Archivo bancario (ACH)

Aplica a: NominaHQ Roles: Configurar el formato: Acceso total (y administradores). Descargar el archivo: Acceso total, Captura de datos y Aprobador. Requiere el plan Business o superior. Referencias regulatorias: Reglamento Operativo de la Red ACH Directo (Telered), reglas de caracteres 1.14, dígito verificador de ruta (Apéndice 6) y adenda REF*TXT (Apéndice 9); Instructivo de Formato de Cuenta de Telered.

Resumen

La pantalla Archivo bancario (ACH) define, para cada empresa, el formato del archivo de pago de planilla que se sube a la banca en línea del banco. El archivo se descarga desde cada planilla (Exportar → Archivo ACH) y también por la API. Cada banco de Panamá define su propio formato y normalmente lo entrega al cliente cuando contrata el servicio de pago de planilla; NominaHQ trae formatos listos para los Bancos cuyo formato pudimos confirmar y permite armar cualquier otro a partir de la ficha técnica del banco.

Navegación

Menú lateral: Configuración → Archivo bancario (ACH) (ruta /settings/archivo-bancario). La configuración es de la empresa activa.

Conceptos clave

• Archivo ACH: archivo con el neto de cada empleado que se sube a la banca en línea para acreditar la planilla por la red ACH de Telered.
• Código de ruta: número de 9 dígitos que identifica al banco del empleado en la red ACH (se registra en Maestra → Bancos).
• Ficha técnica: documento del banco que describe las columnas, el separador y los códigos de su archivo de pago.

Formatos disponibles

Tarea 1 — Elegir el formato de su banco

Antes de empezar: seleccione en la barra superior la empresa cuyo formato va a configurar; cada empresa tiene el suyo. Necesita el rol Acceso total.

1. En el menú lateral, dentro de Configuración, haga clic en Archivo bancario (ACH).

   

   La pantalla muestra el formato actual de la empresa activa; por defecto, CSV genérico.

2. Haga clic en la lista Formato.

   

   Debajo de la lista aparece una nota que explica el formato elegido.

3. Elija el formato de su banco (en el ejemplo, Banco General — archivo de comas).

   

   Si su banco no aparece, use Personalizado (Tarea 2).

4. En Descripción del pago, deje o ajuste el texto que acompaña cada crédito. {periodo} se reemplaza por la fecha de fin del período de la planilla.

   

   La nota de Banco General recuerda confirmar la plantilla con su ejecutivo antes de la primera carga.

5. Revise la Línea de ejemplo: muestra cómo quedará una fila del archivo con datos de prueba.

   

   Las tildes y la ñ ya se eliminaron ("Jose Munoz"), como exige la red ACH.

6. Haga clic en Guardar.

   

   El formato se guarda para la empresa activa.

7. Confirme el mensaje Formato del archivo bancario guardado.

   

   Desde ahora, Archivo ACH de cada planilla de esta empresa usa este formato.

Resultado: la empresa queda configurada con el formato de su banco, que se aplica a la descarga ACH de cada planilla y a la API.

Tarea 2 — Armar un formato personalizado

Antes de empezar: pida a su banco la ficha técnica del archivo de pago de planilla (se entrega con el servicio de pago de planilla o ACH).

8. En Formato, elija Personalizado (según la ficha técnica de su banco).

   

   Aparecen los campos para armar el formato.

9. Escriba el Separador (el carácter entre campos, por ejemplo ;) y la Extensión del archivo (por ejemplo txt) que indique la ficha técnica.

   

   El separador puede ser , ; @ o |, según el banco.

10. Escriba el Código de cuenta de ahorro y el Código de cuenta corriente del banco (en el ejemplo, 04 y 03).

    

    Los campos se muestran en dos columnas. NominaHQ escribe uno u otro código según el tipo de cuenta de cada empleado.

11. En Columnas, en el orden del archivo, borre el contenido y haga clic en los códigos en el orden de la ficha técnica (en el ejemplo, CEDULA, NAME, ROUTE, ACCOUNT, ACCTYPE, AMOUNT, CONCEPT). También puede escribirlos separados por comas.

    

    Cada clic agrega el código al final. Consulte la tabla Códigos de columna más abajo.

12. Si la ficha técnica pide una fila de títulos, marque Primera línea con los nombres de columna.

    

    En el ejemplo se deja sin marcar.

13. Ajuste la Descripción del pago y revise la Línea de ejemplo.

    

    Compare la fila con el ejemplo de la ficha técnica antes de guardar.

14. Haga clic en Guardar.

    

    Si falta el separador o las columnas, o si escribió un código que no existe, aparece un aviso y no se guarda.

Resultado: aparece Formato del archivo bancario guardado y la descarga ACH de la empresa usa las columnas personalizadas.

Códigos de columna

Tarea 3 — Descargar el archivo ACH de una planilla

Antes de empezar: la planilla debe tener Empleados y usted debe tener un rol con permiso de exportación (Acceso total, Captura de datos o Aprobador). Normalmente se descarga una planilla ya Aprobada.

15. Abra la planilla (Nómina → Planillas y clic en su nombre) y haga clic en Exportar.

    

    Se abre el menú de exportación.

16. Elija Archivo ACH.

    

    Si todos los pagos son válidos, el navegador descarga el archivo con el formato de la empresa.

17. Si algún pago no pasa las validaciones, NominaHQ no genera el archivo: muestra un aviso y, en la misma planilla, un recuadro rojo con la lista de Empleados a corregir. Corrija cada dato en la ficha del empleado (sección Cuenta bancaria) o en Maestra → Bancos y vuelva a descargar.

    

    En el ejemplo, la cuenta de un empleado no tiene el largo que exige Banco General. Cierre el recuadro con la X cuando termine.

Resultado: se descarga el archivo de pago listo para subir a la banca en línea. Nunca se entrega un archivo incompleto: o salen todos los pagos válidos, o ninguno.

Validaciones al descargar

Con cualquier formato distinto del CSV genérico, NominaHQ revisa cada pago antes de generar el archivo:

• Caracteres: elimina tildes y cambia la ñ por n; quita símbolos que la red ACH rechaza. Las cuentas quedan solo con dígitos.
• Código de ruta: el banco del empleado debe tener un código de ruta ACH válido (Maestra → Bancos).
• Largo de cuenta: para los Bancos que Telered especifica (por ejemplo Banco General 13 dígitos, Banco Nacional 12, Banistmo 10, Global Bank 11, Caja de Ahorros 12, Banesco 12, BAC 7 a 9), el número de cuenta debe tener ese largo.
• Monto: los netos en cero no se incluyen.

Si algún pago no pasa, NominaHQ no genera el archivo y muestra en la planilla la lista de Empleados a corregir; así nunca se sube al banco un archivo incompleto. Los Empleados sin número de cuenta se omiten (se les paga por cheque o efectivo).

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. Para los demás roles el botón Guardar de esta pantalla queda deshabilitado. La descarga del archivo ACH requiere el plan Business o superior.

Solución de problemas

Páginas relacionadas

• Exportar SIPE y Planilla 03 (menú Exportar de la planilla).
• Crear y calcular una planilla.