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Comercio Intercompañía

Comercio Intercompañía

Cuando dos empresas del mismo grupo trabajan en CifraHQ, normalmente una le compra a la otra. Sin Comercio Intercompañía, el comprador digita una orden de compra y el vendedor vuelve a digitar las mismas líneas como orden de venta. Con la función activa, la orden de venta del vendedor se crea sola en el momento en que el comprador libera su orden de compra, y sigue los cambios del comprador hasta que el vendedor la libera.

Cada empresa conserva su propia Contabilidad. El vendedor valora la orden con sus propias listas de precios, impuestos y reglas de bonificación. Ningún precio del comprador cruza al otro lado.

Cómo funciona

  1. El comprador libera una orden de compra cuyo proveedor está vinculado a la empresa vendedora.
  2. CifraHQ crea una orden de venta en estado Borrador en la empresa vendedora, para el cliente que representa al comprador. Se copian las líneas, cantidades, empaques, dirección de envío y el número de la orden de compra. Los precios salen de las reglas del vendedor.
  3. Ambos lados ven el vínculo: la orden de compra muestra la insignia Sincronizada con el número de la orden del vendedor, y la orden de venta muestra la insignia Intercompañía con el número de la orden de compra.
  4. Hasta que el vendedor libere su orden de venta, los cambios en la orden de compra se reflejan. Una vez que el vendedor la libera, la orden es suya y el comprador ya no puede modificarla desde su lado.
**El personal de ventas del vendedor recibe una notificación** cuando llega una orden intercompañía. Los administradores del comprador reciben una notificación cuando el reflejo falla o entra en conflicto. Ambas notificaciones se pueden desactivar en **Configuración**.

Antes de empezar

Necesita Por qué
El alias de cada empresa El alias es la primera parte de la dirección de la empresa en CifraHQ. Para https://acme.CifraHQ.cloud el alias es acme. Cada lado se vincula al otro por su alias.
Los mismos SKU en ambas empresas Las líneas se emparejan por SKU. Un SKU que existe en el comprador pero no en el vendedor detiene el reflejo con un mensaje que indica el SKU.
Un código de almacén coincidente La orden del vendedor usa el almacén del vendedor cuyo código es igual al del almacén de la orden de compra, por ejemplo 101 en ambos lados. Si no hay coincidencia, se usa el almacén intercompañía predeterminado del vendedor.
Un Administrador activo con clave API en el vendedor El reflejo crea la orden del vendedor como este usuario de servicio, de modo que el historial de cambios muestra quién la creó. La mayoría de las empresas ya lo tienen.
Permisos de Administrador en ambas empresas Solo los administradores pueden llenar los campos que siguen.

Paso 1: configurar el vendedor

Hágalo en la empresa que recibirá las órdenes de venta.

  1. Vaya a Clientes y abra (o cree) el cliente que representa a la empresa compradora.
  2. En los detalles del cliente, llene Empresa de origen (intercompañía) con el alias del comprador, por ejemplo acme. Guarde. Solo un cliente puede representar a una empresa; CifraHQ rechaza un segundo.
  3. Vaya a Configuración y active Aceptar órdenes intercompañía.
  4. Opcionalmente indique el código de almacén intercompañía predeterminado. Se usa solo cuando el código del almacén de la orden de compra no tiene coincidencia en esta empresa.

Paso 2: configurar el comprador

Hágalo en la empresa que emitirá las órdenes de compra.

  1. Vaya a Proveedores y abra (o cree) el proveedor que representa a la empresa vendedora.
  2. En los detalles del proveedor, llene Empresa asociada (intercompañía) con el alias del vendedor. Guarde.

CifraHQ verifica el alias contra la lista de empresas al guardar. Un error de escritura se rechaza con el mensaje No CifraHQ tenant with alias [...] exists.

Paso 3: haga una prueba segura

  1. En el comprador, cree una orden de compra para el proveedor vinculado con una línea de un SKU que exista en ambas empresas. Libérela.
  2. Refresque la orden de compra después de unos segundos. El encabezado muestra Reflejando a la empresa asociada mientras corre el proceso, y luego Sincronizada con el número de la orden del vendedor.
  3. En el vendedor, vaya a Ventas > Órdenes de Venta. La nueva orden aparece de primera como Borrador, con la insignia Intercompañía y el número de la orden de compra en OC del cliente.
  4. Elimine la orden de compra de prueba en el comprador mientras la orden del vendedor sigue en Borrador. La orden del vendedor no se elimina; queda en espera con el motivo Buyer PO deleted, para que el vendedor decida qué hacer con ella.

Uso diario

Cuando el comprador... La orden del vendedor...
Libera una orden de compra Se crea como Borrador con las líneas, la dirección de envío y el número de la orden de compra.
Regresa la orden de compra a Borrador Queda en espera. Todavía se puede editar, pero no se puede liberar hasta que el comprador libere de nuevo. El motivo se muestra en la orden.
Cambia líneas y libera de nuevo Se actualiza línea por línea: las líneas agregadas aparecen, las eliminadas desaparecen, las cantidades cambiadas se ajustan. Las líneas que el vendedor agregó a mano se conservan. Las líneas de bonificación de las reglas del vendedor se recalculan.
Cambia la dirección de envío y libera de nuevo Recibe la nueva dirección de envío.
Elimina la orden de compra mientras la orden del vendedor es Borrador Queda en espera con el motivo Buyer PO deleted. Nunca se elimina para el vendedor.
Intenta eliminar la orden de compra después de que el vendedor liberó No se toca. La eliminación se bloquea en el comprador con el mensaje Cannot delete PO [...]: partner [...] already released sales order [...]. Ask them to cancel it first.
Recibe la mercancía Nada cambia en el lado del vendedor en esta versión.

Una vez que el vendedor libera su orden de venta, una nueva liberación de la orden de compra ya no la actualiza. La orden de compra muestra Conflicto y ambos lados reciben una notificación para acordar el cambio por teléfono o correo.

Estados en la orden de compra

Insignia Significado
Reflejando a la empresa asociada El proceso está en cola o corriendo. Es normal durante unos segundos después de liberar.
Sincronizada La orden del vendedor existe y coincide con la última liberación. El número de la orden del vendedor se muestra junto a la insignia.
Falló el reflejo a la empresa asociada Algo detuvo el reflejo. El mensaje completo se muestra en la orden de compra. Corrija la causa y libere la orden de nuevo.
Conflicto El vendedor ya liberó su orden y un cambio posterior en la orden de compra no se aplicó.

Un barrido corre cada 30 minutos y reintenta toda orden de compra que siga pendiente o fallida por una causa temporal, así que una interrupción corta del lado del vendedor se corrige sola.

Solución de problemas

Mensaje en la orden de compra Solución
Partner [...] has not enabled intercompany orders (Setup > Intercompany). En el vendedor, active Aceptar órdenes intercompañía en Configuración y libere la orden de nuevo.
No customer in [...] declares this tenant (...) as its intercompany source. En el vendedor, llene Empresa de origen (intercompañía) en el cliente que representa al comprador.
More than one customer in [...] declares ... as its intercompany source. En el vendedor, limpie el campo en todos los Clientes menos uno.
Partner [...] does not carry these SKUs: ... Cree los SKU indicados en el vendedor, o cambie las líneas de la orden, y libere de nuevo.
Partner [...] has no warehouse with code [...] and no intercompany default warehouse configured. Cree en el vendedor un almacén con el mismo código, o indique el código de almacén intercompañía predeterminado en la Configuración del vendedor.
Partner [...] has no active administrator API user to act as. En el vendedor, asegúrese de que exista un usuario Administrador activo con clave API.
Partner tenant [...] does not exist. El alias en el proveedor está mal escrito. Corríjalo y libere de nuevo.
La orden de venta no se puede liberar: it is on intercompany hold El comprador regresó su orden de compra a Borrador o la eliminó. Pida al comprador que libere de nuevo, o atienda la orden manualmente.

Reglas y límites

  • El vínculo es voluntario en ambos lados. Un alias en el proveedor sin el alias correspondiente en el cliente y la configuración del vendedor no hace nada, salvo registrar una falla.
  • Los precios, la moneda, los términos de pago y los campos Info1 a Info10 nunca se copian. Aplican las reglas propias del vendedor.
  • La orden del vendedor nunca la elimina el comprador. Queda en espera y el vendedor decide.
  • La orden de compra no se puede eliminar una vez que el vendedor liberó la orden de venta correspondiente.
  • Las recepciones, entregas y Facturas no se vinculan en esta versión. El vendedor despacha y factura como siempre; el comprador recibe y registra la factura del proveedor como siempre.
**Almacén compartido.** Cuando ambas empresas usan el mismo servidor de almacén LogisticaHQ, la orden de compra del comprador se convierte en una orden de entrada para el cliente de almacén del comprador y la orden del vendedor en un pedido de picking para el cliente del vendedor. La mercancía se toma del Inventario del vendedor y se recibe en el Inventario del comprador como dos documentos separados.

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