Primeros pasos

Aplica a: NominaHQ Roles: Crear la cuenta: cualquier persona. Configurar empresas, catálogos y Empleados: Acceso total o Captura de datos. Parámetros legales, Salario mínimo y Usuarios: Acceso total y administradores. Referencias regulatorias: Salario mínimo — Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 (MITRADEL). Tasas de CSS, Seguro Educativo e ISR vigentes (ver Parámetros legales).

Resumen

Esta guía lleva una cuenta nueva desde el registro hasta su primera planilla. Usted crea la cuenta de prueba, inicia sesión, registra su primera empresa cliente con su distrito y actividad para el Salario mínimo, revisa las tasas legales, prepara los catálogos, carga los Empleados, da acceso a su equipo y calcula la primera planilla. Está dirigida a la persona del proveedor de servicios de planilla que configura la cuenta por primera vez.

Conceptos clave

• Cuenta (inquilino): su empresa de servicios de planilla. Tiene su propio subdominio, por ejemplo suempresa.NominaHQ.cloud.
• Prueba gratis: 30 días, hasta 5 Empleados, sin tarjeta de crédito.
• Empresa cliente: cada empresa cuya planilla usted procesa. Se registra en Maestra → Empresas.
• Distrito / Región: el distrito de la empresa determina la región del Salario mínimo (Región 1 o Región 2); la región nunca se elige a mano.
• Catálogos: Departamentos, Puestos, Centros de costo y Bancos que usan las fichas de los Empleados.
• Rol y Nivel de acceso: definen qué puede hacer cada usuario: Acceso total, Captura de datos, Aprobador o Solo lectura.

Tarea 1 — Crear su cuenta

1. Abra la página de registro (/registro). Complete Nombre de la empresa, Subdominio (su dirección; se sugiere a partir del nombre), Nombre, Apellido, Correo (será su usuario) y Contraseña (mínimo 6 caracteres).

   

   El subdominio solo admite letras minúsculas y números, de 2 a 32 caracteres.

2. Marque Acepto los Términos y el Aviso de Privacidad y haga clic en Crear mi cuenta gratis.

   

   Si falta un dato obligatorio o no aceptó los términos, el formulario le indica qué completar.

Resultado: NominaHQ crea su cuenta y lo lleva a su nuevo subdominio con la sesión iniciada.

Tarea 2 — Iniciar sesión

3. En su dirección (por ejemplo, suempresa.NominaHQ.cloud/login), escriba su Nombre de Usuario (el correo con el que se registró) y su Contraseña, y haga clic en Iniciar Sesión.

   

   Si las credenciales no son válidas, aparece un mensaje de error; vuelva a intentarlo.

Resultado: llega a Inicio, el Panel con el resumen de sus empresas cliente. Para un recorrido de la pantalla, vea la Guía del usuario (página de inicio de este manual).

Tarea 3 — Registrar su primera empresa cliente

Antes de empezar: tenga a mano el nombre, el RUC y el distrito de la empresa.

4. En el menú lateral, dentro de Maestra, haga clic en Empresas y luego en Nuevo.

   

   La lista muestra todas las empresas cliente de su cuenta.

5. En Nueva Empresa, escriba el Código (corto, por ejemplo OPS; no se puede cambiar después) y el Nombre. Complete, si los tiene, Moneda Base, Correo, RUC y DV, Teléfono y la dirección. Haga clic en Guardar.

   

   El RUC se imprime en las certificaciones de salarios y retenciones de los Empleados.

6. En la lista, haga clic en el Código de la empresa para abrir su ficha. Allí puede cargar el Logo (para Reportes), que aparece en recibos, pagarés y Reportes.

   

   La ficha muestra también los Empleados activos, la última planilla y los préstamos activos de la empresa.

7. Baje a Salario mínimo (MITRADEL) y elija el Distrito, la Actividad económica y la Categoría. NominaHQ muestra la Región y el Salario mínimo aplicable. Haga clic en Guardar (arriba a la derecha).

   

   En el ejemplo: B/. 2.37 por hora (≈ B/. 492.96 al mes).

Resultado: la empresa aparece en el selector de la barra superior y NominaHQ valida cada planilla contra su Salario mínimo.

Tarea 4 — Revisar las tasas legales y el Salario mínimo

8. En Configuración, abra Parámetros legales. Si la lista está vacía, NominaHQ usa las tasas de ley incorporadas (CSS, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales e ISR). Agregue un parámetro con Nuevo solo cuando necesite registrar un cambio de ley con su fecha de vigencia.

   

   Cada parámetro tiene Vigente Desde y Vigente Hasta; la planilla usa el vigente en su fecha de pago.

9. En Configuración, abra Salario mínimo para ver la tabla oficial por Región, Código de Actividad, Ocupación y Tamaño de Empresa, con la Tarifa por Hora y su Equivalente Mensual.

   

   La tabla ya viene cargada con el Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025.

Resultado: usted confirma que las tasas y los mínimos que se aplicarán son los vigentes.

Tarea 5 — Preparar los catálogos

10. En Maestra, abra Departamentos y cree con Nuevo los departamentos de la empresa (por ejemplo, Administración, Finanzas, Operaciones y Ventas). Haga lo mismo en Puestos y, si los usa, Centros de costo.

Los catálogos se eligen luego en la ficha de cada empleado.

11. En Maestra, abra Bancos y verifique que estén los Bancos de sus Empleados con su Código de ruta ACH.

La ruta ACH se usa para generar el archivo bancario de pago. Complete las rutas que aparezcan como Falta.

Resultado: los catálogos están listos para asignarlos a los Empleados.

Tarea 6 — Registrar los Empleados

Antes de empezar: confirme en el selector de la barra superior que está activa la empresa correcta.

12. Para registrar un empleado, abra Empleados en el menú y haga clic en Nuevo. Complete Tipo de Salario, Nombre, Apellido, Cédula, Número de Seguro Social, Fecha de Ingreso, Salario Mensual, Frecuencia de Pago, Departamento, Puesto y los datos bancarios, y haga clic en Guardar.

El Código se asigna automáticamente cuando la numeración manual está deshabilitada.

13. Para cargar muchos Empleados a la vez, abra Maestra → Importar Empleados, haga clic en Descargar plantilla Excel, complétela y súbala en la misma pantalla.

La plantilla incluye todos los campos de la ficha, los valores aceptados y los catálogos de la empresa, y sus columnas se asignan automáticamente.

Resultado: los Empleados quedan activos y listos para la planilla. Para el detalle de cada campo, vea Empleados.

Tarea 7 — Dar acceso a su equipo

14. En Configuración, abra Usuarios y haga clic en Nuevo.

La lista muestra el nombre de usuario, el correo, el rol y si el usuario está activo.

15. Complete Nombre de Usuario, Nombre, Apellido y Correo. En Rol, deje Usuario para el personal que procesa la nómina (las otras opciones son Administrador, Vendedor y Portal del Empleado). En Nivel de acceso, elija Acceso total, Captura de datos, Aprobador o Solo lectura. Escriba una Contraseña y haga clic en Guardar. Comparta el usuario y la contraseña con la persona por un medio seguro.

Para separar funciones, dé Captura de datos a quien prepara la planilla y Aprobador a quien la aprueba.

Resultado: su equipo entra con su propio usuario y solo ve lo que su nivel de acceso permite.

Tarea 8 — Calcular su primera planilla

16. En Nómina → Planillas, haga clic en Nueva Planilla y siga la guía Crear y calcular una planilla.

La planilla se calcula para la empresa activa en el selector.

Resultado: su primera planilla queda en Borrador, lista para revisar y aprobar.

Referencia de campos

Registro (/registro)

Inicio de sesión (/login)

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo.

Solución de problemas

Páginas relacionadas

• Guía del usuario (recorrido por la pantalla)
• Empresas
• Parámetros legales
• Salario mínimo
• Departamentos y puestos
• Bancos
• Empleados
• Usuarios y permisos
• Crear y calcular una planilla