Expediente digital y evaluaciones

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso Total y Captura de Datos (agregar/eliminar documentos y evaluaciones); Aprobador y Solo Lectura (solo consulta). Los documentos confidenciales solo son visibles para Acceso Total y administradores. Referencias regulatorias: Conservación del expediente del trabajador y documentos laborales (Código de Trabajo). Pista de auditoría sobre información sensible.

Resumen

La ficha de cada empleado incluye un expediente digital: una biblioteca de documentos (contratos, certificados, permisos de trabajo, carnés) con control de vigencias, una bitácora consultable de Ausencias, Incapacidades y Vacaciones, y un historial de evaluaciones de desempeño para tomar decisiones de compensación o promoción con criterios documentados. Los documentos con fecha de vencimiento alimentan automáticamente las Alertas y el resumen diario por correo.

Navegación

• Ficha del empleado: Empleados → clic en el Código → secciones Documentos, Bitácora de permisos e Incapacidades y Evaluaciones de desempeño (parte inferior de la ficha, /master/employees/{id}).
• Vista por empresa: Maestra → Evaluaciones (/master/evaluaciones) — todas las evaluaciones de la empresa activa en una grilla con búsqueda y filtros.

Conceptos clave

• Documento del expediente: Archivo adjunto a un empleado con tipo (Contrato, Identificación, Certificado, Diploma / Título, Carné de salud, Permiso de trabajo, Otro), descripción opcional y fecha de vencimiento opcional. Formatos: PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX; máximo 10 MB.
• Vigencia: Estado del documento según su fecha de vencimiento — Vigente, Por vencer (vence en 30 días o menos) o Vencido. Los documentos sin fecha no vencen.
• Documento confidencial: Marcado con el candado Confidencial; solo los usuarios con rol Acceso Total (y administradores) lo ven y lo descargan. Para el resto del personal el documento no aparece en la lista. Cada descarga de un documento confidencial queda registrada en la Auditoría.
• Bitácora: Línea de tiempo de solo lectura que reúne las Ausencias, Incapacidades y solicitudes de Vacaciones del empleado. Los registros se gestionan en sus páginas propias (Ausencias, Incapacidades, Vacaciones).
• Evaluación de desempeño: Registro periódico con fecha, período evaluado, evaluador, calificación general de 1 (deficiente) a 5 (sobresaliente), fortalezas, oportunidades de mejora y comentarios.

Paso a paso

Agregar un documento al expediente

1. Abra la ficha del empleado y ubique la sección Documentos.
2. Presione Agregar documento.
3. Tipo: elija la clase de documento. Obligatorio.
4. Descripción: texto opcional que se muestra bajo el nombre del archivo.
5. Vence el: seleccione la fecha de vencimiento si el documento caduca (p. ej. permiso de trabajo, carné de salud). Déjelo vacío si no vence.
6. Confidencial: marque la casilla para restringir el documento a Acceso Total (visible solo si usted tiene ese nivel).
7. Archivo: seleccione o arrastre el archivo. La carga inicia automáticamente y el sistema confirma "Documento subido".

Descargar o eliminar un documento

• Haga clic en el nombre del archivo para descargarlo.
• Presione el ícono de eliminar y confirme para borrarlo del expediente.

Consultar la bitácora

La sección Bitácora de permisos e Incapacidades se llena sola con los registros del empleado, ordenados del más reciente al más antiguo. Cada fila enlaza a la página donde se gestiona ese tipo de registro.

Registrar una evaluación de desempeño

1. En la ficha del empleado, sección Evaluaciones de desempeño, presione Nueva evaluación (también puede hacerlo desde Maestra → Evaluaciones eligiendo al empleado).
2. Fecha de evaluación y Evaluador: se proponen la fecha de hoy y su nombre.
3. Inicio del período y Fin del período: delimite el período evaluado. El fin no puede ser anterior al inicio.
4. Calificación general (1-5): ingrese la nota global.
5. Fortalezas, Oportunidades de mejora, Comentarios: editores de texto enriquecido opcionales — use la barra de herramientas para negrita, cursiva, subrayado, tachado y listas numeradas o con viñetas.
6. Presione Guardar. La evaluación aparece en el historial; haga clic en la fila para expandir los textos.

Consultar el historial de evaluaciones

• Por empleado: la ficha muestra todas sus evaluaciones ordenadas por fecha.
• Por empresa: Maestra → Evaluaciones lista todas las evaluaciones; el Código del empleado enlaza a su ficha y la grilla exporta a Excel.

Referencia de campos

Diálogo Agregar documento

Diálogo Nueva/Editar evaluación

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo, incluidos los documentos confidenciales.

Notas de cumplimiento

• Alertas de vigencia: Los documentos con fecha de vencimiento dentro de los próximos 30 días generan la alerta "Documentos de Empleados por vencer" y, ya vencidos, "Documentos de Empleados vencidos" — visibles en Alertas y en el resumen diario por correo.
• Confidencialidad y auditoría: Cada descarga de un documento confidencial deja un registro en la Auditoría con el usuario, el documento y la fecha. Los cambios en evaluaciones también quedan auditados.
• Historial documentado: El historial de evaluaciones respalda decisiones de compensación o promoción con criterios escritos y fechados.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Empleados — la ficha que aloja el expediente.
• Ausencias, Incapacidades, Vacaciones — fuentes de la bitácora.
• Alertas — recordatorios de vigencia de documentos.
• Auditoría — registro de descargas de documentos confidenciales y cambios.