Crear y calcular una planilla

Aplica a: NominaHQ Roles: Crear y calcular: Acceso total, Captura de datos. Aprobar / Marcar Pagada: Aprobador, Acceso total. Ver: todos los roles del personal. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código Fiscal (ISR); Ley Orgánica de la CSS (Seguro Social y Seguro Educativo); Código de Trabajo Art. 107 (Incapacidades), Art. 161 (tope de deducciones 50% y deuda con el empleador 15%) y Art. 162 (Salario mínimo inembargable).

Resumen

Esta función calcula la planilla de un período para la empresa activa. Usted define la frecuencia, el período y la fecha de pago; NominaHQ calcula automáticamente, por cada empleado activo, el salario del período y las deducciones y aportes de ley (Seguro Social, Seguro Educativo e ISR del empleado, más los aportes patronales). El resultado se guarda como una planilla en estado Borrador lista para revisión y aprobación. La usan las personas encargadas de procesar la nómina de cada empresa cliente.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Planillas (ruta /payroll/runs).

Conceptos clave

• Planilla: registro de la nómina de un período, con una línea por empleado.
• Frecuencia: periodicidad del pago. Determina cómo se prorratea el salario mensual y cuántos períodos al año se usan para anualizar el ISR. Hay cuatro opciones:
  • Quincenal: el 15 y el último día del mes. 24 períodos al año.
  • Mensual: una vez al mes. 12 períodos al año.
  • Semanal: cada semana, un día fijo. 52 períodos al año.
  • Bisemanal: cada 14 días, siempre el mismo día de la semana. 26 períodos al año.
• Seguro Social / CSS: cuota del empleado 9.75% y aporte patronal 13.25%.
• Seguro Educativo: cuota del empleado 1.25% y aporte patronal 1.50%.
• ISR (Impuesto sobre la Renta): se calcula sobre la renta neta gravable (salario gravable menos la cuota de CSS 9.75% y de Seguro Educativo 1.25%), anualizada con una proyección que incluye el décimo. Tramos: 0% hasta B/.11,000; 15% de B/.11,000 a B/.50,000; 25% sobre el excedente.
• Riesgos Profesionales: aporte patronal según la tasa configurada para la empresa.
• Estado de la planilla: Borrador, Aprobada, Pagada, Contabilizada o Anulada.

Tarea 1 — Crear y calcular una planilla quincenal

Antes de empezar: los Empleados de la empresa deben estar activos y con su salario registrado. Necesita el rol Acceso total o Captura de datos.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Planillas.

   

   La lista muestra todas las planillas de la empresa activa, con su período, fecha de pago y estado.

2. Confirme en la barra superior que está seleccionada la empresa correcta (en el ejemplo, Acme Operaciones, S.A.). Para cambiarla, ábrala y elija otra empresa.

   

   La planilla se calcula para la empresa que aparece en el selector.

3. Haga clic en Nueva Planilla.

   

   Se abre el cuadro de diálogo Nueva Planilla.

4. En Frecuencia, deje Quincenal o elija Mensual, Semanal o Bisemanal.

   

   La frecuencia define cómo se prorratea el salario y cómo se anualiza el ISR.

5. En Inicio del Período, escriba o elija el primer día del período (en el ejemplo, 09/01/2026).

   

   Las fechas usan el formato mes/día/año.

6. En Fin del Período, indique el último día (09/15/2026).

   

   Debe ser igual o posterior al inicio del período.

7. En Fecha de Pago, indique cuándo se pagará (09/15/2026).

   

   NominaHQ aplica las tasas de ley vigentes en la fecha de pago.

8. En Descripción, escriba un nombre fácil de reconocer, por ejemplo Quincena 1 - Septiembre 2026. Es opcional.

   

   La descripción identifica la planilla en la lista.

9. Haga clic en Calcular. Mientras procesa, el botón muestra Calculando....

   

   Si una fecha no es válida, el botón queda deshabilitado y el cuadro indica qué corregir.

10. Revise el resultado. NominaHQ abre el detalle de la planilla en estado Borrador, con los totales (Empleados, bruto, deducciones, salario neto y costo patronal) y las líneas de cada empleado.

En el ejemplo: 22 Empleados, bruto 9,155.00 y salario neto 6,605.11.

Resultado: la planilla queda guardada en Borrador, lista para revisar y aprobar. Si recalcula una planilla en Borrador del mismo período, el cálculo anterior se reemplaza.

Tarea 2 — Crear planillas en lote para varias empresas

Si administra varias empresas cliente con el mismo período de pago, puede calcular en una sola operación una planilla en Borrador para cada una, en lugar de repetir Nueva Planilla empresa por empresa.

Antes de empezar: necesita el rol Acceso total o Captura de datos en cada empresa que vaya a incluir. Cada empresa debe tener Empleados activos para que su planilla tenga líneas.

11. En Nómina → Planillas, haga clic en Crear en Lote, junto a Nueva Planilla y Nuevo Décimo.

Se abre la página Crear Planillas en Lote.

12. Revise la página. Arriba está el formulario del período, que se completa una sola vez; abajo, la lista de empresas.

Aprobar, pagar y contabilizar se siguen haciendo por empresa.

13. En Frecuencia, deje Quincenal o elija Mensual, Semanal o Bisemanal.

Al cambiar la frecuencia, la lista vuelve a marcar las empresas cuya frecuencia de pago por defecto coincide.

14. En Inicio del Período, indique el primer día (en el ejemplo, 10/01/2026).

Las fechas usan el formato mes/día/año.

15. En Fin del Período, indique el último día (10/15/2026).

Si el fin es anterior al inicio, aparece un aviso y Calcular Todas queda deshabilitado.

16. En Fecha de Pago, indique cuándo se pagará (10/15/2026).

La misma fecha de pago se aplica a todas las planillas de la corrida.

17. En Descripción, escriba un nombre para las planillas, por ejemplo Quincena 1 - Octubre 2026. Es opcional.

Todas las planillas creadas en la corrida llevan esta descripción.

18. Revise la lista de empresas. Aparecen marcadas las que tienen como frecuencia de pago por defecto la frecuencia elegida. Marque o desmarque las casillas, o use Seleccionar todas y Deseleccionar todas.

Solo aparecen las empresas activas a las que usted tiene acceso.

19. Haga clic en Calcular Todas. Mientras procesa, el botón muestra Calculando….

El botón queda deshabilitado si no hay ninguna empresa marcada.

20. Revise el resultado. La tabla muestra, por empresa, el Estado (Calculada, Sin Empleados o Error), la cantidad de Empleados y el enlace Abrir planilla; si hubo un error, Detalles muestra el motivo.

Un error en una empresa no detiene ni revierte las demás.

21. Haga clic en Abrir planilla para revisar la planilla de una empresa. Se abre su detalle en estado Borrador, igual que una planilla creada con Nueva Planilla.

Desde aquí la revisa, la recalcula o la aprueba, empresa por empresa.

Resultado: cada empresa marcada tiene una planilla en Borrador para el período. Si una empresa ya tenía una planilla en Borrador con el mismo inicio y fin de período, NominaHQ la reutiliza y la recalcula (con la frecuencia, la fecha de pago y la descripción nuevas) en lugar de crear una duplicada; los conceptos únicos ya agregados a esa planilla se conservan.

Campos de la creación en lote

Referencia de campos

Qué calcula NominaHQ

Por cada empleado activo de la empresa, el cálculo genera:

• Salario del período, prorrateado según la frecuencia (Quincenal = salario mensual ÷ 2; Mensual = salario mensual; Semanal = salario mensual × 12 ÷ 52; Bisemanal = salario mensual × 12 ÷ 26).
• Deducciones del empleado: Seguro Social (9.75%), Seguro Educativo (1.25%) e ISR según los tramos vigentes.
• Aportes patronales: Seguro Social (13.25%), Seguro Educativo (1.50%) y Riesgos Profesionales (tasa configurada).
• Conceptos recurrentes del empleado (por ejemplo, pensión alimenticia), Préstamos y anticipos, e Incapacidades que afecten el período, aplicados en el orden de prioridad legal.

Los días de incapacidad subsidiados por la CSS reducen el salario pagado por el empleador y su base de CSS, Seguro Educativo e ISR (Art. 107). Las deducciones no obligatorias respetan el tope del 50% del salario (Art. 161), no reducen el neto por debajo del Salario mínimo inembargable (Art. 162), y los anticipos de salario no exceden el 15% del salario del período (Art. 161). La pensión alimenticia tiene prioridad y está exenta de esos topes.

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. La acción Marcar Pagada (de Aprobada a Pagada) requiere el permiso de aprobación/contabilización (Aprobador o Acceso total).

Notas de cumplimiento

• Las tasas que se aplican son las vigentes en la Fecha de Pago de la planilla. Verifique que la fecha de pago corresponda al período correcto antes de calcular.
• La base del ISR es la renta neta gravable (salario gravable menos la cuota de CSS y de Seguro Educativo), no el salario bruto. La proyección anual incluye el décimo, por lo que la corrida de décimo no retiene ISR por separado.
• El décimo se calcula en una corrida aparte con Nuevo Décimo, no en la planilla regular.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Crear y calcular el Décimo tercer mes (Nuevo Décimo).
• Aprobar, marcar como pagada y contabilizar una planilla (detalle de la planilla).
• Préstamos y anticipos.
• Incapacidades.
• Horas extras.