Exportar Planilla 03 (DGI)

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total, Captura de datos, Aprobador (capacidad Exportar); los administradores tienen acceso automático. Solo lectura no puede exportar. Referencias regulatorias: DGI — Informe 03 / Planilla 03 V5 (e-Tax 2.0), declaración mensual de salarios e ISR retenido.

Resumen

La Planilla 03 (Informe 03) es el reporte mensual que el empleador presenta ante la Dirección General de Ingresos (DGI) en e-Tax 2.0, donde declara los salarios pagados a cada empleado y el ISR retenido en el mes. NominaHQ genera este reporte a partir de una planilla ya procesada y lo entrega como archivo .xlsx de 33 columnas (formato V5), listo para cargar en e-Tax 2.0. Lo usa el personal de nómina del proveedor que prepara y presenta las declaraciones de sus empresas clientes.

Navegación

Nómina → Planillas (/payroll/runs). Abra la planilla del período que va a declarar para ver su detalle.

Conceptos clave

• Planilla 03 / Informe 03: declaración mensual ante la DGI de los ingresos pagados y el ISR retenido por empleado.
• e-Tax 2.0: portal de la DGI donde se carga el archivo .xlsx.
• ID Planilla: columna 1 del archivo. Corresponde al número del recibo de la planilla del Seguro Social/CSS (recibo SIPE) que se obtiene al presentar la planilla en SIPE. Si usted no lo indica, el sistema usa el Número patronal CSS registrado en la ficha de la empresa (Configuración → Clientes → empresa, sección Registro legal); si no hay uno registrado, la columna queda vacía.
• Año/Mes CUOTA: período de la cuota en formato AAAAMM; se toma de la fecha de fin del período de la planilla.
• DV (dígito verificador): último segmento de la Cédula panameña. Los extranjeros con Pasaporte (documentos que inician con "PAS") no llevan DV.
• Renta neta gravable: suma de los ingresos gravables del mes menos las deducciones personales; en este archivo las deducciones personales son 0, salvo que correspondan a la declaración de diciembre.

Tarea 1 — Descargar la Planilla 03 de una planilla

Antes de empezar: la planilla debe tener Empleados y usted debe tener el rol Acceso total, Captura de datos o Aprobador. Si ya presentó la planilla en SIPE, tenga a mano el número del recibo que le dio la CSS.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Planillas.

   

   La lista muestra las planillas de la empresa activa.

2. Haga clic en el nombre de la planilla del mes que va a declarar (en el ejemplo, Quincena 1 - Julio 2026).

   

   Se abre el detalle de la planilla.

3. Ubique el campo ID Planilla (recibo SIPE), junto al botón Exportar.

   

   El campo es opcional y solo afecta la columna 1 del archivo.

4. Escriba el número del recibo de la planilla de la CSS (en el ejemplo, 4567890).

   

   El valor no se guarda: escríbalo cada vez que exporte.

5. Haga clic en Exportar.

   

   Se abre el menú de exportación.

6. Elija Planilla 03 (DGI).

   

   El navegador descarga el archivo de inmediato.

Resultado: se descarga Planilla03_AAAAMM.xlsx (en el ejemplo, Planilla03_202607.xlsx), donde AAAAMM es el año y mes del fin del período de la planilla. El libro tiene una hoja Planilla03 con una fila de encabezado y una fila por empleado, con el número de recibo en la columna 1. Cárguelo en e-Tax 2.0 de la DGI.

El botón Exportar y el campo ID Planilla (recibo SIPE) solo aparecen cuando la planilla tiene Empleados y su rol tiene permiso para exportar. Cada archivo corresponde a una planilla: si la empresa paga quincenal, cada quincena del mes produce su propio archivo con el mismo nombre; NominaHQ no las consolida en un solo archivo mensual.

Tarea 2 — Registrar el número patronal de la empresa

Si registra el número patronal CSS de la empresa, la Planilla 03 lo usa en la columna 1 cuando usted no escribe un recibo.

7. En el menú lateral, dentro de Configuración, haga clic en Clientes y abra la empresa.
8. En la sección Registro legal, escriba el Número patronal CSS (solo dígitos y guiones, hasta 32 caracteres; por ejemplo, 87-000-0000).
9. Haga clic en Guardar en la parte superior de la ficha.

Resultado: las Planillas 03 de la empresa que se exporten sin recibo llevan el número patronal en la columna 1.

Referencia de campos

Estructura del archivo generado

El archivo contiene una fila de encabezado y una fila por empleado, con 33 columnas en el orden de la DGI. Las principales:

Roles y permisos

No aplican las acciones Crear, Editar, Eliminar ni Aprobar: la función solo genera y descarga un archivo a partir de la planilla; no modifica datos. El acceso a la descarga queda restringido a las empresas asignadas al usuario.

Notas de cumplimiento

• La Planilla 03 declara, por empleado, los ingresos pagados y el ISR retenido en el mes; se presenta en e-Tax 2.0 de la DGI. El sistema genera el archivo, pero no calcula ni recuerda el plazo de presentación, que define la DGI.
• El Décimo tercer mes se reporta en su propia columna (16) y no genera ISR por separado.
• Las columnas de deducciones personales (19–23) aplican a la declaración de diciembre y dependen de datos que aporta el operador; NominaHQ las emite en 0.
• El ISR retenido se basa en los tramos vigentes: 0% hasta B/.11,000; 15% de B/.11,000 a B/.50,000; 25% sobre el excedente. El valor de retención proviene del cálculo de la planilla.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Exportar SIPE (Carga Masiva) — archivo .xlsx de 25 columnas para el CSS.
• Planillas (procesar y revisar una corrida de nómina).
• Documentos de la planilla: Resumen PDF, Cuadre CSS, Aportes CSS, Recibos (ZIP).