Reportes en PDF

Aplica a: NominaHQ Roles: Personal de planilla — Acceso Total (FullAccess), Captura de Datos (DataEntry), Aprobador (Approver) y Solo Lectura (ViewOnly). Los Reportes Aportes CSS y Recibos (ZIP) requieren además permiso de Exportar (Acceso Total, Captura de Datos, Aprobador). Los administradores tienen acceso completo. Los Empleados (portal) solo generan sus propios documentos. Referencias regulatorias: Seguro Social/CSS (Ley 51 de 2005 y Ley 462 de 2025), Seguro Educativo, ISR (DGI), Código de Trabajo (Art. 54 Vacaciones; Art. 211/212/225 Liquidación), Ley 44 de 1995 (Fondo de Cesantía).

Resumen

La función de Reportes en PDF genera los documentos imprimibles de la nómina a partir de los datos ya calculados en el sistema: recibos de pago, resumen de planilla, aportes a la CSS, cuadre previo al SIPE, liquidaciones, cartas de trabajo, constancias de ingresos y pagarés, más el centro de Reportes con sus catorce Reportes de gestión (libro de salarios, costo laboral, comparativo de planillas, provisiones, décimo, Horas extras, ausentismo, movimiento de personal, dispersión bancaria, planilla de personal, proyección de ISR, Vacaciones acumuladas, Fondo de Cesantía y proporción 90/10). La usa el personal de planilla del proveedor para entregar comprobantes y soportes a las empresas cliente y a sus colaboradores; cada empleado también puede descargar sus propios documentos desde el portal.

Cada PDF se genera bajo demanda con los datos de la empresa activa y se abre, según el caso, en una nueva pestaña del navegador o se descarga.

Navegación

• Centro de Reportes: menú Nómina → Reportes (ruta /reports). Reúne catorce tarjetas, una por reporte, en una sola cuadrícula sin secciones ni pestañas. Al pulsar una tarjeta, el PDF se abre en una pestaña nueva del navegador; esa pestaña se reutiliza para el siguiente reporte que genere.
• Planilla: menú Nómina → Planillas, abra una planilla; el botón Documentos ofrece Resumen PDF, Cuadre CSS, Aportes CSS y Recibos (ZIP). En la fila de un colaborador, Imprimir Recibo.
• Liquidación: menú Nómina → Liquidación, botón Imprimir PDF.
• Vacaciones: menú Nómina → Vacaciones, botón Reporte PDF.
• Carta de Trabajo: menú Empleados, abra la ficha del colaborador, botón Carta de Trabajo.
• Pagaré: menú Nómina → Préstamos y anticipos, abra el préstamo/anticipo, botón Pagaré.
• Portal del colaborador: Mis Documentos (Carta de Trabajo y Constancia de Ingresos), Mis Recibos y Mis Préstamos.

Conceptos clave

• Recibo de pago: comprobante individual del colaborador para un período de la Planilla (devengado, deducciones, aporte patronal y neto a pagar).
• Resumen de Planilla: listado de toda la planilla, una fila por colaborador, con totales.
• Aportes a la CSS: detalle por colaborador de CSS y Seguro Educativo (cuota obrera y patronal) y Riesgos Profesionales.
• Cuadre Planilla vs CSS: validación previa al SIPE que compara lo aportado en la planilla contra lo esperado (base × tasa) y marca diferencias.
• Fondo de Cesantía: obligación trimestral del empleador (Ley 44 de 1995): prima de antigüedad 1.92 % e indemnización 0.327 % del salario.
• Libro de Salarios: registro histórico con una fila por colaborador y por planilla, que muestra cómo evolucionaron el bruto, las deducciones y el neto a lo largo del período consultado.
• Cargas patronales: aportes que paga la empresa sobre el salario (cuota patronal de la CSS, Seguro Educativo y Riesgos Profesionales). Sumadas al salario bruto dan el costo laboral total.
• Provisión laboral: monto que la empresa reserva cada mes para cubrir prestaciones que se pagarán después (décimo, Vacaciones, prima de antigüedad e indemnización). No es un pago al colaborador ni una deducción.
• Cuatrimestre del Décimo: cada uno de los tres períodos de acumulación del Décimo tercer mes (16-dic a 15-abr, 16-abr a 15-ago y 16-ago a 15-dic), que se pagan el 15 de abril, el 15 de agosto y el 15 de diciembre.
• Tasa de ausentismo: días de ausencia más días de incapacidad, divididos entre los días laborables del período multiplicados por la cantidad de colaboradores activos.
• Tasa de rotación: bajas del período divididas entre la planilla promedio (planilla inicial más planilla final, entre dos).
• Dispersión bancaria: listado del neto a pagar agrupado por banco, con subtotal por banco, que sirve para cuadrar contra el archivo ACH antes de enviarlo.
• Proporción 90/10: relación entre colaboradores panameños y extranjeros que exige el Art. 17 del Código de Trabajo (máximo 10 % de personal extranjero).
• Liquidación: documento de terminación (preaviso, prima de antigüedad, indemnización, Vacaciones y Décimo proporcionales).
• Constancia de Ingresos: certificación anual de ingresos brutos, ISR retenido y aportes a la CSS del colaborador.
• Pagaré / Autorización de descuento: soporte legal de un préstamo o anticipo de salario y su descuento por planilla.
• Plantilla personalizada (.mrt): algunos Reportes pueden usar un diseño propio de la empresa creado en el Diseñador de reportes; si existe, el PDF se genera con ese diseño en lugar del diseño estándar.

Catálogo de Reportes

Centro de Reportes (Nómina → Reportes)

Las catorce tarjetas trabajan siempre con los datos de la empresa activa y están disponibles para todo el personal de planilla; no exigen permiso de Exportar. Los Reportes con período tienen un rango predeterminado que puede ajustarse con parámetros en la dirección de la pestaña que se abre (vea Referencia de campos).

Reportes de planilla, colaborador y portal

Paso a paso

Generar los Reportes de una planilla

1. Vaya a Nómina → Planillas y abra la planilla.
2. Presione Documentos y elija la opción:
   • Resumen PDF: listado completo con totales.
   • Cuadre CSS: validación previa al SIPE (esperado vs. real, con estado OK o REVISAR).
   • Aportes CSS: detalle de cuotas CSS, Seguro Educativo y Riesgos Profesionales. Requiere permiso de Exportar.
   • Recibos (ZIP): descarga un archivo comprimido con el recibo de cada colaborador. Requiere permiso de Exportar.
3. Para un recibo individual, en la tabla de colaboradores abra la fila del colaborador y presione Imprimir Recibo.

Generar los Reportes del centro de Reportes

1. Vaya a Nómina → Reportes.
2. Confirme que está seleccionada la empresa correcta: todas las tarjetas trabajan con la empresa activa.
3. Pulse la tarjeta del reporte que necesita. El PDF se abre en una pestaña nueva del navegador.
4. Si vuelve a Reportes y pulsa otra tarjeta, el nuevo PDF reemplaza al anterior en esa misma pestaña. Para conservar dos Reportes a la vista, guarde o imprima el primero antes de generar el segundo.

Cambiar el período de un reporte del centro de Reportes

Los Reportes de período abren con un rango predeterminado (6, 3 o 12 meses según el reporte). Para consultar otro rango:

1. Genere el reporte desde su tarjeta. El PDF se abre en una pestaña nueva.
2. En la barra de direcciones de esa pestaña, agregue los parámetros from y to al final de la dirección, con el formato ?from=AAAA-MM-DD&to=AAAA-MM-DD. Por ejemplo, para el Libro de Salarios del primer trimestre: /reports/libro-salarios/{empresa}?from=2026-01-01&to=2026-03-31
3. Presione Entrar. El PDF se regenera con el nuevo rango, que además queda indicado en el encabezado del reporte.

Si omite uno de los dos parámetros, ese extremo toma su valor predeterminado. Los Reportes Comparativo de planillas y Dispersión bancaria no usan fechas sino identificadores de planilla (runId y prevId), y los Reportes sin período (Proyección de ISR, Vacaciones acumuladas, Fondo de Cesantía, Proporción 90/10, Provisiones laborales mensuales y Planilla de personal) no aceptan parámetros.

Generar una Liquidación

1. Vaya a Nómina → Liquidación.
2. Seleccione el colaborador e indique la fecha de terminación y las condiciones (despido justificado, preaviso dado, meses de Vacaciones y de Décimo pendientes).
3. Presione Imprimir PDF.

Generar una Carta de Trabajo

1. Vaya a Empleados y abra la ficha del colaborador.
2. Presione Carta de Trabajo. La carta certifica nombre, Cédula, fecha de ingreso, cargo y salario mensual.

Generar un Pagaré

1. Vaya a Nómina → Préstamos y anticipos y abra el préstamo o anticipo.
2. Presione Pagaré. El documento refleja el monto recibido, la cuota por período, el número de cuotas y, en préstamos con interés, la tasa anual.

Documentos del colaborador (portal)

1. En el portal, abra Mis Documentos.
2. Elija Carta de Trabajo o Constancia de Ingresos (año actual o año anterior). El recibo se descarga desde Mis Recibos y el pagaré desde Mis Préstamos.

Referencia de campos

La mayoría de los Reportes no piden datos: se generan con la información ya registrada. Los que requieren parámetros son:

Parámetros de los Reportes del centro de Reportes

Estos parámetros no tienen campos en pantalla: se escriben en la dirección de la pestaña donde se abrió el PDF, como se explica en Cambiar el período de un reporte del centro de Reportes.

Alcance de los datos por reporte

Roles y permisos

Notas:

• Todos los Reportes para personal requieren una sesión de personal de planilla; el acceso se limita a las empresas asignadas al usuario.
• Las catorce tarjetas del centro de Reportes están disponibles para todos los roles de personal de planilla, incluido Solo Lectura: son Reportes de consulta y no exigen permiso de Exportar.
• Aportes CSS y Recibos (ZIP) exigen el permiso de Exportar, por lo que el rol Solo Lectura no puede generarlos.
• Guardar una plantilla personalizada requiere permiso de Configuración (rol Acceso Total / administrador).
• Los Empleados solo acceden a documentos propios; el sistema verifica la titularidad antes de entregar el PDF.

Notas de cumplimiento

• Aportes a la CSS y Cuadre: las tasas se resuelven por fecha efectiva (la misma fuente que usa el motor de cálculo), de modo que la rampa patronal de la Ley 462 (CSS empleador 14.25 % en 2027 y 15.25 % en 2029) no produce Alertas REVISAR falsas. El cuadre marca diferencias mayores a $0.05.
• Proyección de ISR Anual: se calcula con el mismo método que el motor de planilla, de modo que la proyección concuerda con la retención que el colaborador ve en su recibo. Parte de la renta neta gravable —salario mensual menos la cuota obrera de la CSS y el Seguro Educativo—, la multiplica por doce y le suma el décimo neto de su CSS reducida; sobre ese total (el método "× 13" de la DGI) aplica los tramos del impuesto. Tanto las tasas de CSS y Seguro Educativo como los tramos del ISR y la tasa de CSS del décimo se toman de los Parámetros legales vigentes a la fecha, no de valores fijos en el programa, por lo que la proyección sigue cualquier cambio de tarifa que se registre. Pueden persistir diferencias de centavos por el redondeo de cada período.
• Vacaciones Acumuladas: acumulación y valor conforme al Art. 54 del Código de Trabajo; el valor utiliza el promedio cuando aplica.
• Liquidación: incluye preaviso (Art. 211/212), prima de antigüedad (Ley 44 de 1995), indemnización por despido injustificado (Art. 225) y Vacaciones y Décimo proporcionales.
• Fondo de Cesantía: aporte trimestral del empleador = prima de antigüedad 1.92 % + indemnización 0.327 % del salario (Ley 44 de 1995).
• Constancia de Ingresos: los montos provienen de las planillas efectivamente registradas del año (ingresos brutos, ISR retenido y aportes obreros a la CSS).
• Décimo tercer mes: el reporte muestra la partida acumulada hasta la fecha del cuatrimestre en curso, según las planillas ya procesadas; no es la Liquidación definitiva de la partida. El décimo bruto es una doceava parte de los ingresos del cuatrimestre y se le descuenta la CSS reducida (7.25 % de forma predeterminada, o la tasa que tenga configurada la empresa), conforme al Art. 145 del Código de Trabajo. Si aún faltan planillas del cuatrimestre por procesar, el monto crecerá al procesarlas.
• Provisiones laborales mensuales: son reservas contables, no pagos ni deducciones. Se calculan sobre el salario mensual vigente: décimo una doceava parte, Vacaciones una onceava parte, prima de antigüedad 1.92 % e indemnización 0.327 % (Ley 44 de 1995).
• Proporción 90/10: el Art. 17 del Código de Trabajo limita el personal extranjero al 10 % de la planilla. El reporte clasifica como panameño a quien tenga la Nacionalidad en blanco o con cualquier variante de Panamá (Panamá, Panameña, Panameño), y marca NO CUMPLE indicando cuántos colaboradores extranjeros habría que reducir. Mantenga la Nacionalidad al día en la ficha del colaborador para que el conteo sea correcto.
• Ausentismo e Incapacidades: la tasa del período se calcula sobre los días laborables del rango multiplicados por la cantidad de colaboradores activos. El reporte separa los días de incapacidad a cargo del empleador de los cubiertos por el subsidio de la CSS; las Ausencias registradas como horas parciales se informan en horas y no suman días.
• Movimiento de personal: la tasa de rotación se calcula como las bajas del período divididas entre la planilla promedio (planilla inicial más planilla final, entre dos). Las altas y bajas provienen de la Fecha de Ingreso y la fecha de terminación de la ficha del colaborador.
• Dispersión bancaria: los subtotales por banco y el total general deben coincidir con el archivo ACH generado para esa misma planilla. Úselo como cuadre antes de enviar el archivo al banco.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Exportaciones de la planilla (no PDF): desde Documentos/Exportar de la planilla se generan SIPE (Carga Masiva) (.xlsx), Planilla 03 (DGI) (.xlsx), Excel del resumen y archivo ACH del banco. Requieren permiso de Exportar.
• Enviar recibos: envío por correo de los recibos de la planilla a los colaboradores.
• Diseñador de reportes: permite crear plantillas personalizadas (.mrt) para recibo, planilla, aportes, cuadre, ISR, Vacaciones, Liquidación, carta, constancia y pagaré; cuando existe una plantilla, el PDF se genera con ese diseño. Los diez Reportes de gestión incorporados al centro de Reportes (Libro de Salarios, Costo laboral, Comparativo, Provisiones, Décimo, Horas extras, Ausentismo, Movimiento de personal, Dispersión bancaria y Planilla de personal) se emiten siempre con el diseño estándar y no admiten plantilla propia.
• Empleados: la Nacionalidad, el Departamento, el Banco y la Fecha de Ingreso de la ficha alimentan, respectivamente, la Proporción 90/10, el Costo laboral por departamento, la Dispersión bancaria y el Movimiento de personal.
• Portal del colaborador: Mis Recibos, Mis Documentos, Mis Préstamos.