Aprobar, pagar y contabilizar

Aplica a: NominaHQ Roles: Aprobar, Marcar Pagada y Contabilizar — Aprobador y Acceso total (los administradores tienen acceso sin restricción). Ver — todos los roles. Exportar documentos — Acceso total, Captura de datos y Aprobador. Referencias regulatorias: Código de Trabajo Art. 161 (aplicación de anticipos y préstamos), Art. 162 (Salario mínimo inembargable); Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 / MITRADEL (validación de Salario mínimo).

Resumen

Esta función gobierna el ciclo de vida de una Planilla una vez calculada: aprobarla, marcarla como pagada y contabilizarla en CifraHQ. Cada cambio de estado es una acción separada con su propio control de permisos, de modo que quien calcula la Planilla no es necesariamente quien la aprueba (segregación de funciones). La usa el personal de nómina del proveedor (Aprobador o Acceso total) para cerrar el período de pago de una empresa cliente.

Navegación

Menú Nómina → Planillas. En la tabla de planillas, abra la planilla deseada para entrar a su página de detalle (/payroll/runs/...). Los botones de acción aparecen en la parte superior derecha de la página de detalle y cambian según el estado de la Planilla.

Conceptos clave

• Planilla: corrida de pago de un período para una empresa. Puede ser una corrida regular o una corrida de Décimo.
• Estado: etapa del ciclo de vida de la Planilla. Se muestra como una etiqueta junto al título. Los estados son Borrador, Aprobada, Pagada, Contabilizada y Anulada.
• Aprobar: confirma los cálculos. Al aprobar, las cuotas de Préstamos y anticipos descontadas en la corrida se aplican a los saldos correspondientes (una sola vez) y los préstamos saldados quedan marcados como pagados (Art. 161).
• Marcar Pagada: registra que los salarios netos fueron desembolsados. Es un paso opcional entre Aprobada y Contabilizada.
• Contabilizar en el libro mayor: genera el lote de asiento contable de la Planilla para CifraHQ, usando el mapa de cuentas contables configurado para la empresa.
• Anulación de supervisor — Salario mínimo: cuando uno o más Empleados quedan por debajo del Salario mínimo legal, la aprobación exige registrar una justificación, que queda en la bitácora de auditoría con su nombre.
• Atribución (preparó / aprobó / pagó): franja informativa que muestra quién preparó, quién aprobó y quién marcó como pagada la Planilla, con su nombre y fecha.
• Regresar a Borrador: desde el estado Aprobada, revierte la Planilla a Borrador y deshace las cuotas de préstamos/anticipos que la aprobación había aplicado a los saldos. Deja de estar disponible una vez que la Planilla está Pagada.

Flujo de estados

La Planilla avanza en un solo sentido. Pagada es un paso opcional: desde Aprobada puede marcarla pagada y luego contabilizar, o contabilizar directamente.

Atribución de responsables (quién preparó, aprobó y pagó)

Debajo de los indicadores del encabezado (Empleados, Bruto, Deducciones, Salario Neto, CSS Empleador, SE Empleador y Costo Patronal), la página de detalle muestra una franja con quién intervino en cada etapa de la Planilla. Cada dato aparece solo una vez que ocurrió esa etapa:

• Preparado por ·
• Aprobado por · — aparece después de presionar Aprobar.
• Pagado por — aparece después de presionar Marcar Pagada.

Esta atribución es informativa (control tipo "maker-checker"), no restrictiva: el sistema no impide que la misma persona prepare y apruebe una misma Planilla. No obstante, si usted preparó la Planilla, esta se encuentra en Borrador y usted tiene permiso para aprobarla, aparece un aviso ámbar (no bloqueante) bajo la franja de atribución: "Usted preparó esta planilla. Considere que otro usuario la apruebe para mantener la segregación de funciones." Puede continuar y aprobarla usted mismo si así lo decide; el aviso es solo una sugerencia.

Tarea 1 — Revisar una planilla antes de aprobarla

Antes de empezar: la planilla debe estar calculada y en estado Borrador (vea Crear y calcular una planilla).

1. En Nómina → Planillas, haga clic en la descripción de la planilla que va a revisar (en el ejemplo, Quincena 2 - Septiembre 2026).

   

   La columna Estado indica en qué etapa está cada planilla.

2. Confirme que la etiqueta junto al título dice Borrador. Los botones de la parte superior cambian según el estado.

   

   En Borrador aparecen Recalcular, Agregar concepto único, Documentos, Exportar, Enviar recibos y Aprobar.

3. Revise los totales: Empleados, Bruto, Deducciones, Salario Neto, CSS Empleador, SE Empleador y Costo Patronal. Debajo aparece quién preparó la planilla.

   

   Si usted preparó la planilla, un aviso ámbar sugiere que la apruebe otro usuario. Es solo una recomendación: no bloquea la aprobación.

4. Revise las líneas de cada empleado en la vista Por Empleado (la vista predeterminada). Cada grupo muestra el código, el nombre, Ingresos, Deducciones y Neto, y un icono de impresora para abrir su recibo.

   

   Cada línea muestra Concepto, Tipo (Ingreso, Deducción o Aporte Patronal), Base, Tasa, Monto y Notas.

5. Para ver todas las líneas en una sola lista, haga clic en Líneas. Use Buscar para filtrar y Exportación Excel para descargar lo que ve.

   

   La vista Líneas agrega la columna Empleado; haga clic en Por Empleado para volver a la vista agrupada.

Resultado: ha verificado los totales y las líneas de cada empleado. Si algo no cuadra, corrija los datos del empleado o de sus novedades y presione Recalcular antes de aprobar.

Tarea 2 — Aprobar la planilla

Antes de empezar: necesita el rol Aprobador o Acceso total. La planilla debe estar en Borrador.

6. Haga clic en Aprobar.

   

   Si ningún empleado queda por debajo del Salario mínimo, la planilla se aprueba de inmediato con el mensaje Planilla aprobada.

7. Verifique que la etiqueta cambió a Aprobada y que la franja muestra Aprobado por con su nombre y la fecha.

   

   Al aprobar, las cuotas de Préstamos y anticipos descontadas en la planilla se aplican a sus saldos (una sola vez).

Si hay Empleados por debajo del Salario mínimo: antes de aprobar, la página muestra un aviso rojo con la cantidad de empleado(s) por debajo del Salario mínimo legal y una tabla con el faltante de cada uno. Al hacer clic en Aprobar se abre la ventana Anulación de supervisor — Salario mínimo: escriba el motivo en Justificación (obligatoria) y haga clic en Anular y aprobar. La planilla se aprueba con el mensaje Planilla aprobada con anulación de supervisor (registrada) y la justificación queda en la bitácora de auditoría con su nombre. El botón Anular y aprobar permanece deshabilitado mientras la justificación esté vacía.

Resultado: la planilla queda Aprobada, lista para marcarse como pagada o contabilizarse.

Tarea 3 — Regresar una planilla aprobada a Borrador

Antes de empezar: la planilla debe estar Aprobada (todavía no Pagada) y usted necesita el rol Aprobador o Acceso total.

8. Haga clic en Regresar a Borrador.

   

   Úselo cuando detecte un error después de aprobar.

9. Lea el mensaje de la ventana Regresar a Borrador y haga clic en Confirmar. Para salir sin hacer cambios, haga clic en Cancelar.

   

   Mientras se procesa, el botón de la página muestra Regresando….

10. Verifique que la planilla volvió a Borrador con el mensaje Planilla regresada a borrador. El dato Aprobado por desaparece de la franja.

    

    Las cuotas de Préstamos y anticipos que la aprobación había aplicado se revierten; un préstamo que había quedado saldado vuelve a quedar activo.

Resultado: la planilla está otra vez en Borrador: puede corregirla, presionar Recalcular y volver a aprobarla (Tarea 2). La planilla no se elimina ni se recrea.

Tarea 4 — Marcar la planilla como pagada

Antes de empezar: la planilla debe estar Aprobada. Necesita el rol Aprobador o Acceso total. Este paso es opcional: puede contabilizar directamente desde Aprobada.

11. Una vez desembolsados los salarios, haga clic en Marcar Pagada.

    

    Aparece el mensaje Planilla marcada como pagada.

12. Verifique que la etiqueta dice Pagada y que la franja muestra Pagado por.

    

    Una planilla Pagada queda bloqueada: ya no se puede regresar a Borrador ni recalcular.

Resultado: la planilla queda Pagada y solo resta contabilizarla.

Tarea 5 — Contabilizar la planilla en CifraHQ

Antes de empezar: la planilla debe estar Aprobada o Pagada, y conviene revisar el mapa de cuentas contables de la empresa (vea Contabilización). Necesita el rol Aprobador o Acceso total.

13. Haga clic en Contabilizar en el libro mayor.

    

    NominaHQ genera el lote de asientos con las cuentas del mapa contable de la empresa y muestra Contabilizado en el libro mayor — lote de asientos creado para CifraHQ.

14. Verifique que la etiqueta dice Contabilizada. Los botones de avance desaparecen.

    

    El lote queda disponible en Nómina → Lotes de Asientos. Documentos, exportaciones y recibos siguen disponibles.

Resultado: la planilla queda Contabilizada, su estado final.

Referencia de campos

Roles y permisos

Los administradores omiten la matriz de permisos. Si un usuario sin permiso presiona una acción, no se ejecuta y aparece un aviso indicando que no tiene permiso.

Notas de cumplimiento

• Salario mínimo (Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 / MITRADEL): la validación de Salario mínimo solo se evalúa mientras la Planilla está en Borrador. Si un empleado queda por debajo del mínimo aplicable por actividad/región, la aprobación requiere una anulación de supervisor con justificación, que se registra en la bitácora de auditoría junto con su nombre.
• Préstamos y anticipos (Art. 161): las cuotas de Préstamos y anticipos descontadas en la corrida se aplican a los saldos en el momento de aprobar, una sola vez. Los préstamos cuyo saldo llega a cero quedan marcados como pagados.
• Contabilización: al contabilizar se genera el lote de asiento para CifraHQ con las cuentas del mapa contable de la empresa. Las corridas de Décimo siguen el mismo flujo de aprobar, pagar y contabilizar.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Calcular y previsualizar la Planilla (creación de la corrida en Borrador).
• Décimo tercer mes (mismo flujo de aprobar, pagar y contabilizar).
• Exportar SIPE (Carga Masiva), Planilla 03 (DGI), Excel y archivo ACH; documentos Resumen PDF, Cuadre CSS, Aportes CSS, Recibos (ZIP) y Recibos (PDF).
• Enviar recibos de pago por correo.
• Préstamos y anticipos (saldos afectados al aprobar).
• Integración con CifraHQ (mapa de cuentas contables).