Crear y calcular una planilla

Aplica a: NominaHQ Roles: Crear y calcular: Acceso total, Captura de datos. Aprobar / Marcar Pagada: Aprobador, Acceso total. Ver: todos los roles del personal. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código Fiscal (ISR); Ley Orgánica de la CSS (Seguro Social y Seguro Educativo); Código de Trabajo Art. 107 (Incapacidades), Art. 161 (tope de deducciones 50% y deuda con el empleador 15%) y Art. 162 (Salario mínimo inembargable).

Resumen

Esta función calcula la planilla de un período para la empresa activa. Usted define la frecuencia, el período y la fecha de pago; NominaHQ calcula automáticamente, por cada empleado activo, el salario del período y las deducciones y aportes de ley (Seguro Social, Seguro Educativo e ISR del empleado, más los aportes patronales). El resultado se guarda como una planilla en estado Borrador lista para revisión y aprobación. La usan las personas encargadas de procesar la nómina de cada empresa cliente.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Planillas (ruta /payroll/runs).

Conceptos clave

• Planilla: registro de la nómina de un período, con una línea por empleado.
• Frecuencia: periodicidad del pago. Opciones: Quincenal, Mensual o Semanal. Determina cómo se prorratea el salario mensual y cuántos períodos al año se usan para anualizar el ISR (Quincenal = 24, Mensual = 12, Semanal = 52).
• Seguro Social / CSS: cuota del empleado 9.75% y aporte patronal 13.25%.
• Seguro Educativo: cuota del empleado 1.25% y aporte patronal 1.50%.
• ISR (Impuesto sobre la Renta): se calcula sobre la renta neta gravable (salario gravable menos la cuota de CSS 9.75% y de Seguro Educativo 1.25%), anualizada con una proyección que incluye el décimo. Tramos: 0% hasta B/.11,000; 15% de B/.11,000 a B/.50,000; 25% sobre el excedente.
• Riesgos Profesionales: aporte patronal según la tasa configurada para la empresa.
• Estado de la planilla: Borrador, Aprobada, Pagada, Contabilizada o Anulada.

Paso a paso

1. Vaya a Nómina → Planillas.
2. Confirme en la parte superior que está seleccionada la empresa correcta.
3. Presione Nueva Planilla. Se abre el cuadro de diálogo de creación.
4. Frecuencia: elija Quincenal, Mensual o Semanal en la lista desplegable. Obligatorio (por defecto Quincenal).
5. Inicio del Período: seleccione la fecha de inicio en el campo de fecha. Obligatorio.
6. Fin del Período: seleccione la fecha final. Obligatorio. Debe ser igual o posterior al inicio del período.
7. Fecha de Pago: seleccione la fecha en que se pagará. Obligatorio. Debe ser igual o posterior al inicio del período.
8. Descripción: escriba un texto de referencia, por ejemplo "Quincena 1 - Junio 2026". Opcional.
9. Presione Calcular. Mientras se procesa, el botón muestra Calculando....
10. Al terminar aparece el mensaje Planilla calculada y el sistema lo lleva al detalle de la planilla, donde puede revisar los montos por empleado antes de aprobarla.

Si vuelve a calcular una planilla para el mismo período mientras está en Borrador, el cálculo anterior se reemplaza por el nuevo.

Referencia de campos

Qué calcula NominaHQ

Por cada empleado activo de la empresa, el cálculo genera:

• Salario del período, prorrateado según la frecuencia (Quincenal = salario mensual ÷ 2; Mensual = salario mensual; Semanal = salario mensual × 12 ÷ 52).
• Deducciones del empleado: Seguro Social (9.75%), Seguro Educativo (1.25%) e ISR según los tramos vigentes.
• Aportes patronales: Seguro Social (13.25%), Seguro Educativo (1.50%) y Riesgos Profesionales (tasa configurada).
• Conceptos recurrentes del empleado (por ejemplo, pensión alimenticia), Préstamos y anticipos, e Incapacidades que afecten el período, aplicados en el orden de prioridad legal.

Los días de incapacidad subsidiados por la CSS reducen el salario pagado por el empleador y su base de CSS, Seguro Educativo e ISR (Art. 107). Las deducciones no obligatorias respetan el tope del 50% del salario (Art. 161), no reducen el neto por debajo del Salario mínimo inembargable (Art. 162), y los anticipos de salario no exceden el 15% del salario del período (Art. 161). La pensión alimenticia tiene prioridad y está exenta de esos topes.

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. La acción Marcar Pagada (de Aprobada a Pagada) requiere el permiso de aprobación/contabilización (Aprobador o Acceso total).

Notas de cumplimiento

• Las tasas que se aplican son las vigentes en la Fecha de Pago de la planilla. Verifique que la fecha de pago corresponda al período correcto antes de calcular.
• La base del ISR es la renta neta gravable (salario gravable menos la cuota de CSS y de Seguro Educativo), no el salario bruto. La proyección anual incluye el décimo, por lo que la corrida de décimo no retiene ISR por separado.
• El décimo se calcula en una corrida aparte con Nuevo Décimo, no en la planilla regular.

Solución de problemas

Crear planillas en lote (varias empresas a la vez)

Aplica a: cuentas que administran más de una empresa cliente. Roles: igual que crear una planilla individual — Acceso total, Captura de datos.

Además de crear una planilla empresa por empresa, NominaHQ permite generar en una sola operación una planilla en Borrador para varias empresas del mismo período, a partir de un formulario de período compartido.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Planillas (ruta /payroll/runs). Presione el botón Crear en Lote, ubicado junto a Nueva Planilla y Nuevo Décimo. Se abre la página de creación en lote (ruta /payroll/runs/bulk).

Conceptos clave

• Formulario de período compartido: Frecuencia, Inicio del Período, Fin del Período, Fecha de Pago y Descripción se capturan una sola vez y se aplican a todas las empresas seleccionadas.
• Lista de empresas con casillas: muestra las empresas de la cuenta; aparecen marcadas por defecto aquellas cuya Frecuencia de Pago por Defecto (configurada en los ajustes de la empresa) coincide con la frecuencia elegida en el formulario. Usted puede marcar o desmarcar empresas antes de calcular.
• Alcance: esta función solo crea planillas en estado Borrador. Aprobar, marcar como pagada, contabilizar y contabilizar en CifraHQ se siguen haciendo después, planilla por planilla, de forma manual, igual que con una planilla creada individualmente.
• Repetir la creación en lote para el mismo período es seguro: si una empresa ya tiene una planilla en Borrador para ese período, el sistema la reutiliza en lugar de crear una duplicada.

Requisitos previos

• Debe tener el rol Acceso total o Captura de datos (el mismo permiso requerido para crear una planilla individual).
• Cada empresa que desee incluir debe tener Empleados activos para que el cálculo produzca una planilla con datos.

Paso a paso

1. Vaya a Nómina → Planillas.
2. Presione Crear en Lote.
3. Complete el formulario de período, una sola vez para todas las empresas:
   • Frecuencia: elija Quincenal, Mensual o Semanal.
   • Inicio del Período y Fin del Período.
   • Fecha de Pago.
   • Descripción (opcional).
4. Revise la lista de empresas con casillas de verificación. Las empresas cuya frecuencia de pago por defecto coincide con la frecuencia elegida aparecen premarcadas; marque o desmarque las que correspondan a esta corrida.
5. Presione Calcular Todas.
6. Revise la cuadrícula de resultados: cada fila muestra la empresa, el estado (Calculada, Sin Empleados o Error), la cantidad de Empleados y un enlace Abrir planilla.
7. Presione Abrir planilla en cualquier fila para ir al detalle de esa planilla y continuar con la revisión y aprobación, igual que con una planilla creada individualmente.

Si presiona Calcular Todas de nuevo para el mismo período, las empresas que ya tengan una planilla en Borrador para ese período no se duplican: se reutiliza la planilla existente.

Resultado

Se crea (o se reutiliza) una planilla en estado Borrador por cada empresa marcada, sin necesidad de repetir Nueva Planilla empresa por empresa. La aprobación, el pago, la contabilización y la Contabilización en CifraHQ siguen siendo pasos manuales e individuales por empresa.

Referencia de campos

Funciones relacionadas

• Crear y calcular el Décimo tercer mes (Nuevo Décimo).
• Aprobar, marcar como pagada y contabilizar una planilla (detalle de la planilla).
• Préstamos y anticipos.
• Incapacidades.
• Horas extras.