Marca blanca (plan Agency)

Aplica a: NominaHQ, plan Agency Roles: Cambiar la marca y el dominio propio: Nivel de acceso Acceso total (los administradores tienen acceso completo). Contratar el plan Agency: cuenta Administrador. Referencias regulatorias: Ley 81 de 2019 (protección de datos personales): los avisos legales siguen nombrando a P4 Software como encargado del tratamiento.

Resumen

El plan Agency permite que una agencia u outsourcer de planilla use el sistema con su propia marca: su nombre, su logo y sus colores reemplazan a NominaHQ en todo lo que ven su personal y los Empleados de sus clientes. La marca aparece en la barra superior, la pantalla de inicio de sesión, el portal del empleado, los títulos de las páginas, los PDF (recibos, Reportes, certificaciones), los correos, la plantilla de importación de Excel, la app autenticadora de la verificación en dos pasos y la documentación de la API. Con el mismo plan, el sistema puede responder en su propio subdominio.

Navegación

Menú lateral: Configuración → Marca (ruta /settings/marca). Si el plan de la cuenta no es Agency, la pantalla muestra cómo cambiar de plan.

Conceptos clave

• Marca blanca: su nombre, logo, color y datos de soporte en lugar de los de NominaHQ.
• Nombre de la marca: el texto que reemplaza a "NominaHQ". Si queda vacío, la cuenta vuelve a la marca NominaHQ.
• Dominio propio: un subdominio suyo (por ejemplo nomina.suagencia.com) que apunta a su cuenta. Su dirección suagencia.NominaHQ.cloud sigue funcionando.
• Estados del dominio: Esperando DNS (faltan registros), Verificado — en activación (el equipo de la plataforma lo activa con un certificado gratuito) y Activo.

Tarea 1 — Confirmar que su plan incluye la marca blanca

1. En el menú lateral, dentro de Configuración, haga clic en Marca.

   

   Con el plan Agency, aquí aparece el formulario de la marca. Con otro plan, aparece el aviso de la captura.

2. Si ve el aviso "La marca blanca es parte del plan Agency…", haga clic en Ver planes.

   

   El botón lleva a Planes y suscripción.

3. Revise la tarjeta Agency: incluye la marca blanca y el dominio propio. Para contratarlo, un administrador hace clic en Elegir.

   

   El plan Agency cobra por empleado más un cargo fijo de plataforma, sin límite de empresas ni de Empleados.

Resultado: con el plan Agency activo, la pantalla Marca muestra el formulario de la marca y la sección Dominio propio.

Tarea 2 — Configurar la marca

Antes de empezar: necesita el plan Agency y el Nivel de acceso Acceso total. Tenga su logo en PNG o JPG de hasta 1 MB.

Los pasos 4 a 9 no tienen captura: la cuenta de demostración usada para las capturas no tiene el plan Agency, y la pantalla solo muestra el aviso de la Tarea 1.

4. Vaya a Configuración → Marca.
5. Escriba el Nombre de la marca (hasta 80 caracteres). Es el nombre que reemplaza a NominaHQ.
6. En Logo, suba una imagen PNG o JPG de hasta 1 MB. Un logo horizontal con fondo transparente se ve mejor. Para quitarlo, use Quitar el logo actual.
7. Elija el Color principal (formato #RRGGBB, por ejemplo #0C60AD). Se aplica a botones, enlaces y al panel de la pantalla de inicio de sesión. Predeterminado vuelve al color original.
8. Opcional: el Correo de soporte y la URL de ayuda (su propio manual o centro de ayuda). Sin URL de ayuda, el botón de ayuda no se muestra.
9. Revise la vista previa y haga clic en Guardar.

Resultado: aparece "Marca guardada. Recargando para aplicarla…" y la página se recarga con su marca. Para volver a NominaHQ, deje el Nombre de la marca vacío y guarde.

Tarea 3 — Usar su propio dominio

Antes de empezar: necesita acceso al DNS de su dominio. Solo se aceptan subdominios (con al menos un punto antes del dominio): un dominio raíz como suagencia.com no admite el registro CNAME necesario.

10. En Configuración → Marca, sección Dominio propio, escriba el subdominio y haga clic en Agregar dominio.

11. En su proveedor de DNS, cree los tres registros que muestra la pantalla:

    Tipo	Nombre	Valor
    CNAME	nomina.suagencia.com	suagencia.NominaHQ.cloud (su subdominio actual)
    TXT	_nominahq.nomina.suagencia.com	el código de verificación que muestra la pantalla
    TXT	asuid.nomina.suagencia.com	el identificador de verificación de la plataforma que muestra la pantalla

12. Espere a que el DNS se propague (hasta una hora) y haga clic en Verificar. Si falta algún registro, la pantalla indica cuál.

13. Con el dominio en Verificado — en activación, el equipo de la plataforma lo activa con un certificado de seguridad gratuito.

Resultado: el estado cambia a Activo y el sistema responde en https://nomina.suagencia.com, con su marca en la pantalla de inicio de sesión. Si su proveedor de DNS hace de proxy (por ejemplo, la nube naranja de Cloudflare), configure los registros como solo DNS. Puede seguir entrando por suagencia.NominaHQ.cloud en todo momento.

Referencia de campos

Qué no cambia

• Avisos legales: los Términos de Servicio y el Aviso de Privacidad muestran su marca, pero siguen nombrando a P4 Software como operador del servicio y encargado del tratamiento de datos, como exige la Ley 81 de 2019.
• Encabezados técnicos de la API: las firmas de Webhooks se siguen enviando en X-NominaHQ-Signature y X-NominaHQ-Event, para no romper integraciones existentes.
• Remitente de correo: si usa el servicio de correo predeterminado, la dirección de envío es la de la plataforma. Para enviar desde su propio dominio, configure su servidor SMTP en Configuración → Correo (vea Configuración inicial).

Roles y permisos

Sin permiso, la pantalla muestra "Solo los usuarios con Acceso total pueden cambiar la marca.". La marca se sigue mostrando aunque la suscripción esté suspendida.

Solución de problemas

Páginas relacionadas

• Configuración inicial (Correo y Suscripción)
• Webhooks
• API REST