los ingresos del año.

Resultado: el colaborador conoce sus saldos sin pedírselos a la empresa. El Décimo (estimado) es informativo; el monto final se calcula en la planilla del décimo.

Tarea 6 — Generar una Carta de Trabajo o una certificación de salarios

13. Haga clic en la pestaña Mis Documentos y luego en la tarjeta del documento que necesita: Carta de Trabajo, Certificación de salarios y retenciones del año anterior (año completo, para la declaración de renta) o del año en curso (acumulado a la fecha).

    

    Toda la tarjeta es un botón.

14. Revise el documento, que se abre en PDF en una pestaña nueva.

    

    La carta certifica la fecha de ingreso y el cargo del colaborador.

Resultado: el documento queda listo para descargar o imprimir.

Tarea 7 — Consultar un préstamo y su pagaré

15. Haga clic en la pestaña Mis Préstamos. En la tarjeta del préstamo, haga clic en Pagaré.

    

    Cada tarjeta muestra el tipo (Préstamo o Anticipo), el estado, el Saldo, el Capital y la Cuota.

16. Revise el Pagaré y autorización de descuento, que se abre en PDF en una pestaña nueva.

    

    Refleja el monto recibido, la cuota y el número de cuotas.

Resultado: el colaborador conoce su saldo pendiente y tiene copia de su pagaré.

Tarea 8 — Actualizar los datos de contacto

17. Haga clic en la pestaña Mi Perfil. En la tarjeta Contacto, corrija Correo, Teléfono o Dirección.

    

    Los datos de Personal y Cuenta bancaria son de solo lectura.

18. Haga clic en Guardar cambios.

    

    Para cambiar la cuenta bancaria, el colaborador debe contactar a su empleador.

Resultado: aparece la confirmación «Datos de contacto actualizados» y los datos quedan guardados en el registro del colaborador que usa la empresa.

Referencia de campos

Inicio

Solicitud de Vacaciones

Mi Perfil — Contacto (editable)

Mi Perfil — Personal y Cuenta bancaria (solo lectura)

Roles y permisos

El portal opera bajo el principio de autoservicio: cada cuenta de colaborador accede únicamente a sus propios datos.

Acciones que se realizan en la aplicación del operador, no en el portal:

• Habilitar el acceso (definir la Contraseña del portal del empleado): administradores / roles con permiso de escritura sobre Empleados.
• Aprobar o rechazar las solicitudes de Vacaciones enviadas desde el portal: roles con permiso de aprobación (Approver / Acceso total).

Notas de cumplimiento

• Vacaciones: los días disponibles y el valor acumulado se calculan según la antigüedad conforme al Código de Trabajo (Art. 54). El envío de una solicitud no la aprueba: queda Pendiente hasta la aprobación del empleador.
• Décimo tercer mes: la tarjeta Décimo (estimado) muestra una estimación de lo acumulado para la próxima partida; el Décimo se paga en abril, agosto y diciembre. Es un estimado informativo, no el cálculo final de la partida.
• Certificación de salarios y retenciones: sigue el resuelve séptimo de la Resolución DGI 201-4362 de 2003: salario de cada mes con su retención del ISR, renta bruta anual y el detalle de las cuotas a la CSS por mes. Solo cuenta planillas aprobadas, pagadas o contabilizadas de la empresa del colaborador. Los gastos de representación y los pagos por terminación (preaviso, indemnización, prima de antigüedad) se muestran aparte porque no forman parte de la renta bruta.
• Recibos: el portal solo muestra recibos de planillas aprobadas, pagadas o contabilizadas; un borrador nunca es visible para el colaborador.
• Alcance de datos: cada colaborador solo puede consultar sus propios recibos, saldos y documentos; no tiene acceso a la planilla completa ni a datos de otros Empleados.

Solución de problemas

Acceso desde la aplicación móvil

Existe una aplicación móvil nativa (.NET MAUI) que consume la API del Portal del Empleado:

• Autenticación: la app inicia sesión una vez (código/Ficha o correo + contraseña del portal) y recibe un token JWT de tipo Bearer; lo envía en cada llamada a los endpoints /api/v1/portal/*.
• Vigencia del token: 12 horas; la app vuelve a iniciar sesión al expirar.
• Alcance: cada endpoint está limitado al colaborador autenticado (solo sus propios datos).
• Host: la app apunta siempre al host del tenant (su empleador); el host identifica al tenant.
• Documentación interactiva de la API: disponible en /developers (sección Employee Portal).

Funciones relacionadas

• Empleados (registro del empleado y Contraseña del portal del empleado).
• Vacaciones (aprobación de solicitudes).
• Recibos de pago y planillas.
• Préstamos y anticipos.
• Documentos: Carta de Trabajo y Constancia de Ingresos.